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Europas Unternehmen beklagen Content-Management-Chaos
23.03.2006 (iBusiness) Lückenhaftes Content-Management sorgt nach wie vor in vielen europäischen Unternehmen für Risiken. Vom CM-Chaos besonders betroffen ist laut einer aktuellen Studie die elektronische Post, die oftmals unauffindbar in Datengräbern versenkt wird.
Insbesondere elektronische Post versickert laut Studie oftmals im Nirwana und kann nie wieder gefunden werden kann: Bei einer Mehrzahl der Unternehmen ist die Archivierung, Nachverfolgung und der Zugriff auf E-Mails, Sprachnachrichten und Instant Messaging nicht ausreichend geregelt. Und das obwohl 58 Prozent der befragten CIOs geschäftskritische Informationen mitunter einzig in Form von E-Mails vorliegen.
58 Prozent der Unternehmen wollen laut den Analysten einen schnellen Zugriff auf EMail-Informationen, um dort Vertragsvereinbarungen zu identifizieren. 37 Prozent möchten auf diese Weise Informationen nachverfolgen, die an Kunden gesendet wurden und 35 Prozent sehen dies als Instrument zur Kontrolle der Kommunikation im Fall rechtlicher Auseinandersetzungen. Aber dazu nicht in der Lage sind 52 Prozent der Organisationen, wenn der thematische Faden in einer Kette von EMail-Korrespondenz nicht von der ersten bis zur letzten Nachricht reicht. 47 Prozent können die E-Mails nicht nachverfolgen, wenn die benötigte Information in einem EMail-Anhang enthalten ist statt im Nachrichtentext. 42 Prozent können dies nicht, wenn die betreffenden E-Mails uneinheitlich gespeichert wurden.
Ebenfalls problematisch ist in vielen Unternehmen die Verwaltung von Papierdokumenten. So beschweren sich 71 Prozent der CIOs über lange Suchzeiten und den damit verbundenen Verlust an Produktivität. 61 Prozent der Unternehmen gaben an, dass sie bei einer Kontrolle, bei dem sie Dokumente zu Kontrollzwecken bereitstellen oder nachweisen sollen, wie diese Dokumente als Teile von Geschäftsprozessen verwendet wurden, diesen Forderungen nicht nachkommen könnten, sobald die Dokumente in verschiedenen Repositories abgelegt sind.
Die Studie hat Vanson Bourne im Auftrag von Filenet durchgeführt. Vanson Bourne befragte 200 CIOs aus europäischen Firmen mit einem Umsatz von mehr als 350 Millionen Euro.
Kommentar von Katrin Hofmann
CM-Defizit birgt Absatzpotential
Schon seit Jahren plagen sich Unternehmen damit herum, dass digitale und schriftliche Geschäftspost einmal verwendet danach für immer unauffindbar auf der Müllhalde landet. Weil dieser Zustand für die Unternehmen Risiken birgt, werden CMS-Hersteller und -Dienstleister künftig den Trumpf auf ihrer Seite haben. Erfolgversprechende Vertriebs- beziehungsweise Verkaufsargumente liefert eine aktuelle Studie, die wir Ihnen heute vorstellen.
