Kosten für Dienstreisen: Unternehmen sparten 2020 elf Milliarden Euro

Seit Beginn der Coronapandemie mussten die meisten Unternehmen Dienstreisen drastisch reduzieren. Meetings, Messen, Weiterbildungen und Kundenveranstaltungen finden überwiegend virtuell statt. Durch den Wegfall der persönlichen Kontakte ging den Unternehmen viel Geschäft verloren. Aber immerhin sparten sie 2020 dadurch Reisekosten in Höhe von rund elf Milliarden Euro. Dies geht aus einer Studie   des arbeitgebernahen Instituts der deutschen Wirtschaft (IW)   hervor.

Für die Studie wurden 17 Umfragen des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) bei repräsentativ ausgewählten Unternehmen zwischen September 2020 und August 2021 ausgewertet. Laut VDR gaben die Unternehmen 2019 noch insgesamt 55,3 Milliarden Euro für Dienstreisen aus. Im Pandemiejahr 2020 waren es demnach nur noch 10,1 Milliarden Euro.

Die Differenz von rund 45 Milliarden Euro könne jedoch nicht unmittelbar als Ersparnis interpretiert werden, heißt es in der Studie. Denn der Ausfall der Dienstreisen habe dem Geschäft auch massiv geschadet, etwa wenn es deswegen nicht zu neuen Abschlüssen kam. Manche Dienstreisen gelten als "business critical", sie sind entscheidend für den Unternehmenserfolg, etwa wenn technische Probleme vor Ort gelöst werden müssen. Teilweise ist dann der Ersatz durch ein virtuelles Meeting wie eine Videoschalte nicht möglich.

Dienstreisen waren bisher in der unternehmerischen Rechnung ein großer Posten, hier können Firmen auch künftig deutlich sparen. Laut der Studie erwarten drei Viertel der Unternehmen eine dauerhafte Reduktion der Reisetätigkeit gegenüber dem Vorkrisenjahr 2019.

Dafür müssen sie mehr in virtuelle Meetings und Konferenzen investieren, denn kostenlos sind diese nicht: Oft fallen Lizenzgebühren für Onlinetools an, außerdem muss in die Technikausstattung der Mitarbeitenden investiert werden. Auch laufende Kosten, etwa für IT-Sicherheit und Updatemanagement, gilt es zu berücksichtigen. Die Kostenersparnis bei den Dienstreisen sei deshalb den zusätzlichen IT-Ausgaben gegenüberzustellen. "Allerdings sind diese nicht direkt von der Dienstreisekostenersparnis abzuziehen, da Technologien wie Videotelefonie nicht allein als Ersatz von Dienstreisen dienen, sondern umfassendere, nachhaltige Effekte haben", so die Studienautoren. In der Corona-Pandemie habe sich die Rolle der IT von einer reinen Unterstützungsfunktion zu einer Kernfunktion im Unternehmen entwickelt. Im Gegensatz zu den Dienstreisen sollte insbesondere bei der IT-Sicherheit nicht gespart werden: "Sie ist in jedem Fall 'business critical'".