Sieben Stolpersteine bei der Implementierung von Agentursoftware

15.03.10 Die Probleme, die bei der Einführung von Agentursoftware auftreten, sind für fast alle Agenturen in Regel sehr ähnlich, weiß Heike Mews. Deshalb hat sie einen kurzen Überblick über die sieben häufigsten 'Stolpersteine' zusammengestellt:

1. Der Startschuss, die Planung

Häufig definieren Agenturen die Einführung einer Agentursoftware nicht als Projekt. Wer sucht, wenn mal Zeit da ist oder die Dringlichkeit keine andere Wahl mehr lässt, wird sich mit vielen weiteren Problemen konfrontiert sehen.

2. Die Zielbeschreibung

Eine unsaubere Anforderungsanalyse kann zu falschen Grundannahmen führen, auf derer Basis man fehlerhafte Entscheidungen trifft.

3. Die Chaossuche

Wer schon nach dem richtigen Produkt fahndet, bevor Ist- und Soll-Zustand beschrieben sind, arbeitet aufwändig, ineffizient und bleibt in der Regel erfolglos.

4. Die Funktionitis

Zum Teil bestimmen Agenturen ihre Anforderungen anhand vorliegender Produktbeschreibungen. Anstatt tatsächlich Lösungen zu finden, gelangen nach dem Motto "Ach, ist das schön" Funktionen, die interessant klingen, in den Vordergrund. Eine Prüfung der Funktionen und Möglichkeiten auf die tatsächliche Notwendigkeit ist unerlässlich.

5. Die Integration der Beteiligten

Die Vorstellungen der eigenen Mitarbeiter können wertvolle Beiträge zur Zielformulierung liefern. Dazu gehört auch, über Ziele und Veränderungen offen zu diskutieren. Sonst kann es zu Verweigerungshaltungen kommen.

6. Die Terminierung

Bevor das Projekt 'Agentursoftware' startet, sollte sichergestellt werden, dass die verantwortlichen Kollegen verfügbar sind. Auch Softwareschulungen vor der großen Urlaubswelle oder der Start des Echtzeitbetriebs in einer Hochphase sind wenig hilfreich.

7. Die Beziehung zum Anbieter

Sollte man sich für eine Standardlösung entscheiden, ist ein klares Briefing, regelmäßiges Statusmeeting, jeweils eine Ansprechperson auf beiden Seiten und eine saubere Vertragsgestaltung unerlässlich.

Quelle: Agenturberatung hm43 (SUR)

• 1. Teil: Agentur-Software: Warum die richtige Wahl immer schwerer wird
• 2. Teil: Susan Roenisch: Die richtige Auswahl
• 3. Teil: Checkliste: Auswahl einer Agentursoftware
• 4. Teil: Sieben Stolpersteine bei der Implementierung von Agentursoftware
• 5. Teil: Marktübersicht: 66 Agentursoftware-Lösungen

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