Workation-Trend: Darauf muss man wirklich achten

Wenn vor allem die Entscheidungsträger in digitalen Unternehmen über Mitarbeiterbildung, Employer Branding und neue Formen der Arbeitsorganisation nachdenken, dann fällt in letzter Zeit bei geplanten New-Work-Konzepten immer öfter der Begriff 'Workation'. Dieses Kunstwort setzt sich aus den Begriffen 'Work' für Arbeiten und 'Vacation' für Urlaub zusammen. Bei dieser Form von Arbeitsurlaub geht es also darum, beruflichen Aufgaben nachzugehen - und das an einem Ort, der sich zugleich als Urlaubsort eignet. Also quasi Homeoffice auf Caipirinha.

Der Bedarf ist da: Laut der Work from here-Studie   möchte fast die Hälfte der Deutschen, die im Homeoffice arbeiten, gerne ab und zu von einem anderen Ort aus arbeiten. Über die Hälfte würde sogar lieber den Arbeitsplatz an den Urlaubsort verlegen, als zu Hause Urlaub zu machen, so die Studie des Reiseportals, für die 8.000 Angestellte in sechs Ländern befragt wurden.

Die dahinterstehende Hoffnung, die Personalverantwortliche, Führungskräfte und Mitarbeitende teilen: Der Aufenthalt an einer Urlaubslocation als Arbeitsort soll ein wertvolles Plus an Kreativität wecken und neue Sichtweisen begünstigen, weil etablierte Arbeitsabläufe aufgebrochen werden. Der Spaziergang am Strand oder die lange Bergwanderung sorgen zum einen für neue Ideen und bei dem auf Workation Befindlichen für ein hohes Maß an Zufriedenheit - sowohl im Job als auch mit der eigenen Lebenssituation.

Workation erweitert das seit vielen Jahren durch die Social-Media-Feeds geisternde Konzept der Digital Nomads auf Menschen mit Festanstellung - sind die Digitalen Nomaden doch überwiegend IT- und Media-Freelancer.

Doch wie kann man solch ein Konzept real im Unternehmen umsetzen? Worauf muss man achten - als Unternehmensverantwortlicher wie auch als angestellte Nutznießende eines Workation-Aufenthalts? Und wo sind die Stolpersteine, über die man wenig spricht?

"Der größte Stolperstein von Workation heißt A1", weiß Doris Schuppe . Die Kommunikationsexpertin betreibt seit über sieben Jahren den Coworking-Space   Rayaworx   in Santanyí, 50 Kilometer südöstlich von Palma de Mallorca - und vier Kilometer vom Strand. Sie hat freiberufliche UrlauberInnen und fernarbeitende Programmierer betreut. Sie kennt die Tücken der Fernarbeit und die Kniffe im Versicherungshandling und Steuerrecht.

Im Videopodcast berichtet sie aus ihrer Erfahrung, erzählt über den Business-Einbruch, den sie während Corona erlebt hat und schildert die kleinen und großen Workation-Freuden.

Die Vorteile von Workation sieht sie auch:

1. Dass man den Arbeitsort dorthin verlegt, wo nicht der Schreibtisch steht, sondern wo man produktiv ist.
   
2. Dass Arbeitnehmende durch Workation glücklicher, produktiver und entspannter werden und Teambuilding einfach ist.
   
3. Dass Generation Z und Generation Alpha auf einen flexiblen Arbeitsort bestehen.
   
4. Dass Workation ein Alleinstellungsmerkmal für Unternehmen ist, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und im War for Talents zu punkten.
   
5. Dass Workation stressbedingte Arbeitsausfälle reduzieren kann, weil man Arbeit und Leben miteinander in Einklang bringen kann.

Jedoch ist "alles nicht so einfach", wie Doris Schuppe erzählt. Zu klären ist bei Workation:

• Das Arbeitsrecht: Unternehmen sollten die wesentlichen Voraussetzungen der Arbeit im Ausland in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festhalten. Dies gilt auch, wenn Mitarbeitende die Workation vorschlagen.
  Bei vorübergehenden Auslandseinsätzen wird in der Regel das Arbeitsrecht des Entsendestaats angewandt. Bestimmte Regelungen, wie Arbeitszeit, Arbeitsschutz und Mindestlohn richten sich jedoch immer nach dem Recht des Staates, in dem der Workation-Aufenthalt stattfindet. In vielen europäischen Ländern sind Meldeplichten zu beachten, die meist vor Aufnahme der Tätigkeit (in der Regel online) erfüllt werden müssen.
  
  
• Der Aufenthaltstitel: Die wichtigste Frage vor einem Auslandsaufenthalt gilt dem Aufenthaltsrecht. Innerhalb der EU sind EU-Bürger durch die Freizügigkeit privilegiert. Aufenthaltsrechtlich ist also der Workation-Wunsch von EU-BürgerInnen. In Drittstaaten (Schweiz, Türkei, Großbritannien...) ist Erwerbstätigkeit dagegen in der Regel nur mit einem entsprechenden Aufenthaltstitel zulässig. In der Praxis wichtige Aufenthaltstitel sind neben der Blauen Karte EU   die ICT-Karte  , die die Mobilität in der EU bei unternehmensinternem Transfer regelt.
  
  
• Das Sozialversicherungsrecht: Das anwendbare Sozialversicherungsrecht richtet sich nach dem Ort der Beschäftigung. Für Workations, also vorübergehende Aufenthalte, existieren nach EU-Recht und nach den mit außereuropäischen Staaten bestehenden Sozialversicherungsabkommen Ausnahmen, die den Verbleib im Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes festlegen. Innerhalb der EU gilt bei Entsendungen von bis zu 24 Monaten das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaats weiter. In Europa gilt das Sozialversicherungsrecht des Wohnmitgliedsstaats auch dann weiter, wenn dort bei gleichzeitiger Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten ein wesentlicher Anteil von mindestens 25 Prozent der Tätigkeit erbracht wird. Das hilft daher auch bei internationalen Homeoffice-Fällen.
  
  
• Die Einkommensteuer: Wer längere Zeit im Ausland arbeitet, muss prüfen, ob es mit dem betreffenden Land ein Doppelbesteuerungsabkommen gibt. Einkommensteuererklärungspflicht ist Arbeitnehmerpflicht, und für die Anmeldung zur Lohnsteuer ist der Arbeitgeber verpflichtet. Er muss prüfen, ob er für den betreffenden Arbeitnehmer bzw. für die betreffende Arbeitnehmerin in einem anderen Land Lohnsteuer abführen muss.
  
  
• Die Betriebsstätte: Geklärt werden muss, ob die Workation der Arbeitnehmenden für den Arbeitgeber im Ausland eine Betriebsstätte gründet. So gründen zum Beispiel geschäftsführende Arbeitende schnell eine Betriebsstätte. Es kann daher sinnvoll sein, dass während einer Workation bestimmte Tätigkeiten nicht ausgeübt werden dürfen, wie zum Beispiel das Unterzeichnen von Verträgen.
  
  
• Der Datenschutz: Geklärt werden muss, ob vor allem personenbezogene Daten bei der Übertragung von der Workation-Stätte sicher sind. Mitarbeitende verpflichten sich ja für gewöhnlich, dass sie beim mobilen Arbeiten alle Datenschutzvoraussetzungen erfüllen. Das muss auch beim Workation erfüllt sein.
  
  Und dann gibt es natürlich auch noch
  
• die A1-Bescheinigung: Die A1-Bescheinigung bei grenzüberschreitender Erwerbstätigkeit   dokumentiert, dass die im Ausland erwerbstätige Person weiter dem deutschen Recht unterliegt. Seit dem 01. Januar 2022 sind auch Selbständige verpflichtet, die Ausstellung der A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen, wenn sie für einen befristeten Zeitraum grenzüberschreitend innerhalb der EU oder in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland tätig sind. Die Beantragung ist über das Portal SV.net   vorzunehmen.

Ob Workation sich am Ende lohnt? Doris Schuppe nickt in jedem Fall heftig mit dem Kopf. Wenn man durch das Procedere durch ist, hat sie erfahren, überwögen die positiven Effekte bei weitem: "Ich habe erlebt, wie ein neuer Mitarbeiter, ein Software-Entwickler, der seinen ersten Arbeitstag mit Coworking bei uns verbracht hat, völlig begeistert war. Er hat allen erzählt, dass sei das Zünglein an der Waage gewesen, sich für diesen Arbeitgeber zu entscheiden."