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Zehn Regeln zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen
von Joachim Graf
22.12.2015 Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen. Weil immer mehr betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen heute per E-Mail abgewickelt werden, müssen die 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ' beachtet werden. Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post:
Bild: IQdoc
- E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
- E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
- Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
- E-Mail als Transportmittel muss nicht archiviert werden
Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
- E-Mails sind zu indexieren
Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
- E-Mails sind unverändert zu archivieren
Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
- Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in ein anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
- Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
- E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
- Rechnungen als E-Mails sind zulässig
Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
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