Elektronische Rechnungen sind auf dem Vormarsch

So gaben 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger an, dass sie die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung bevorzugen - rund 20 Prozentpunkte mehr als in der vorherigen Befragung aus dem Jahr 2015. Und es ist damit zu rechnen, dass der Anteil elektronischer Rechnungen weiter steigt: Sechs von zehn Rechnungsversendern und -empfängern wollen den digitalen Anteil steigern. Die Empfänger wollen dieses Ziel überwiegend durch die Ansprache ihrer Lieferanten erreichen.

Als Haupttreiber für den Trend zur elektronischen Rechnung sehen die Unternehmen Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungsverarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen. Die Anpassung der internen Prozesse und die Suche nach in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbaren technischen Lösung sind demnach die größten Herausforderungen für die Unternehmen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. Deutlich zeigt sich aber auch, dass die Schere bei der Prozessdigitalisierung zwischen kleinen und großen Unternehmen auseinandergeht. So haben rund drei Viertel der großen Unternehmen digitale Bearbeitungsprozesse für elektronische Rechnungen und die Hälfte nutzt strukturierte Rechnungsdaten, die vom Versender zur Verfügung gestellt werden.

Kleine Unternehmen bearbeiten elektronische Rechnungen dagegen häufig gar nicht selbst im Haus: Knapp ein Viertel von ihnen leitet sie an externe Dienstleister - wohl häufig den Steuerberater - weiter. Bei vielen Unternehmen besteht weiterhin hohes Digitalisierungspotential: So drucken vier von zehn Unternehmen eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. 42 Prozent erfassen die Rechnungsdaten nochmals manuell in den internen Systemen, obwohl die Rechnungsdaten ja bereits in digitaler Form vorliegen.

Trotz der Pflicht, elektronische Rechnungen im (digitalen) Original zu archivieren, tun dies rund ein Drittel der kleinen Unternehmen nicht. Und gar 68 Prozent von ihnen haben keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen für Rechnungsbearbeitung und -archivierung.