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Ausschreibungen: Fünf Tipps zur optimierten Nutzung von Sourcing-Marktplätzen

25.01.11 Nach Schätzungen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik nutzt heute nur jeder vierte Mittelständler für Ausschreibungen einen Sourcing-Marktplatz im Web. In fünf Tipps listet MFG.com zur Homepage dieses Unternehmes Relation Browser auf, worauf Mittelständler beim erfolgreichen Einsatz dieses Beschaffungskanals achten müssen.

 (Bild: Microsoft)
Bild: Microsoft
Der kostenlose Test-Account auf einem Sourcing-Marktplatz ist für Unternehmen in einigen Fällen ein guter Einstieg, um das Leistungsspektrum und die Abläufe bei Ausschreibungen zu erkunden. Denn ein Sourcing-Marktplatz bringt über das Web Einkäufer und Lieferanten zusammen, zwischen denen zuvor noch keine Geschäftsbeziehungen existierten und die oft bislang nichts voneinander wussten. Wer mehr will, als nur einmal "reinschnuppern", muss zielgerichtet vorgehen und einige Grundregeln befolgen. Dazu hat MFG.com, der weltweit größte Sourcing-Marktplatz für das produzierende Gewerbe, fünf Tipps zusammengestellt:

  1. Transparenz in den Beschaffungsprozessen schaffen.

    Nur wer weiß, was im Einkauf passiert, erkennt die Schwachstellen und kann für Abhilfe sorgen. Dazu muss ein Unternehmen beispielsweise ermitteln, welche Produkte in welchen Größen, mit welchen Materialeigenschaften, in welchen Mengen, zu welcher Qualität und zu welchem Preis bei welchem Lieferanten bezogen werden. Zusätzlich sorgen Lieferantenvergleiche und die Festlegung von Einkaufskennziffern (Qualität der gelieferten Bauteile und Komponenten, Reaktionszeit bei Anfragen, Termintreue, Vollständigkeit der Lieferung etc.) für mehr Transparenz im gesamten Bereich der Beschaffung, die damit messbar und steuerbar wird.

  2. Electronic Sourcing mit bisheriger Beschaffung vergleichen.

    Wer Electronic Sourcing nutzt, muss sich Ziele setzen und deren Erreichung kontrollieren. Dazu müssen beispielsweise die Erfahrungen und Ergebnisse der elektronischen Ausschreibungen bei der Lieferantensuche, dem Abschluss von Verträgen, der Liefertreue, den Prozesskosten sowie der Qualität der Bauteile und Komponenten über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten mit der herkömmlichen Beschaffung verglichen werden. Damit lassen sich verlässliche Aussagen treffen, in welchen Fällen Electronic Sourcing die besseren Ergebnisse liefert und wo der Prozess optimiert werden kann.

  3. Serviceleistungen eines Sourcing-Marktplatzes berücksichtigen.

    Ausschlaggebend für die erfolgreiche Nutzung eines Sourcing-Marktplatzes sind die angebotenen Serviceleistungen. Ohne die geht es nicht, denn ohne menschliches Zutun kommen die passenden Einkäufer und Lieferanten nicht zusammen. Dazu zählt etwa, welche Dienstleistungen in der Registrierungsgebühr enthalten sind. Zu den Premium-Services gehört beispielsweise, dass ein Sourcing-Marktplatz aktiv und weltweit nach geeigneten Lieferanten für eine bestimmte Ausschreibung sucht und dem Einkäufer innerhalb weniger Stunden passende Angebote unterbreitet. Ein wichtiges Qualitätskriterium sind Tools zur Lieferantenbewertung, wie sie etwa die großen Online-Shops im B2C-Handel schon seit langem bieten.

  4. Mitarbeiter konsequent schulen.

    In zu vielen Unternehmen gilt der Einkauf noch immer als Black Box, wichtig erscheint nur, ob die benötigten Vorprodukte und Komponenten rechtzeitig eintreffen. Gerade weil im Einkauf, und speziell im Electronic Sourcing, ein hohes Potenzial zur Kosteneinsparung vorhanden ist, müssen die damit befassten Mitarbeiter gut geschult werden. Den entscheidenden Wertbeitrag kann der Einkauf nur dann erbringen, wenn die Unternehmensleitung bereit ist, die Mitarbeiter in der Beschaffung konsequent weiterzuqualifizieren. Statt unkontrollierter Einzelaktionen muss es für Electronic Sourcing verbindliche Regeln geben, wann und wie eine Ausschreibung zu erfolgen hat. Nur so können Unternehmen damit Kosten und Zeit bei der Beschaffung sparen.

  5. Strategisches Lieferantenmanagement aufbauen.

    Mittelfristiges Ziel der Nutzung von Electronic Sourcing ist es, möglichst viele Lieferanten über einen Sourcing-Marktplatz erreichen zu können, um mit ihnen dauerhaft so eng wie möglich kooperieren zu können. Ein solches strategisches Lieferantenmanagement muss den gesamten Prozess von der Erstellung einer Ausschreibung über die Lieferantenauswahl und die enge Kooperation mit Herstellern - beispielsweise schon bei der Erstellung von Konstruktionszeichnungen - bis hin zur Zahlungsabwicklung umfassen. Wer beim Aufbau eines derartigen Lieferantennetzwerks an die Funktionsweise sozialer Netzwerke denkt, liegt genau richtig. Denn bei der Optimierung der Auftragsbearbeitung und -steuerung wird die Zusammenarbeit und Vernetzung mit den Lieferanten immer wichtiger.

(Autor: Susan Rönisch)

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