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Checkiste: Fünf Tipps für ein effizientes E-Mail-Marketing

06.05.11 Nur knapp zwölf Prozent der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails getroffen, so das Ergebnis einer Studie, die Iron Mountain zur Homepage dieses Unternehmes Relation Browser , Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid zur Homepage dieses Unternehmes Relation Browser durchgeführt hat. Zugleich sind aber Unternehmensverantwortliche herausgefordert, unter anderem geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen.

Bereits heute erhalten Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am Tag. Analysten erwarten einen Anstieg bis 2012 auf täglich 200 E-Mails im Durchschnitt. Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter, wie ein Drittel der Befragten beziehungsweise 40 Prozent der Umfrageteilnehmer im Industriesektor zugeben. Folgende drei Problem stehen im Mittelpunkt:
  • Wiederauffinden von Mails,
  • das Backup
  • die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen
Das spiegelt sich auch in den Studienergebnissen wider: Einen besonders großen Verbesserungsbedarf beim E-Mail-Management sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent).

Fünf Tipps für effizientes E-Mail-Management

  1. Automatische Archivierung.
    Die E-Mail-Archivierung sollte nicht über PST-Dateien erfolgen. Denn diese lassen sich leicht löschen oder können durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Eine professionelle Lösung wie beispielsweise NearPoint speichert die Daten dagegen automatisch an einem sicheren Speicherort, zum Beispiel in speziell für die Archivierung implementierten unternehmensinternen NAS- oder SAN-Systemen. Zusätzlicher Vorteil: Selbst aus dem Postfach gelöschte oder als "privat" gekennzeichnete E-Mails sind damit in der professionellen Archivierung gesichert. Gleichzeitig lassen sich bereits vorhandene PST-Archive auf Servern oder Laptops ebenfalls in das Archiv importieren und so langfristig ablösen.

  2. Leistungsfähige Suchfunktion.
    Die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen über logische Suchoperatoren (Boolescher Operatoren) über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Wichtige Voraussetzung: Die Archivierungslösung muss alle aus den Log-Dateien extrahierten Inhalte aus E-Mails, Anhängen sowie weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender und Kontakte indexieren, bevor sie diese speichert.

  3. Standortübergreifender Zugriff.
    Mitarbeiter wie Administratoren sollten von jedem Unternehmensstandort auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Unterstützt die Archivierungslösung die entsprechenden Clients, lassen sich zudem mobile Geräte mit einbinden, die ein Großteil der Unternehmen auch für die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails nutzt. Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance Storage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal archiviert werden. Diese standortübergreifende Deduplizierung aller Exchange- und/oder SharePoint-Elemente spart Speicherkapazitäten und entlastet die Produktionsumgebung.

  4. Granulares Aufbewahrungsmanagement.
    Die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens sowie an veränderte gesetzliche Regelungen anpassen lassen. Dadurch können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Firmenfusion nach oben skalieren.

  5. Umfassende Wiederherstellungsfunktionen
    Ein professionelles E-Mail-Management sollte Disaster Recovery integrieren. Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen. Einige Lösungen wie beispielsweise NearPoint ermöglichen dabei das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank-, Mailbox-, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick.

(Autor: Markus Howest)

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