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Zehn Regeln zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen

22.12.15 Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen. Weil immer mehr betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen heute per E-Mail abgewickelt werden, müssen die 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zur Homepage dieses Unternehmes Relation Browser ' beachtet werden. Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post:

 (Bild: IQdoc)
Bild: IQdoc
Die zehn Merksätze im Überblick:
  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
    E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.

  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
    Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.

  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
    Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.

  4. E-Mail als Transportmittel muss nicht archiviert werden
    Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.

  5. E-Mails sind zu indexieren
    Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.

  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
    Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.

  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
    Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in ein anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.

  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
    Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.

  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
    Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.

  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig
    Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in ihrem Leitfaden E-Mails und GoBD zur Homepage dieses Unternehmes Relation Browser zusammengestellt.

(Autor: Joachim Graf)

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