10 Tipps für ausgefallene Events, mit denen Agenturen jeden Kunden ködern

Im Büro steht die Hitze, kaum ein Geschäftspartner ist zu erreichen und die Hälfte der Kollegen sonnt sich in Südfrankreich oder Spanien am Strand. Das ist der richtige Zeitpunkt für etwas Vorfreude - und der Startschuss zu den Planungen für das nächste Kundenevent.

Auch wenn es erst im nächsten Frühjahr starten soll, mit den Vorbereitungen ist man nie zu früh dran. Schließlich soll das Event ein Erlebnis werden, das keiner so schnell vergisst. Mit der perfekten Planung, der optimalen Location und den richtigen Highlights wird Ihre Veranstaltung von Hamburg bis München, von Berlin bis Düsseldorf und von teuer bis sparsam ein voller Erfolg.

1. Planung bis ins kleinste Detail

Eine Party feiern ist Spaß, aber eine zu veranstalten ist ein Knochenjob. Das fängt bei der Planung an, die den größten Arbeitsaufwand bedeutet, geht weiter mit der Durchführung am großen Tag selbst und endet erst nach der Nachbereitung - nicht nach dem Aufräumen.

Eine professionelle Planung ist das Allerwichtigste für ein Firmenevent, das den Kunden begeistern soll. Selbstverständlich gibt es Eventagenturen, die den gesamten Prozess der Eventvorbereitung, Durchführung und Nachbereitung übernehmen können. "Ein Unternehmen kann auf diese Full-Service-Anbieter zurückgreifen, wenn im Unternehmen kein entsprechendes Knowhow verfügbar ist, wenn nicht ausreichend Manpower zur Verfügung steht oder wenn besondere Kreativität und Erfahrung gefragt ist", sagt Marketingexpertin Rita Löschke, Geschäftsführerin von Sinnwert Marketing  . Auch wenn man den Großteil der Arbeit abgibt, um einige Dinge muss man sich dennoch selbst kümmern.

Zielgruppe:
Für wen soll das Event sein? Für die wichtigsten Kunden, für potenzielle Neukunden, für sonstige Geschäftspartner, für Journalisten, für die eigenen Mitarbeiter? Je genauer die Zielgruppe definiert ist, desto effektiver kann man sie mit dem richtigen Event ansprechen. Dabei macht es nicht unbedingt einen Unterschied, ob nun in der Interaktivbranche oder einer anderen geladen wird. "Auch die Internetbranche kann zum Oktoberfest einladen, eine klassische Gala organisieren oder mit Kunden ein Sportevent auf dem Nürburgring gestalten" sagt Rita Löschke.

Zeit:
Wie viele Gäste zusagen, hängt oftmals vom Zeitpunkt ab: Die Sommerferien, die Wochen vor der wichtigsten Branchenmesse oder der Abend des Deutschland-Halbfinalspiels bei der Fußball-WM eignen sich weniger - es sei denn man lädt zur Fußball-Party. Hilfreich ist, den Termin frühzeitig mit einem Save-The-Date bekannt zu geben, auch wenn die Party selbst noch nicht geplant ist.

Konzept:
Im Vorfeld sollte man sich überlegen, was die Ziele der Veranstaltung sind. Nicht nur sie müssen in das Konzept einfließen, sondern genauso sollten sich die Unternehmenskultur und die Positionierung der Produkte darin wiederfinden. "Man versucht immer, die individuelle Botschaft des Unternehmens in dem Event unterzubringen" beschreibt Jörg Seng, Geschäftsführer der Live-Marketing-Agentur Commotion  . Mit diesen Eckpunkten gilt es, sich ein einzigartiges, erlebnisorientiertes und kreatives Veranstaltungskonzept zu überlegen. Die Veranstaltung soll ein emotionales Erlebnis schaffen, das einzigartig ist und Erlebnischarakter hat, damit sie in den Köpfen der Besucher bleibt. Sei es nun ein Tag der offenen Tür, ein Dinner, eine Party oder ein Actionevent.

Location:
Der Veranstaltungsort ist zugleich bereits Teil des Konzepts und sollte deshalb sorgfältig passend zum Event und zur Zielgruppe ausgewählt werden. Gleichzeitig muss die Infrastruktur stimmen: An Parkmöglichkeiten, Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel, genügend Toiletten, eine gute Akustik, optimale Temperierung und Internetzugang sollte gedacht werden. Wer wenig Manpower und ein überschaubares Budget zur Verfügung hat, dem rät Jörg Seng, in eine Bar oder ein Restaurant einzuladen. "Je nach Anspruch kann man hier bereits mit 60 bis 80 Euro pro Person dabei sein." Zudem seien solche Lokalitäten "leicht bespielbar", weil Dekoration, Bewirtung und Küche bereits vor Ort seien. Der Nachteil laut dem Eventmanager: Eine Bar oder ein Restaurant habe wenig Individuelles und sei daher austauschbar.

Budget:
Das Budget sollte im Voraus festgelegt werden, denn danach richten sich Größe und Ausstattung des Events. Dabei muss ein Kundenevent nicht immer teuer sein. Eine pauschale Aussage, welche Art von Location für welchen Budgetumfang geeignet ist, lässt sich kaum treffen. "Die Art des Events sagt nicht unbedingt etwas über die Kosten aus", ist sich Rita Löschke sicher. "Eine Messe oder auch eine Sportveranstaltung kann sowohl mit großem finanziellen Aufwand als auch mit schmalem Budget realisiert werden. Stimmt die Idee, kann auch ein kostengünstiges Event einen riesigen Effekt erzielen."

Kooperationen:
Aus finanziellen Gründen lohnen sich oftmals Sponsoren, die zum Beispiel das Catering übernehmen. Aber der Partner sollte nicht irgendjemand sein, sondern sorgfältig ausgewählt werden. Schließlich soll er zur Marke, zur Botschaft des Unternehmens und zur Zielgruppe passen.

Dienstleister:
Finger weg von Amateuren! Damit ist nicht nur die Eventagentur gemeint. Sondern genauso diejenigen, die vor Ort unterstützen: Gerade der Kellner, die Hostess und der Portier sind diejenigen Personen, mit denen der Gast am häufigsten in Kontakt kommt. Ihr Eindruck färbt auf das Unternehmensimage ab.

Rita Löschke stellt Eventorganisatoren auf Ihrer Homepage eine Checkliste   für die richtige Planung zum Download bereit.

Zehn Ideen für ausgefallene Kundenevents:

Actionevents sind eine gute Idee, wenn man den Kunden aktiv einbeziehen statt nur passiv zuschauen und essen lassen möchte. Sie wecken schon bei der Einladung Interesse und Neugier, was sich positiv auf die Teilnehmerzahl auswirken kann. Auch wer seinen Mitarbeitern bei einer Firmenfeier oder mit einem Incentive seine Wertschätzung zeigen möchte, liegt damit richtig. Geocaching: Mit GPS-Gerät oder mit Karte und Kompass ausgerüstet suchen die Teilnehmer in Gruppen die zuvor platzierten Caches und lösen die Rätsel oder Aufgaben. Ein Sektempfang zu Beginn und eine Grillparty oder ein Dinner am Ziel runden das Outdoorevent ab. Wer etwas Geocaching-Erfahrung hat, und den vielen Aufwand nicht scheut, kann die Rallye selbst organisieren - und spart sich eine Menge Geld für den Dienstleister. Andere greifen auf Geocaching-Anbieter wie Bitou   zurück, wo man das Event für bis zu 1.000 Personen in ganz Deutschland und mit firmenspezifischen Rätseln buchen kann. Kosten: € Tablet-Schnitzeljagd: Bei dieser Rallye helfen Tablet-PCs den Gruppen, ihre Ziele zu finden und die Aufgaben zu lösen. Basis dafür ist eine App, die die Teilnehmer durch die Stadt oder das Gelände begleitet und ihnen die Aufgaben stellt. Wer sich nicht die Mühe machen will, selbst ein Spiel zu gestalten und eine Anwendung zu programmieren, kann zum Beispiel auf die App Tabtour   von Teamgeist zurückgreifen, die den Deutschen Tourismuspreis 2012 bekommen hat. Kosten: € Open-Air-Kino: Klar kann man mit den besten Kunden zum Open-Air-Kino in der Stadt gehen. Aber viel persönlicher ist es doch, ein eigenes Freiluftkino zu veranstalten. Dazu reserviert man den Innenhof des Bürogebäudes, mietet eine Großbildleinwand mit professionellem Projektor, einem spannenden Film und einen LKW voller Stühle. Nicht zu vergessen: Die Lizenz  , die zum Vorführen des Films berechtigt. Für den Hunger der Gäste gibt es ein Buffet oder ein Barbecue. Kosten: € Kochkurs/Bierbraukurs/Lebkuchenbaukurs: Für ein Kundenevent im kleinen Kreis sind kulinarische Kurse eine besonders gesellige Idee: Die Liste der Varianten ist lang: Kochen, Cocktails mixen (Achtung, viel Alkohol!), Bier brauen, Backen oder Lebkuchenhäuser bauen. Hierbei sollte man sich ganz auf Spezialisten verlassen, die die Location organisieren und die Kurse professionell leiten. In München bieten zum Beispiel die Küchenteufel   verschiedene Kochkurse für maximal 30 Personen in Wohnzimmeratmosphäre an. In Hamburg kann man Kochevents zum Beispiel im Hamburger Kochsalon   mieten. In Düsseldorf kochen Unternehmen mit Fernsehkoch Dirk Hoffmann bei Da Cookste   und in Berlin im Kochatelier  . Kochkurse in ganz Deutschland oder auch Braukurse kann man über die Firmenkundesparte von Mydays   buchen. Kosten: €€ Krimidinner: Während eines Mehr-Gänge-Menüs sollen die Gäste einen Kriminalfall lösen. Ein darauf spezialisierter Dienstleister plant alles von Anfang bis Ende und organisiert die Location sowie die Statisten. Bei manchen Anbietern kann man die Kriminalgeschichte sogar auf die eigenen Wünsche zuschneiden lassen. Zum Beispiel bei der Agentur Erlebnisraum   kann man zwischen verschiedenen Stücken, Locations und Gruppengrößen wählen - und das in verschiedenen Städten. Auch eine Krimirallye mit Smartphones, Digitalkameras und Funkgeräten gibt es. Kosten: €€ Olympiade: Hier ist eine Menge Kreativität gefragt - oder eine Eventagentur. Denn für die Olympiade muss man sich viele lustige Spiele ausdenken, die genau vorbereitet werden müssen. Ob Baumstamm-Weitwurf, heißer Draht, Kerzen mit der Wasserpistole ausschießen oder Hüpfball-Rennen, die gemeinsame Herausforderung, die frische Luft und das Abenteuer begeistern auch, oder erst recht, Manager und Agenturmenschen, die normalerweise den ganzen Tag im Großstadtbüro verbringen. "Wegen des gemeinsamen Abenteuers haben sich die Teilnehmer, auch wenn die Gruppe noch so heterogen ist, am Abend viel zu erzählen", erläutert Jörg Seng die Vorzüge. Kosten: €€ Kino-Matinée: Laden Sie Ihre Kunden doch mal zu einer exklusiven Sonntags-Matinée ins Kino ein. Viele Kinos bieten Firmenkunden exklusive Filmvorführungen mit Bewirtung an. Vor dem Film kann man die Gäste zum Beispiel mit einem Themen-Cocktail begrüßen. Etwa mit einem Martini bevor der neueste James-Bond-Streifen startet. Kosten: €€ Bild: Diana-Maria Brose Diana-Maria Brose, Ivento Kartrennen: Bei einem Kartrennen gegeneinander anzutreten, ist ein besonderes Erlebnis für jeden Kunden - nicht nur für die männlichen. Zum Beispiel im Süden Deutschlands kann man sich auf der 850 Meter langen Outdoor-Strecke der Kartbahn München-Garching-Hochbrück   austoben. Die Indoor-Bahn Magic Kart   in Hilten bei Düsseldorf bietet Firmenevents für bis zu 40 Personen an. Das Kartland   in Berlin schnürt auf Wunsch Komplettpakete zum Beispiel mit Produktpräsentation, Begleitprogramm und Catering. Einsath Speed & Fun Karting   in der Nähe von Hamburg bietet exklusive Bahnvermietungen für Veranstaltungen bis zu 500 Personen an und hat eine große Auswahl an Pokalen für die abschließende Siegerehrung. Kosten: €€€ Dampferfahrt: In vielen Städten bieten sich Schifffahrten auf den lokalen Flüssen und Seen an. Zum Beispiel eine Schifffahrt von Düsseldorf nach Köln und wieder zurück ist einer der Favoriten von Diana-Maria Brose, Inhaberin von Ivento Projekt- & Eventmanagement   aus Krefeld. Ihre Begründung: "Das Wasser und die Option, sich drinnen und draußen aufhalten zu können, bieten jedem die Möglichkeit, sich frei zu entfalten. Die Fahrt auf dem Schiff fühlt sich fast wie ein kurzer Urlaub an. Die Menschen sind viel entspannter und man kann dennoch die Arbeit abschließen und dann den Tag mit einer Party unterm freien Himmel ausklingen lassen." Im Rheinland kann man zum Beispiel die MS Düsseldorf   für Eventfahrten mieten. In Hamburg organisiert Maritime Touren   Hafenrundfahren und über die Flüsse und Seen Berlins und Brandenburgs schippert der Schiffskontor  . Auf dem Starnberger, dem Ammer- oder dem Tegernsee nahe München kann man bei der Bayerischen Seen-Schifffahrt   buchen. Wer sich mehr Abenteuer und Action auf dem Wasser wünscht, kann bei Mydays in ganz Deutschland Floßfahrten buchen. Kosten: €€€ Geländewagenabenteuer: Davon hat schon so mancher geträumt: Einmal mit einem Original Camel Trophy Landrover durch unwegsames Gelände zu fahren. Zum Beispiel im TFR Motor, Erlebnis & Fun Park   in Zossen bei Berlin können Agenturen ihren Kunden diesen Wunsch erfüllen. Im Geländewagen mit Vierradantrieb geht es über halsbrecherische Schrägen, wüstenähnliche Übungsanlagen oder durch einen bergigen Wald. Neben dem Offroad-Park stehen Schulungsräume zur Verfügung und man kann ein Barbeque oder Dinner im Anschluss bestellen. Alternativ gibt es unter anderem bei Osnabrück den Offroadpark Fursten Forest  , den Offroadpark Langenaltheim   bei Ingolstadt oder den Offroadpark Nürburgring  . Kosten: €€€

2. Die kürzeste Phase: die Durchführung

Nachdem der größte Teil der Arbeit getan ist - die Planung - geht es endlich los. Alle Mitarbeiter sind gebrieft, jeder weiß, was er zu tun hat. Jeder ist sich darüber bewusst, dass er (wie auch alle anderen) das Aushängeschild des Unternehmens ist und sich entsprechend verhalten sollte. Wenn während des Events alles nach Plan läuft, dürfte nicht mehr viel zu sagen sein. Wichtig ist, dass die Zeitpläne eingehalten werden, dass man im Zweifel noch Getränke beim Lieferanten nachbestellen kann, und dass immer mindestens ein nüchterner Mitarbeiter mit Auto und viel Improvisationstalent zur Stelle ist.

3. Nicht zu vergessen: die Nachbearbeitung

Nach dem Event ist es nicht einfach damit getan, aufzuräumen und die Rechnungen zu bezahlen. Denn im Anschluss können Veranstalter viele Erkenntnisse über die Feier gewinnen und sich bei den Kunden noch einmal nachhaltig in Erinnerung rufen. "Eine gute Nachbereitung zeichnet sich übrigens durch schnelle Reaktionen aus", ermahnt Rita Löschke. Deshalb solle man bereits im Vorfeld die Nachbereitung zeitlich einplanen und die nötigen Ressourcen blocken.

• Feedback: Falls die Besucher selbst die Veranstaltung bewerten sollten, müssen die Fragebögen ausgewertet werden. Zusätzlich sollten das Organisationsteam und das Management ein Feedback abgeben. Dadurch können positive Aspekte beim nächsten Mal wiederholt werden und Verbesserungsvorschläge sowie Kritik in die Planung der nächsten Partys einfließen.
  
• Dankesschreiben: Mit einem Dankesschreiben ruft man die Veranstaltung bei den Besuchern noch einmal in Erinnerung. Sie werden sich besonders freuen, wenn Sie Fotos des Events und vielleicht die vorgestellten Präsentationen mitschicken. Auch an die Kunden, die nicht kommen konnten, sollte man noch einmal denken. Nach dem Motto "Schade, dass Sie nicht dabei waren" können Sie ihnen ausgewählte Bilder und ebenfalls die Präsentationen schicken.
  
• Öffentlichkeitsarbeit: Je nach Event bietet es sich an, eine Pressemitteilung mit einigen Impressionen und Zitaten zu veröffentlichen.
  
• Erfolgsmessung: Wenn das Event auf Lead- oder Auftragsgenerierung ausgelegt war, müssen nun alle Kontakte und Gespräche nachbereitet und archiviert werden. Außerdem sollte auf lange Sicht überprüft werden, ob die vorher definierten Umsatzziele erreicht wurden.

Events sind in erster Linie durch ihre Vergänglichkeit geprägt. Damit sie aber trotzdem möglichst lange im Gedächtnis bleiben, muss man ihnen Einzigartigkeit und den Eventcharakter verleihen. Und das ist nicht unbedingt teuer: "Viele Manager sind hochklassige Events gewöhnt und somit ist dies nichts Besonderes mehr" weiß Svenja Schirk aus Erfahrung. "Gerade diese Zielgruppe ist froh, auch einmal etwas Unkonventionelles zu erleben." Daher könne auch die Kneipe um die Ecke der optimale Ort sein, wenn sich die Gäste wohlfühlen, die Atmosphäre passt und das Rahmenprogramm stimmt. Denn das Wichtigste ist, dass die Kunden das Unternehmen von der persönlichen Seite kennenlernen und es positiv in Erinnerung behalten.

P.S.: Nicht vergessen: Am 7.11. feiert iBusiness die 'Branchenparty V.22' in München - halten Sie sich den Abendtermin schon einmal frei.