Agenturen sind besser als Pressestellen

Die Mappen, die von Agenturen zusammengestellt worden waren, seien deutlich serviceorientierter gewesen. Selbst wenn Agenturen oftmals nur kopierte Texte in die Mappen legten. Denn die Texte von Agenturen seien in der Regel nach journalistischen Ansprüchen formuliert und die Themenauswahl hätte dem Anlass - der CeBIT - entsprochen. Dennoch hatten auch diese Mappen, genau wie die der Unternehmen, Mängel.

Der entscheidende Mangel bei allen Mappen sei das Fehlen visueller Elemente gewesen. Fotos, Collagen und Grafiken wurden von allen Unternehmen und PR-Agenturen "stark" vernachlässigt. "Beim Illustrationsmaterial verschenken die Unternehmen viel zu oft die Möglichkeit, den Journalisten wirklich serviceorientiert mit PR-Material zu versorgen. Das ist schade, denn zum Beispiel hochwertige Fotos werden gerne verwendet", so Markus Walter von Walter Visuelle PR   . 77 Unternehmen offerierten gar keine Illustrationen. Die restlichen Mappen enthielten Produktfotos (16,3 Prozent), Portraitfotos (7,1 Prozent), Collagen (5,9 Prozent), Logos (4,5 Prozent) oder Screenshots (3,3 Prozent).

Auch die Aufmachung ließ oft zu wünschen übrig: Elf der Firmen verwendeten Schnellhefter, Folien oder eine einfache Heftklammer, um ihre Informationen anzubieten. Professionell gedruckte Mappen wurden von 132 Unternehmen verwendet. Acht Anbieter hatten Ihre Pressematerialien ausschließlich auf CD-ROM gespeichert.

Nur 30 Prozent der untersuchten Pressemappen waren mit einem "übersichtlichen" Inhaltsverzeichnis ausgestattet. 70 Prozent der Pressemappen enthielten keine aktuelle Pressemeldung, die einem sofort beim Aufschlagen ins Auge fiel. Immerhin acht Prozent der Mappen "überraschten" mit einer Broschüre als erstem Element. Weitere Einstiegsmaterialien waren Unternehmens-Backgrounder und Einladungen.

Die Kontaktaufnahme zum persönlichen Ansprechpartner auf der Messe konnte zudem interessierte Journalisten bei einigen Unternehmen durchaus vor Herausforderungen stellen. Lediglich acht Anbieter führten den Pressereferenten oder zuständigen PR-Berater in der Mappe auf einer separaten Seite auf. Telefonnummern vom Stand oder Handynummern wurden ebenfalls nur spärlich herausgegeben (insgesamt 23 Unternehmen). Selbst die Halle und Standnummer auf der CeBIT waren lediglich bei 62 Prozent angegeben.

Durchschnittlich wog eine Pressemappe 214 Gramm. Allerdings gab es auch hier deutliche Abweichungen: Die leichteste Mappe wog nur 40 Gramm, während die schwerste 515 Gramm auf die Waage brachte.