Ab 17. Dezember gültig: Das Whistleblower-Gesetz für alle ab 50 Mitarbeiter

Am 2. Juli 2023 ist nach der europarechtlichen Umsetzungsfrist das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen   (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) in Deutschland in Kraft getreten. Dieses Whistleblowergesetz regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).

Also diejenigen, die auf Missstände, wie bspw. Ethik-, Compliance- und Gesetzesverstößen im Unternehmen hinweisen, etwa aus den Bereichen Korruption, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.

Was Unternehmen tun müssen

Die internen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen. Das kann sein ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem wie etwa eine Plattform im Internet oder Intranet oder eine eigens für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen nach dem HinSchG eingerichtete EMail-Adresse.

Mündliche Meldekanäle können sein: Whistleblower-Hotline, Anrufbeantwortersystem
Auf Wunsch des Hinweisgebers sollte es über diese Kanäle auch möglich sein, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Hinweise in einem persönlichen Treffen zu besprechen.

Es besteht ausdrücklich keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Es wird lediglich vorgegeben, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden können. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen kann somit auf externe Anbieter von Meldeplattformen bzw. auf Ombudspersonen (etwa Rechtsanwälten) ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Garantien für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.

Für Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Einführung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen, droht eine Geldbuße in Höhe bis zu 20.000 Euro.

Zentral ist das Vertraulichkeitsgebot. Die internen Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt wird. Die Identität dieser Personen darf nur den zur Entgegennahme der Meldung sowie zur Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständigen Personen bekannt sein, sodass anderen Personen der Zugriff auf den internen Meldekanal verwehrt sein muss.

Innerhalb des Unternehmens müssen Meldestellen-Beauftragte bestimmt werden, die die Meldungen entgegennehmen, dem Hinweisgeber innerhalb der 7-Tage-Frist den Eingang der Meldung bestätigen, die Meldung prüfen, Folgemaßnahmen in die Wege leiten und die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen informieren. Konkrete Vorgaben dazu gibt es nicht, nur darf es nicht zu Interessenkonflikten kommen. Geschäftsführer oder Personalverantwortliche können aufgrund bestehender Interessenskonflikte grundsätzlich nicht Meldestellen-Beauftragte sein. Darüber hinaus müssen die Meldestellen-Beauftragten nach § 15 Absatz 2 HinSchG die notwendige Fachkunde besitzen - also beispielsweise ein Webinar besuchen.