Sourcing in China: Wie Händler teure Fallen umgehen

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr: In China lassen sich Produkte in hervorragender Qualität zu kleinen Preisen einkaufen. Gerade für Onlinehändler ist ein Direkteinkauf im Land der aufgehenden Sonne attraktiv: Zum einen können Händler so den Großhandel umgehen und so ihre Marge erhöhen. Zum anderen vermeiden Händler mit Eigenmarken eine direkte Vergleichbarkeit ihrer Produkte, was in hart geführten Preiskämpfen durchaus ein wichtiger Vorteil sein kann. Zuletzt sind Eigenmarken mit gutem Preis-/Leistungsverhältnis ein gutes Mittel zur Kundenbindung.

Natürlich gibt es Nachteile. Der Händler muss große Stückzahlen abnehmen und trägt ein höheres Risiko. Außerdem muss er längere Vorfinanzierungsfristen in Kauf nehmen und muss den gesamten logistischen und organisatorischen Aufwand stemmen.

Trotzdem: Gerade in den Bestseller-Segmenten des Sortiments kann es sich lohnen, eine Eigenmarkenstrategie zu versuchen. Gerade bei wettbewerbsintensiven Produkten können Fahrradschloss, -lampe oder -Handschuhe aus eigener Produktion bzw. eigenem Sourcing den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Die Einkaufsvorteile sind selbst unter Berücksichtigung von Transportkosten von mindestens zehn Prozent des Teilepreises sehr attraktiv.

Wiederholende Ablaufstruktur zur Lieferantenbeurteilung

Lieferantenbeurteilung und -Auditierung Inspektion der Vor- und Zwischenprodukte während der Produktion und Endabnahme der fertigen Waren Bearbeitung von Beanstandungen und Überwachung der Durchführung von Korrekturmaßnahmen Lieferantenmanagement (kontinuierliche Weiterentwicklung der Lieferanten hin zu besserer Qualität, schnelleren Reaktionszeiten und günstigeren Vertragsbedingungen) Lieferantenentwicklung (Optimierung des Qualitätsmanagements)

Sourcing in China - Schritt für Schritt

Um jedoch erfolgreich Sourcing in China betreiben zu können, müssen zahlreiche sprachliche, organisatorische und kulturelle Hürden überwunden werden. So muss teilweise - um nur ein Beispiel zu nennen - bei der Beschaffung aus China mit Lieferzeiten von sechs Wochen ab Produktionsbeginn gerechnet werden. Dies schließt aber dennoch nicht aus, dass auch Just-in-time-Lieferungen bei entsprechender logistischer Planung termingetreu abgebildet werden können.

Um den richtigen Hersteller für ein gewünschtes (technisches) Produkt finden zu können, benötigt man eine gewisse Erfahrung, nicht nur mit den Produktionsprozessen, sondern auch mit Aspekten wie Kommunikation in der Muttersprache, ungewisses Verhandlungspotenzial und nicht zu vergessen auch die kulturellen Besonderheiten Chinas. Viele Europäer müssen sich dabei von vorneherein von der Einstellung verabschieden, dass man mit der eigenen (europäischen) Art überall weiterkommt, denn nichts ist in China falscher als genau das: Chinesen denken und verhandeln ganz anders als Europäer, die ja auch schon etliche Unterschiede aufweisen. Und oft kommt man nur deshalb nicht voran, weil man sich letztendlich nicht versteht.

Der Weg zum richtigen Hersteller/Supplier

China ist fast doppelt so groß wie Europa, und den richtigen Lieferanten zu finden ist sicherlich nicht einfach. Eine Möglichkeit, Kontakte zu Herstellern und Zwischenhändlern aufzunehmen, sind natürlich die Messen vor Ort, etwa die Canton Fair   oder die Global Sources Expo Tradeshows  .

Wer die Reise scheut, kann sich auch online einen sehr guten ersten Eindruck verschaffen. Erste Anlaufstelle sind hier üblicherweise die großen Plattformen Alibaba.com   oder globalsources.com   oder auch das Hongkong Trade Council (HKTDC), das auch eine deutsche Informationswebseite   anbietet.

Die Auswahl dürfte ähnlich ablaufen wie auch hierzulande: Nach einer ersten Prüfung und Vorauswahl werden Musteranfragen nach einem Artikelsample an etwa fünf Hersteller verschickt. Nicht nur das Produkt selbst, auch der Kommunikationsablauf mit dem Supplier lässt sich bereits prüfen. Zudem sollte für eine immer gleiche Stückzahl (z.B. 500 Stück) eine PI (Proforma Invoice) angefordert werden, um einen abschließenden Vergleich der Gesamtkosten inklusive möglicher Nebenkosten zu erhalten. Wer mehrere Samples gleichzeitig bestellen möchte, für den kann sich eine sogenannte "Sample Consolidation" lohnen. Das bedeutet, die Hersteller liefern an eine Empfängeradresse vor Ort, die alle Samples zusammen gebündelt nach Europa schickt.

Mit Sourcing Agents einfacher zum Produkt

Eine Alternative zum mühsamen Eigenengagement sind die so genannten Sourcing Agents, Freelance Sourcing Agents beziehungsweise Offices, die meist vor Ort leben und neben der Landessprache fließend Englisch, optimalerweise auch Deutsch sprechen sollten.

Ob Freelancer oder Agentur - die Einsatzbereiche für beide Varianten sind vielfältig. Sie helfen, einen guten Hersteller für ein gewünschtes Produkt zu finden, führen so genannte Factory Audits und Quality Inspections durch, also eine Besichtigung der Fabrik zur Kontrolle des Herstellers. Gute und erfahrene Sourcing Agents können dabei schnell eine Qualitätseinschätzung über die Qualität des Produktes geben. Auch können sie die Zertifikate des Herstellers überprüfen oder direkt einen Test im Prüflabor anordnen. Die meisten Sourcing Agents übernehmen dabei auch die genannte Sample Consolidation.

Qualitätssicherung - kritischer Punkt

Eng mit dem Thema Sourcing ist die Qualitätssicherung verbunden. Noch immer herrscht in China häufig nicht das Qualitätsbewusstsein, das wir hierzulande gewohnt sind. Es reicht daher nicht, nur eine gewisse Qualität zu fordern, sondern diese auch abzusichern. Die wenigsten Händler oder Importeure werden dies mit eigenen Mitteln versuchen wollen, sondern zu einem qualifizierten Team greifen, das beispielsweise aus Ingenieuren und Kontrolleuren besteht, die sich in vielen Produktionsprozessen und Produktanforderungen auskennen.

Qualitätssicherung muss dringend ernst genommen und in einer Kostenbetrachtung berücksichtigt werden. Mit Überraschungen ist fest zu rechnen: Gummiteile, die bereits nach wenigen Wochen verspröden und ausbleichen, olifaktorisch hiesigen Standards nicht entsprechen und Produkte, die selbst bei genauen Vorgaben bestenfalls auf den ersten Blick in Größe, Maß, Farbe und Form den Anforderungen entsprechen, sind fest einzukalkulieren. Zusätzlich problematisch wird dies, wenn durch den langen Transportweg selbst offensichtliche Fehler und Mängel erst bei Abnahme im Zielland entdeckt werden.

Zur Bewertung eines zukünftigen oder bestehenden Lieferanten sollten daher Audits durchgeführt werden, die Auskunft über die Fabrik und ihre Prozesse geben. Bei der Durchführung sollten optimalerweise modernste Standards zugrunde liegen, etwa der Prozessaudit, die Qualitätsmanagementnorm ISO9001 oder auch Sozialaudits. Bei auditierten und zertifizierten Lieferanten werden zunächst die Musterfertigungen begleitet und dokumentiert. In der Serienfertigung werden dann die Waren nach Vorgaben geprüft, Beanstandungen bearbeitet und die Performance der Lieferanten kontinuierlich weiterentwickelt.

Nachteile von Global Sourcing

Viele kritische Punkte beim globalen Sourcing sind nicht China-spezifisch, sollten aber grundsätzlich in Überlegungen miteinfließen. Das wären beispielsweise: Kommunikationsprobleme. Wer im Ausland einkauft, sollte im Unternehmen unbedingt über das entsprechende Sprachen-Knowhow verfügen. Auch nationale oder regionale kulturelle Besonderheiten der Geschäftspartner sind zu beachten. Längere Reaktionszeit bei Fehlern. Ein möglicher Nachteil von Global Sourcing ist, dass Partner im Ausland Fehler oder Qualitätsprobleme nicht so schnell beheben wie hiesige Lieferanten. Dies kann den Zeitplan durcheinanderwirbeln. Was häufig unterschätzt wird: Auch die erste Probelieferung kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Planen Sie daher einen Zeitpuffer ein. Politische und rechtliche Unsicherheiten. Volksaufstände, Massenstreiks oder Stromausfälle und Naturkatastrophen treffen Lieferketten empfindlich. Vor allem in Schwellenländern sind politische Konflikte nur schwer vorhersehbar. Ein weiterer Punkt: Achten Sie auf Rechtssicherheit im Partnerland. Wer gegen Vertragsbruch nicht vorgesorgt hat, muss dies unter Umständen teuer bezahlen. Wechselkursrisiko. Verändert die Zentralbank im Ausland den Leitzins, dann hat das immer auch Auswirkungen für Lieferanten. Gewinnt die ausländische Währung an Wert, werden auch die Exporte teurer und ein deutsches Unternehmen muss mehr Geld für Vorprodukte oder Materialien auf den Tisch legen.

Unsicherheiten beim Sourcing in China

Abgesehen von dem in China omnipräsenten Thema Qualität gibt es auch noch weitere Punkte, die ein Unternehmen in seine Sourcing-Überlegungen einbinden sollte: Das sind zum einen Kursschwankungen oder Entwicklungen der inländischen Konjunktur. "Der Wechselkurs in China ist relativ volatil. Viele Einkäufer warten derzeit ab und sind unsicher, in welche Richtung das geht", erklärt Minrui Ji , China-Geschäftsführerin der auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierten Unternehmensberatung Inverto  . Eine politisch motivierte und flankierte Abwertung, um die Exportwirtschaft anzukurbeln, kann sich China nach ihrer Ansicht nicht mehr erlauben. "Man müsste jetzt die Produktivität erhöhen."

Grundsätzlich unterscheidet sich der Versandprozess eines Produkts vom Werk in China bis zum Empfänger nicht wesentlich von anderen Ländern - allerdings ist der Weg von China nach Deutschland ein langer. Für den Versand existieren vier verschiedene Transportwege: Luftfracht Express, Luftfracht, Zugfracht, Seefracht.

Die vier beschriebenen Transportwege unterscheiden sich in erster Linie hinsichtlich Geschwindigkeit und Preis. Expressversand ist der schnellste und einfachste, aber auch teuerste Weg. In der Regel beträgt die Laufzeit zwischen drei und fünf Tagen. Dagegen wirken die fünf bis sechs Wochen Laufzeit bei einem Seefrachtversand langsam, was sich aber wiederum bei bis zu 80 Prozent geringeren Versandkosten bezahlt macht.

Neben dem Transportweg müssen sich Lieferant und Empfänger auch darauf einigen, wer den Transport organisieren soll. Viele Lieferanten übernehmen gern auch diese Aufgabe. Allerdings kann der Empfänger diese Kosten nur schwer kontrollieren und setzt sich der Gefahr aus, dass sich der Lieferant diese Dienstleistung über die Maßen entlohnen lässt. Der Empfänger kann den Transport auch selbst organisieren und möglicherweise Kosten sparen, muss sich dann jedoch mit diversen Transportabläufen beschäftigen, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann (z.B. Zollabwicklung bei Ein- und Ausfuhr, Booking etc.).

Unabhängig von der Frage wer den Transport organisiert, können im Importprozess eine Vielzahl von Problemen und Fallen auftreten, die den Versand verzögern und/oder verteuern können.

Fallen in der Importabwicklung

"Abzocke durch den Lieferanten" ist leider keine Seltenheit. Denn eine Ausfuhr aus China ist nur möglich, wenn der Versender über eine Export Licence verfügt. Ohne diese Lizenz können keine Ausfuhrbegleitdokumente erstellt werden, die für die Exportverzollung zwingend erforderlich sind. Mit Hilfe eines Agenten, der über eine Licence verfügt, ist es für Lieferanten allerdings möglich, die erforderlichen Ausfuhrbegleitdokumente zu erstellen und die Exportverzollung vorzunehmen. Weil viele Lieferanten, insbesondere kleinere, keine Licence besitzen, wenden sie sich daher an einen Agenten.

Häufig bieten diese Dienstleister neben der Erstellung der Ausfuhrdokumente auch den Versand an. Der Lieferant schlägt oft selbst vor, den Agenten mit dieser Aufgabe zu betrauen. Das Problem: Die Seriosität dieser Partner-Agenten kann nur selten vom Empfänger eingeschätzt werden. Unseriösere Agenten veranschlagen höhere Versandpreise und teilen diese Einkünfte anschließend mit dem Lieferanten.

Doch damit ist nur ein möglicher Fallstrick bei der Importabwicklung durch Agenten erwähnt. Lieferanten mit einer gültigen Export Licence benötigen zwar keinen Agenten für die Ausfuhr ihrer Waren aus China, dennoch ist es ratsam auch hier genau aufzupassen. Exportierende Unternehmen in China fallen unter das chinesische System der Exportförderung durch Umsatzsteuer-Rückerstattungen. Der Lieferant erhält demzufolge bei einer eigenen Ausfuhr die Umsatzsteuer seiner Ware vom Staat zurück. Aus diesem Grund verkaufen einige Lieferanten ihre Waren an ausländische Kunden ohne Umsatzsteuer, die Kunden wiederum können so einen günstigeren Einkaufspreis erzielen.

Andere Lieferanten rechnen jedoch die Umsatzsteuer zum ursprünglichen Preis hinzu, wohl wissend, dass diese anschließend vom Staat ebenfalls erstattet wird. Der Lieferant kassiert zu Lasten des Empfängers doppelt ab. Sofern im Kaufvertrag ein Preis inklusive Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ist zu empfehlen dies noch einmal zu besprechen. Verfügt der Lieferant über eine Export Licence, ist der Steueraufschlag nicht erforderlich.

Ein weiteres Problem in der Importabwicklung sind auch die hohen Versandkosten für kleine Versandmengen. Auch dieses Problem trifft nicht allein auf China zu, sondern auf jeden Versand. Unabhängig vom Transportweg - ob Express, klassische Luftfracht, Schienenfracht oder Seefracht - sind die Transportkosten pro Einheit beziehungsweise pro Kilogramm günstiger, je größer die Sendung ist. Wenn kleine Sendungen über einen Zeitraum an einem bestimmten Ort zwischengelagert und gesammelt werden können (zum Beispiel bei einem vertrauensvollen Lieferanten oder Dritten), könnte eine größere Sendung zu geringeren Bezugskosten pro Kilo angemeldet werden.

Die Lieferantenlandschaft in China ist heterogen. Auf der einen Seite Hightech-Anbieter mit hochautomatisierter Fertigung, erfahrenem Management und effizienten Prozessen. Wer hier ordert, wird selten enttäuscht. Auf der anderen Seite eine Unzahl von Unternehmen, die den riesigen lokalen Markt bedienen und vom europäischen Qualitätsanspruch zum Teil weit entfernt sind. Wer in China als Neuling unterwegs ist, zahlt deshalb nach wie vor Lehrgeld. Außer er hat sich umfassend mit dem Markt befasst und/oder sich vor Ort profund beraten lassen. Doch Sourcing im Land des Lächelns birgt allen Risiken zum Trotz auch viel Potenzial.