In deutschen Unternehmen herrscht Datenchaos statt Knowledge-Management

Die Kehrseite dieser Medaille ist den Befragten dabei durchaus bewusst: Arbeitskollegen können auf solche Dokumente nicht digital zugreifen oder finden sie nur in einer aufwändigen Suchaktion im Aktenschrank ihres Kollegen wieder - von effizientem Wissensaustausch oder Wissensfluss im Unternehmen keine Spur. Das ergab eine Umfrage unter IT-Entscheidern deutscher Unternehmen aus allen Industriebranchen, die die COI GmbH   durchgeführt hat.

Demnach erklärten 89 Prozent der befragten Unternehmen , dass Wissensmanagement derzeit eines der Top-Themen sei. Besonders wichtig sind den Befragten die Themen Zugriff auf Informationen und die Informationssuche: Auf einer Skala von eins bis fünf wurde 'schnellere Suche' mit der Note: 1,77 bewertet. Gefolgt von 'besserer Zugriff auf Unternehmenswissen' (Note: 1,8), 'gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter' (Note: 1,91) und 'gesteigerte Auskunftsfähigkeit' (Note: 1,96). Dies sind die am meisten erhofften Vorteile eines Wissensmanagementsystems.

Da Theorie und Praxis allerdings noch weit auseinander klaffen, verliert ein Mitarbeiter mit dem Suchen nach Dokumenten viel produktive Zeit. Durchschnittlich wird über 25 Mal pro Woche den Umfrageergebnissen zufolge nach einem Dokument gesucht. Dabei fahndet der Suchende durchschnittlich bis zu fünf Minuten nach dem gewünschten Dokument.

29 Prozent der Befragten gaben an, dass ein "unbekannter Dokumentenname oder Speicherplatz" der Grund für das Scheitern der Suche ist. Weitere Ursachen für ein Nichtfinden sind "falsche Ablage des Dokuments" (26 Prozent) sowie "die Ablage auf lokalen Laufwerken oder externen Datenträger" (25 Prozent).