IT-Leiter werden mit Dokumentenmanagement allein gelassen

Bei der großen Mehrheit der Unternehmen (89 Prozent) werden die IT und der Dokumenten-Output von derselben Abteilung betreut. In 84 Prozent der Unternehmen übernimmt die IT-Abteilung die Wartung und in 60 Prozent der Fälle den Support der Geräte. Lediglich sechs Prozent der Unternehmen haben die Verwaltung der Output-Geräte ausgelagert, während es beim Support schon 27 Prozent sind.

Die Betreuung der Geräte bedeutet für die IT-Leiter "eine zusätzliche Bürde" zu ihren sonstigen Aufgaben. Zudem waren viele der Befragten der Meinung, dass je größer das Unternehmen sei, umso wahrscheinlicher bei einer derartigen Strategie Probleme auftreten könnten. Dieser Ansicht sind 38 Prozent der mittleren bis großen Unternehmen, während es bei Kleinstbetrieben lediglich 18 Prozent sind.

Im internationalen Vergleich finden vor allem die Italiener mit 29 Prozent und die Deutschen mit 23 Prozent diese Zusatzaufgaben belastend. In Großbritannien sehen 20 Prozent und in Frankreich 15 Prozent der IT-Manager ein Problem in der Betreuung von Output-Geräten.

"Die Studie zeigt, dass IT-Leiter in vielen Fällen mit der Betreuung der Dokumenten-Output-Geräte allein gelassen werden, obwohl sie dies nicht als ihre Hauptaufgabe ansehen", erläutert Frank Koths, Marketing Manager von Xerox Global Services   in Deutschland, die die Studie bei VNU Research   in Auftrag gegeben hatten. "Wir fragen uns, wie es möglich ist, dass so viele Unternehmen die kritische Bedeutung von Dokumentenmanagement für den Geschäftserfolg erkennen und dennoch so wenige von ihnen über eine entsprechende Strategie verfügen", so Koths weiter. Denn zwei Drittel der Befragten geben zu, zurzeit über keine Strategie für das Dokumentenmanagement zu verfügen.

Die Umfrage bestätigte auch, wie wichtig den Unternehmen Dokumentenmanagement ist. Von den 1.238 europaweit befragten kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen aus allen Branchen bestätigten zwei Drittel, dass Dokumentenmanagement im Büro "eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Unternehmens" spiele. Doch obwohl die Umfrage deutlich macht, dass Unternehmen Dokumentenmanagement effizient einsetzen wollen, verfügen lediglich ein Drittel (27 Prozent) der Manager über vollständige Informationen zu den Kosten ihrer Dokumenten-Output-Geräte bezüglich der Anschaffung, des Betriebs und Supports. Auf Europa bezogen mussten 19 Prozent der Unternehmen mittlerer Größe sogar eingestehen, dass "die Kosten für den Besitz, Betrieb und die Verwaltung der Dokumenten-Output-Geräte außer Kontrolle geraten".