Zwei Drittel der Unternehmen wollen mehr in CMS investieren

Einen Überblick über den Status quo, die Investitionsprioritäten der Entscheider und zukünftige Trends im Enterprise Content Management (ECM) in Deutschland gibt die neue Studie 'Enterprise Content Management - Von der Vision zur Realität'. Im Auftrag des ECM-Anbieters Ixos Software AG, Open Text und der Universität Kiel befragte das Forschungsunternehmen Dr. Pascal Siebert & Partners von April bis Mai dieses Jahres 320 Business Manager und IT-Entscheider aus deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.

Die Studienergebnisse: Über 80 Prozent der befragten Manager wollen in Zukunft das Thema Enterprise Content Management genauso stark ins Visier nehmen, wie sie sich in der Vergangenheit mit Enterprise Ressource Management (ERP) befasst haben. Wichtigste Voraussetzung für den ECM-Projekterfolg ist eine geschickte Einführungsstrategie. Laut Analyse wird die unternehmensweite Verwaltung von Inhalten bereits auf oberster Geschäftsebene thematisiert und unterstützt.

Allerdings verfügen in der Realität erst 31 Prozent der Unternehmen über eine entsprechende Strategie. Bei der Hälfte von ihnen ist die Enterprise-Contentmanagement-Strategie zwar erarbeitet, aber noch nicht offiziell kommuniziert. Jedes vierte Unternehmen arbeitet derzeit an einer umfassenden ECM-Strategie. Insgesamt 80 Prozent aller befragten Firmen haben bereits eine ECM-Strategie oder werden eine solche innerhalb eines Jahres entwickeln.

"Die IT-Manager sollten sich eine realistische Strategie zur Einführung von Enterprise Content Management zurecht legen. Diese ausführliche Planungsphase ist wichtig für einen mittelfristigen Projekterfolg, denn schließlich bildet ECM das Informationsrückgrat eines Unternehmens", rät Prof. Dr. Tobias Kollmann, Lehrstuhl für Electronic Business, Universität Kiel. In einem ersten Schritt definieren alle am Projekt Beteiligten, welche Informationen im Unternehmen maßgeblich zur Wertschöpfung beitragen. Für diese identifizierten Wertschöpfungsprozesse werden jeweils dann die einzelnen Lebenszyklen des Contents analysiert und beschrieben. Im Ergebnis liegt dann für jeden Wertschöpfungsprozess neben der Prozessbeschreibung auch eine kategorisierte Auflistung aller wichtigen Content-Träger vor. Auf dieser Basis werden schließlich effiziente Vorschläge zur Optimierung gemacht, skizziert Kollmann.

Die Studienergebnisse zeigen außerdem, dass für die meisten Mitarbeiter eines Unternehmens unstrukturierte Informationen - zum Beispiel in Form von E-Mails, Office- und PDF-Dokumenten sowie HTML-Seiten - von enormer Bedeutung sind. Für die tägliche Arbeit sind die Angestellten auf diese Daten besonders stark angewiesen. Strukturierte Daten aus Enterprise-Ressource- und Customer-Relationship-Management-Systemen hingegen werden vorwiegend von einzelnen Spezialisten im Unternehmen genutzt und bearbeitet.

Immerhin 40 Prozent der Befragten gaben an, Dokumente oft doppelt zu erstellen. In der Praxis legen Mitarbeiter Schriftstücke neu an, obwohl sie viel Zeit gewinnen könnten, indem sie ein vorhandenes Dokument einfach anpassen. Die Lösung sollen konsequente Ablagesysteme und personalisierte Suchmaschinen bieten. Doch die Mehrheit der Manager zweifelt daran, dass diese Werkzeuge die gewünschten Dokumente finden. Nicht einmal die Hälfte von ihnen glauben, dass ihnen Suchwerkzeuge die gewünschten Ergebnisse liefern können. Knapp 60 Prozent müssen mündlich bei Kollegen nachfragen, wo ein Dokument abgelegt ist. Als besonders schwierig erweist sich dabei die Recherche nach Dokumenten in anderen Abteilungen: Lediglich ein Drittel der Befragten verfügt über abteilungsübergreifende Suchwerkzeuge, und tatsächlich nur circa 30 Prozent finden damit die gewünschten Informationen.

Laut Umfrage sind die Business-Manager mit den bereits angeschafften Softwareprodukten im Unternehmen zufrieden. Allerdings ist die ECM-Systemlandschaft in den Unternehmen bislang noch sehr heterogen. Während die Unternehmen heute vor allem Lösungen mit Schnittstellen zwischen ausgewählten Funktionalitäten einsetzen, wünschen sich die IT-Entscheider für die Zukunft die technische Integration von vorhandenen Programmen, so die Studie.