Social Intranet - Wie vernetzte Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beitragen

Durch die Nutzung von Facebook und Co. sind die Mitarbeiter ein neues Kommunikationsverhalten gewöhnt, das sie auch im Business-Umfeld zum Einsatz bringen möchten. Der Einsatz sozialer Features und vernetzbarer Mitarbeiterprofile im Intranet entsprechen diesem Wunsch nach grenzenloser Vernetzung.

User Generated Content statt zentraler Organisation

Die zunehmende Affinität zum Internet, auch unter älteren Mitarbeitern, und der rasante technische Wandel verlangen dem Intranet von heute viel ab. Es muss sowohl der Informationsvermittlung sowie der Förderung der Interaktion, Kollaboration und internen Suche dienen.

Im modernen Intranet werden Inhalte nicht nur von einer Redaktion oder zentralen Stelle zur Verfügung gestellt, sondern von Usern auch aktiv erstellt und mitgestaltet. Der User Generated Content wird von den Abteilungen direkt veröffentlicht und kann, falls erwünscht, von Kollegen ergänzt oder geändert werden.

Wertschöpfung 2.0

Web 2.0-Funktionen können mittlerweile kostengünstig auch in das firmeneigene Intranet gebracht werden, wodurch die Informations- und Kommunikationsqualität im Unternehmen um ein Vielfaches steigt. Das Web 2.0 beschreibt Internetangebote und -anwendungen, die den Nutzer durch eigene Inhalte, Kommentare oder Tags aktiv in die Wertschöpfung einbeziehen und somit Interaktivität, Dezentralität und Dynamik sichern.

Die "Enterprise 2.0-Plattform" muss neben Funktionalität gleichzeitig eine gute Usability für Mitarbeiter berücksichtigen. Schnelle Bedienbarkeit, die Umsetzung in einer einheitlichen Oberfläche und ein hoher Verschmelzungsgrad statt komplizierter "Insellösungen" sind das A und O. Auch eine gute Suche ist wichtig! Die Möglichkeit, relevanten Content schnell aufzufinden, steigert die Effektivität Ihres Systems.

Content Management für die interne Zielgruppe

Moderne Intranets werden in der Regel mit Content Management- oder Portalsystemen betrieben, die eine Vielzahl von Datenquellen und Anwendungen unter einer grafischen Benutzeroberfläche aggregieren, die für interne Zielgruppen leicht und praxisorientiert zu bedienen ist. Inhalte und Features müssen global verfügbar, intuitiv bedienbar und mobil erreichbar sein.

Systeme wie Liferay   bieten, auch im Kombination mit klassischen Web Content Management-Funktionen, eine digital gestützte Kollaboration dank Social Media-Funktionen im Intranet wie Blogs, Wikis, Mitarbeiterprofile, Foren, Ticketsysteme, Ressourcemanagement oder auch Dokumentensharing und die Integration von Drittsystemen. Content Management- und Portal-Systeme haben den Vorteil, dass Tools und Applikationen je nach Nutzungssituation gut eingebunden werden können. Bei der Planung, Implementierung und Pflege von Intrantsystemen können Internetdienstleister wie TWT Interactive    unterstützen.

Tagging, Blogs und Wikis sind keine Spielereien

Web 2.0-Features sind klassischerweise Tagclouds, die Verknüpfung von Seiten untereinander über sogenannte Social Tagging, oder Mashups. Ein "Tag", also eine Markierung durch ein Stichwort, macht ein Dokument zu einem bestimmten Thema relevant, da man es durch den Tag rückverfolgen kann. Tagging ist im Social Intranet keine Spielerei, sondern eine Notwendigkeit der Informationsstruktur.

Doch auch RSS- oder ATOM-Funktionalitäten dürfen nicht fehlen. Moderne Portalsysteme verfügen sowohl über Feedexport- sowie Feedimportmodule. Blogs für Mitarbeiter können bestehende interne Medien ergänzen, sie jedoch niemals gänzlich ersetzen. Um zu funktionieren, brauchen Mitarbeiter-Blogs im Intranet einen klaren Rahmen, ein begrenztes Themengebiet und ein überschaubares Zeitvolumen zum Bloggen.

Wikis werden eingesetzt, um das Projektmanagement zu erleichtern und die informelle Kommunikation innerhalb von Unternehmen zu unterstützen. Sie können Checklisten, Handbücher, Arbeitsanleitungen, Schulungsunterlagen, FAQs, Mitarbeiterverzeichnisse, Definitionen, Glossare oder Ideen zu einem Thema beinhalten. Es ist nicht immer sinnvoll, ein universales Gesamt-Wiki für das Unternehmen zu erstellen. Oftmals bieten sich mehrere Wikis an, die thematisch genau abgegrenzt sind. Ein wichtiger weiterer Faktor im Enterprise 2.0 ist der Wechsel zur synchronen Kommunikation. Chats und Instant Messaging erleichtern die Teamarbeit und beschleunigen die Projektarbeit.

Mobile Endgeräte sind die Aktentasche der Zukunft

Die Kompatibilität des Intranetsystems mit mobilen Endgeräten sollte im professionellen Unternehmensumfeld unbedingt beachtet werden. Mobilität hat in unserer RealtimeWelt einen viel wichtigeren Stellenwert eingenommen als noch vor ein paar Jahren.

Die Vorteile eines Social-Intranetsystems im Überblick:

• Das Management kommuniziert mit Mitarbeitern und umgekehrt
  
• Die Unternehmenskultur kann geprägt und gelebt werden
  
• Prozesse werden optimiert
  
• Die Arbeitseffizienz wird gesteigert
  
• Aktuelle und relevante Information sind schnell auffindbar
  
• Personalisierte Daten führen zu bester Nutzerfreundlichkeit
  
• Der Team-Austausch wird intensiviert

Die interne Plattform ist durch seine vielfältigen Funktionen und Features für den unternehmensinternen, dokumentierten Austausch von Wissen und Informationen unerlässlich und auch zum wichtigen Mitgestalter der Veränderungskommunikation in Change-Prozessen geworden. Die interaktiven und kollaborativen Funktionen aktueller Intranetsysteme bieten auf intelligente Weise echten Nutz- und Mehrwert für die Mitarbeiter und das Unternehmen.

---

Hans-Jürgen Even ist seit 1999 Geschäftsführer der TWT Interactive GmbH    in Düsseldorf und verantwortet die Units Consulting, Business Development und Sales.