Interwoven verknüpft E-Mails und Dokumente zu virtueller Arbeitsumgebung

Die neue EMail-Management-Software soll für Lotus Notes-Anwendern die Aufbewahrung elektronischer Daten nach geltenden gesetzlichen Vorgaben leichter machen. Geschäftsrisiken wie Informationsverlust, sinkende Mitarbeiterproduktivität oder juristische Folgen sollen laut Interwoven   damit der Vergangenheit angehören.

Herzstück der Lösung ist das Dokumenten-Management-System Interwoven Work Site. Mit dem neuen E-Mail-Management-Modul können die Nutzer die gesamten Daten in Form einer flexiblen, nach Sachverhalten eingeteilten Ordner-Liste auf dem 'Inteerwoven Work Site Communication Server' einsehen. Per Drag&Drop können E-Mails und Dokumente in eine Datenbank importiert und zusammen mit zugehörigem Content aufbewahrt werden. Dementsprechend muss nicht mehr zwischen Applikationen gewechselt und in unterschiedlichen Datenbanken gesucht werden, um alle Inhalte zum Sachverhalt vollständig vorliegen zu haben.

E-Mails und Dokumente können mittels Metadaten wie Projektname, Datum, Betreff, Empfänger, Absender oder Kunde automatisch miteinander verknüpft werden. So sollen sie schnell und effektiv wiedergefunden werden können. Damit E-Mails und Dokumente nicht mehr unkontrolliert in den Postfächern und Archiven der Mitarbeiter verschwinden, gibt es ein zentrales Verzeichnis über die gesamte Korrespondenz inklusive gescannter Dokumente zu einem Sachverhalt. Kundenanfragen sollen damit schneller bearbeitet werden können.

Dokumente können ausgewählt und an zu versendende E-Mails angehängt werden. Eintreffende E-Mail-Anhänge lassen sich abkoppeln und als neue oder aktualisierte Version ablegen. Eine Duplikatserkennung soll außerdem dafür sorgen, dass nicht mehrere identische Kopien einer E-Mail oder eines Dateianhangs gespeichert werden, um wertvollen Speicherplatz zu sparen.