Spam senkt Produktivität

IDC hat im Auftrag der Clearswift GmbH eine telefonische Befragung von 102 Anwenderunternehmen zum Thema Spam durchgeführt. Die Mehrzahl der befragten Unternehmen gab ein eher geringes Aufkommen von Spam-Mails an, ist damit jedoch noch keineswegs befreit vom Problem Spam. Martin Haas, Projektverantwortlicher der IDC: "Selbst bei einem Anteil von weniger als 10% des gesamten Email-Aufkommens eines Unternehmens führt Spam zu Produktivitätsverlusten, die den Einsatz einer Anti-Spam-Lösung rechtfertigen. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass das Volumen der insgesamt verschickten Spam-Mails zukünftig noch zunehmen wird."

Hinzu kommt die Unsicherheit der Endanwender im Umgang mit Spam-Mails. Hier beweist die Befragung einigen Schulungsbedarf. Die Befragten sehen zudem Handlungsbedarf für die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien für E-Mail.

Schulung der Endanwender durch die IT-Abteilungen ist nötig

Trotz der teilweise bestehenden EMail-Sicherheitsrichtlinien in den befragten Unternehmen und trotz der Tatsache, dass immerhin 83 Prozent davon ausgehen, dass Mitarbeiter den überwiegenden Teil der am Arbeitsplatz eingehenden Spam-Mails als solche identifizieren können, scheint eine kontinuierliche Schulung der Endanwender durch die zuständigen IT-Abteilungen dringend notwendig:

• 82% der Befragten nehmen an, dass die Mitarbeiter, die sich entscheiden, unaufgeforderte E-Mails zu öffnen oder zu lesen, das Ausmaß der Produktivitätsverluste nicht einschätzen können.
• Etwa die Hälfte der Interviewpartner glaubt nicht, dass die Beschäftigten ihres Unternehmens unverlangt erhaltene E-Mails in der Regel ohne vorheriges Öffnen löschen würden.
• Nur 51 Prozent schätzen, dass sich die Mitarbeiter der Risiken bewusst sind, die durch das Öffnen von Spam-Mails ausgelöst werden können.

Neben den Gefahren für die Unternehmensdaten, die via bösartigen Programmcode wie Viren oder Trojaner von Spam-Mails ausgehen können, drohen mitunter rechtliche Konsequenzen für arglosen Umgang mit Spam. Ganz unmittelbar jedoch können sich Produktivitätsverluste bemerkbar machen.

Berechnung des Produktivitätsverlustes

Vor allem im Hinblick auf die Produktivitätsverluste der Mitarbeiter besteht daher entsprechender Handlungsbedarf. Zur Veranschaulichung ein Beispiel auf Basis folgender Annahmen:

• Die Kosten für zusätzlichen Speicherbedarf infolge nicht gelöschter Spam-Mails werden nicht berücksichtigt.
• Die Kosten pro durchschnittlicher Arbeitsstunde betragen 50 Euro.
• Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Identifizierung und das Löschen einer Spam-Mail sowie die Wiederaufnahme eines Arbeitsschrittes bzw. eines Gedanken, der durch das Spam-Mail unterbrochen wurde, wird mit insgesamt 10 Sekunden pro Spam-Mail bewertet.

Beispiel: Ein Unternehmen mit 500 EMail-Accounts und durchschnittlich vier Spam-Mails täglich pro EMail-Account erleidet durch Spam-Mails Produktivitätsverluste mit einem finanziellen Schaden in Höhe von mehr als 60.000 EURO.

Martin Haas: "Der erste Eindruck lässt die Risiken, die von Spam-Mails ausgehen, zunächst einmal als wenig dramatisch erscheinen. Die Unternehmen sollten sich aber mit den Konsequenzen einer voraussichtlich noch zunehmenden Spam-Belastung auseinandersetzen. Ein positiver Nebeneffekt des Einsatzes einer Anti-Spam-Lösung ist die Tatsache, dass dem Endanwender deutlich weniger Eigenverantwortung im Umgang mit Spam-Mails überlassen wird."