Checkliste: So gewinnen soziale Netzwerke in Unternehmen an Bedeutung

Trotzdem glaubt jeder vierte Interviewte einer Umfrage der Zeitschrift CIO  , dass sein Unternehmen zwar Collaboration Tools wie Wikis oder Foren anbiete, doch kaum ein Mitarbeiter diese nutze.

Thomas Krofta , Portal-Manager für Avanade   erläutert die wichtigsten Gründe für die zurückhaltende Adoption von Social Collaboration Tools: "Oftmals fehlt noch eine Kultur unternehmensweiter Zusammenarbeit, die den bereitwilligen Austausch von Wissen fördert." Jüngere Mitarbeiter beschäftigten sich auch in ihrer Freizeit mit sozialen Netzwerken wie Facebook   oder Twitter   und seien deshalb den Umgang mit entsprechenden Tools gewöhnt: "Doch viele ältere Mitarbeiter beherrscht die Angst vor Veränderung."

Hinzu komme, dass die Bedienerfreundlichkeit einiger Lösungen zu wünschen übrig lasse: "Mitarbeiter suchen Einfachheit, wie sie sie von den externen Social-Media-Sites kennen. Aber auch Usability durch Single-Sign-On und mobile Endgeräte sowie Integration mittels E-Mail- und File Sharing, Projekt- und Team Collaboration sowie Dokumentenmanagement sind gefragt." Ein weiterer wichtiger Bereich sind mobile Plattformen wie Smartphones oder Tablet-Computer, die teilweise dem Mitarbeiter persönlich gehören - Bring Your Own Device (BYOD). Eine Checkliste aus den Erfahrungen des Dienstleisters:

Tipps, wie man Mitarbeiter zur Nutzung von Collaboration-Tools motiviert

1. Auf den Inhalt kommt es an

Nur wenn Mehrwert erzeugt wird, entsteht die Bereitschaft, eigenes Wissen und Inhalte zu teilen oder einzustellen. Dies lässt sich fördern, wenn sich auch die oberste Hierarchieebene, also die Chefetage, an Diskussionen beteiligt und wesentliche Inhalte, die gegebenenfalls für die breite Masse sonst nicht zugänglich sind, verfügbar macht.

2. Like-Button nicht vergessen

Für die Unternehmensverantwortlichen entsteht Mehrwert, wenn sie durch eine "Like"-, Rating- oder Kommentarfunktion direktes Feedback von den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen und Hierarchien bekommen.

3. Persönlichkeit zeigen

Wenn jeder einzelne Mitarbeiter und auch der Vorstand sein Foto bereitstellt, sein Profil ausfüllt und Interessen sowie Arbeitsgebiete, Erfahrungen und gegebenenfalls private Vorlieben mitteilt, wachsen Mehrwert und Bedeutung der Collaboration Tools.

4. Spezialwissen ist gefragt

Die Implementierung von Social-Collaboration-Tools sollte dem Grundsatz folgen, Informationen bereitzustellen und zu erfahren, die mit anderen Mitteln wie der unternehmensweiten Suche nicht zugänglich wären. Beispiele sind die Ermittlung spezifischer Experten oder das Verfolgen thematischer Diskussionen. Hieraus ergeben sich neue Ideen oder auch Ansprechpartner, auf die Mitarbeiter von sich aus oder durch das direkte Umfeld nicht gekommen wären. Besonders erfolgreich ist dies bei der Implementierung in ein übergreifendes internationales Umfeld, also bei mehreren Standorten oder Ländern. Mitarbeiter, die sich jeden Tag begegnen, profitieren weniger.