Papierloses Büro: In zwei von drei KMU noch ein Traum - Große sind weiter

Weitere 8 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Aktuell herrscht im Mittelstand allerdings noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand gerade einmal 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 9 von 10 (90 Prozent) auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen.

Im Mittelstand dominieren derzeit Insellösungen für einzelne Abteilungen. So nutzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Aber nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion. Die Folge ist, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 und 71 Prozent. Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal 4 Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 und 17 Prozent deutlich darüber.

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.