EMail-Rechnungen sind ohne digitale Signatur wertlos

Darauf verweist Rechtsanwalt Johannes Richard hin. Um sich juristisch abzusichern und Schwierigkeiten zu vermeiden, rät der Anwalt in einem Computerpartner-Beitrag deshalb, nur Rechnungen mit digitaler Signatur und als Attachement zu übersenden oder, wenn etwa technische Voraussetzungen fehlen, weiterhin herkömmliche, schriftliche Rechnungen auszustellen. Denn: Wer als Kunde eine ordnungswidrige Rechnung erhält, muss sie nicht bezahlen - was für den Rechnungsschreibenden erhebliche finanzielle Folgen nach sich ziehen kann.

Im Gegensatz zu schriftlichen Rechnungen gelten elektronische Rechnungen nicht ohne weiteres als Urkunde, so Richard. Zwar können Betriebsprüfer nicht immer erkennen, ob die vorliegende Rechnung zunächst per E-Mail versandt und anschließend ausgedruckt wurde. Wenn sie jedoch feststellen, dass es sich um eine EMail-Forderung handelt, wird die Rechnung nicht anerkannt, ergab eine Nachfrage bei der Oberfinanzdirektion Rostock.

Das lässt sich aber kaum vermeiden, da in der Regel Angaben zum Absender, Empfänger und eine Betreffzeile die EMail-Form verraten. Wesentlich schwerer ist die E-Mail-Rechnung als solche zu erkennen, wenn der Rechnungssteller die Forderung als Anhang einer E-Mail, etwa als pdf-Datei, versendet.

Außerdem wird eine per E-Mail übermittelte Rechnung vom Finanzamt nur dann als Urkunde anerkannt, wenn sie eine digitale Signatur nach dem Signaturgesetz enthält. "Dies ist bei den heutzutage verschickten EMail-Rechnungen regelmäßig nicht der Fall", so Richard.