Datasec entwickelt Archivlösung 'Koldi' für Kanzleien

'Koldi' ist eine Vorgangsbearbeitung auf Basis elektronischer Archivierung. Die revisionssichere Ablage von Dokumenten steht im Vordergrund. Mit Hilfe der eigenentwickelten Datev-Schnittstelle soll der Vorgang der Buchung und Bearbeitung von Dokumenten deutlich beschleunigt und vereinfacht werden.

Denn Buchungsdaten werden lediglich einmalig im 'Doku@Web'- Archiv revisionssicher abgelegt und dabei mit einem elektronischen Buchungsstempel versehen. Der dabei entstandene Datensatz wird an die Buchhaltungssoftware, wie z.B. Kanzleirechnungswesen der Datev, übergeben. Die Belege müssen nicht doppelt (z.B. mit der Buchungssoftware) erfasst werden. Die möglichen Buchungsszenarien entsprechen dabei den neuen Vorschriften der Abgabenordnung.

Die Lösung bietet unterschiedliche Optionen der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Beratern. Beispielsweise kann ein Unternehmen seine Belege wie gewohnt scannen, indizieren und im ASP-Archiv abspeichern. Der Steuerberater greift mit einer Leseberechtigung über einen sicheren Remote-Zugang auf die Dokumente im Hochsicherheits-Rechenzentrum zu und kann die noch offenen Indizes wie Kostenstelle, Gegenkonto oder Buchungskreis angeben.

Sobald der Berater einen Monat auswählt und diesen abschließt, setzt das System alle in diesem Zeitraum bearbeiteten Rechnungen auf den Status "verbucht" und ergänzt ein Buchungsdatum. Außerdem werden eine Protokolldatei sowie eine Buchungsdatei erstellt. Letztere entspricht genau den Vorgaben der Datev und kann somit direkt an das Genossenschafts-System übergeben werden.

'Koldi' bietet laut Hersteller Steuerberatern, Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern auch darüber hinaus Unterstützung bei der Organisation, Ablage und Recherche von Dokumenten. So lässt sich beispielsweise der Posteingang digitalisieren und Korrespondenz und weitere Dokumente zu einem Kunden in einer Kundenakte ablegen. Die Kosten sind laut Datasec   aufgrund von monatlichen nutzungsabhängigen Gebührenpauschalen gering und exakt kalkulierbar.

Der Zugriff auf das ASP-Archiv im Siegener Rechenzentrum erfolgt per handelsüblichem Webbrowser über eine gesicherte Datenleitung, ein Virtual Private Network (VPN). Alle Daten werden sowohl verschlüsselt übertragen als auch verschlüsselt und revisionssicher abgespeichert. Nachträgliche Manipulationen von Dokumenten und Belegen sind laut Datasec so ausgeschlossen.