E-Mails sind zum Stressfaktor geworden

Abhilfe könnten klare Dienstanweisungen schaffen, die regeln, wozu die elektronische Post im Unternehmen da sein soll. Diese Regeln muss der CIO aufstellen.

Besonders das sinnlose Weiterleiten von Mails und das "Cc" setzen von Vorgesetzten und Team-Mitglieder überschwemmt laut dem Bericht das virtuelle Postfach: So hat nach Auskunft von Ralph Siepmann, Technical Architect der IBM-Tochter Lotus Notes, 75 Prozent der E-Mailflut psychologische oder unternehmens-kulturelle Ursachen: Wenn die Mitarbeiter immer das Gefühl haben, sich nach oben absichern zu müssen, werden sie den Vorgesetzten weiter auf "Cc" setzen und so dessen Postfach auch künftig in ein Datengrab verwandeln.

Firmenpolitik in Sachen E-Mail-Kommunikation sollte sein, dass die E-Mail bereits im Betreff genau kennzeichnet, was sie enthält. Gerade für das Projektmanagement eignet sich ein Mitteilungsbrett im Intranet häufig besser zur Information der Team-Mitglieder als eine Rund-Mail an Alle. Gut geschulte Mitarbeiter können die Funktionen der Mail-Programme bei der Verwaltung der Mails effektiv nutzen: So lässt sich beispielsweise durch das Anlegen von Ordnern eingehende Post direkt sortieren. Und auch der Einsatz von Filtern kann die EMail-Flut eindämmen.