Digitale Meeting-Kultur: Praktische Tipps für mehr Erfolg

Es ist mittlerweile nicht Neues, dass Unternehmen aufgrund der Pandemie ihre Abläufe, ihre Arbeitsmodelle und fast jeden Aspekt ihres Geschäfts neu überdenken. Interessant ist jedoch, wie Unternehmen die daraus gezogenen Lehren nutzen, um ihre Abläufe zu erneuern und zu verbessern, damit sie den Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern gerecht werden. In einem Whitepaper von Verizon  , das in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group   veröffentlicht wurde, erläutern Tami Erwin , CEO von Verizon Business  , und Sampath Sowmyanarayan , Chief Revenue Officer von Verizon Business, wie einfache Änderung der Meetingkultur die Produktivität erheblich beeinflussen können.

Für Unternehmen war die rasche Umstellung auf ein dezentrales oder verteiltes Arbeitsmodell ein anfänglicher Schock, der jedoch als Chance gesehen werden kann, die Art und Weise zu gestalten, wie Mitarbeiter neue Tools und Prozesse für die Zusammenarbeit annehmen und sich an sie anpassen. Um eine effektive Umsetzung zu erreichen, sind es nicht die großen Veränderungen, die sich durchsetzen, sondern einfache Maßnahmen, die den größten Unterschied ausmachen, wie zum Beispiel:

• Das Einführen einfacher und wirkungsvoller Praktiken zur Verbesserung von Besprechungen:
  
  1. Planen von 25- oder 50-minütigen Besprechungen mit einer um 5-10 Minuten verzögerten Anfangszeit
     
  2. Klare Angabe von Zweck und Tagesordnung der Besprechung in der Einladung
     
  3. Den Bedarf an regelmäßig wiederkehrenden Besprechungen prüfen
  
  
• Das Erkennen und Hinterfragen der Notwendigkeit von Besprechungen, die durch alternative Kommunikationsmittel ersetzt werden können, z. B. E-Mail, Chat, gemeinsame Dokumente oder Offline-Besprechungen

Einen Monat lang analysierte Verizon Business die Besprechungsgewohnheiten eines Teams von rund 150 Mitarbeitern und beobachtete den Erfolg verschiedener Änderungen bei Besprechungen. Die Versuchsmethoden wurden in Zusammenarbeit mit dem Team selbst entwickelt, in dem Bewusstsein, wie wichtig die Entwicklung neuer Wege von innen heraus ist, anstatt diese einfach von außen aufzudrängen. Während des gesamten Monats wurden täglich und wöchentlich Umfragen an die Teilnehmer verschickt, um ein kontinuierliches Feedback zu erhalten und so die Entwicklung der Prozesse und Praktiken in Echtzeit zu ermöglichen. Die Ergebnisse waren überwiegend positiv und zeigen, welche Auswirkungen kleine Veränderungen haben können:

• 90 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass die neuen Methoden zur Durchführung von Besprechungen dazu beigetragen haben, die Effizienz der Besprechungen insgesamt zu verbessern.
  
• 83 Prozent gaben an, dass sie sich wohler fühlen, wenn sie über andere Kanäle wie E-Mail, Collaboration-Tools und gemeinsame Dokumente arbeiten.
  
• 78 Prozent gaben an, dass sie das Gefühl haben, weniger Zeit in Besprechungen zu verschwenden, bei denen ihre direkte Teilnahme nicht erforderlich ist.

Der 4-Schritte-Prozess zur Identifizierung, Umsetzung und Unterstützung

1. Den Worten Taten folgen lassen: Das Sichern der Unterstützung einer angesehenen Führungskraft.
   
2. Von innen heraus entwerfen: Probleme identifizieren und innerhalb des Teams die besten Praktiken erarbeiten, um diese zu beseitigen.
   
3. Klar und einfach: Das Einführen und Erneuern von Tools, um die Umsetzung voranzutreiben und den Erfolg zu messen. Es muss sichergestellt werden, dass Unternehmen über die richtige Technologie- und Lösungsinfrastruktur verfügen, um effektive hybride Kommunikationspläne zu verwirklichen.
   
4. Das Wiederholen von Prozessen: Regelmäßige und häufige Feedback-Zyklen schaffen, um die kontinuierliche Anpassung neuer Meeting-Methoden und Tools zu unterstützen.

Der nächste Schritt ist die Skalierung. Wie in Schritt 3 erwähnt, schafft ein einfacher und leicht nachzubildender Prozess die Voraussetzungen für eine umfassende Verbreitung im gesamten Unternehmen. Das von Verizon durchgeführte Experiment kann von jedem Unternehmen umgesetzt werden.

Die Pandemie mag viele Entscheider in den Unternehmen dazu gezwungen haben, ihre Arbeitsabläufe für immer zu ändern, aber sie hat im Gegenzug auch die Türen geöffnet, um neue Arbeitsformen zu nutzen. Selbst kleine Anpassungen, wie zum Beispiel die Änderung schlechter Sitzungsgewohnheiten können den Mitarbeitern helfen, weniger Meetings abzuhalten und mehr zu erreichen.