Öffentliche Verwaltung tut sich schwer beim digitalen Arbeiten

Beim Einsatz moderner Technologien ist der öffentliche Sektor ebenfalls zurückhaltender als die Privatwirtschaft. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie 'Potenzialanalyse Resilienz' von Sopra Steria   in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut  .

Ein erheblicher Teil der Verwaltungen in Deutschland hat den Stresstest Corona bestanden. Unterschiede zeigen sich auf den föderalen Ebenen: Bis Ende 2020 konnten laut Beamtenbund auf Bundesebene 67 Prozent der Beschäftigten dauerhaft ins Homeoffice wechseln, auf Landesebene waren es 55 Prozent und auf kommunaler Ebene 37 Prozent. Doch auch nach über einem Jahr Corona-Pandemie zeigt sich, dass zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten für Bund, Länder und Kommunen weiterhin eine akute Herausforderung ist, so die Studie.

Das liegt auch daran, dass das papierlose Büro noch kein flächendeckender Standard ist. "Mitarbeitende von Behörden können nicht einfach Akten mit nach Hause nehmen und abends in ihren privaten Schrank legen. Sie müssen die Dokumente gegen fremden Zugriff sichern, teilweise auch vor Feuer schützen", sagt Ulf Glöckner, Head of Public Sector bei Sopra Steria Next.

Das soll sich künftig ändern: Digitalisierungsvorhaben wie E-Akte und E-Scannen werden die Resilienz der öffentlichen Verwaltung künftig weiter steigern. Diese Programme hätten bereits jetzt einen großen Anteil daran, dass Behörden schnell auf dezentrales Arbeiten umschalten konnten. Weitere Vorhaben der IT-Konsolidierung, wie die bundesweit abgestimmte Lösung zur Einführung der elektronischen Personalakte, sollen dafür sorgen, dass deutlich mehr Verwaltungsfachkräfte dezentral arbeiten können.

Kommunikation mit dem Bürger leidet

Als weitere Herausforderung betrachten sieben von zehn Verwaltungen, wie sie die von Bund und Ländern geplanten Corona-Maßnahmen umsetzen. Das Überführen der Verordnungen in praktisches Verwaltungshandeln bindet eine Menge Ressourcen. Mehr als die Hälfte der Behörden (54 Prozent) hat zudem Probleme bei der Kommunikation, sowohl mit den Bürgerinnen und Bürgern als auch intern. "Im Homeoffice fehlt der kurze Dienstweg, also der Informationsaustausch über den Schreibtisch hinweg oder auf dem Weg zur nächsten Besprechung. Die Umgewöhnung dauert in Behörden sicherlich etwas länger als in Wirtschaftsunternehmen, in denen bereits häufiger standortübergreifend gearbeitet wird", erläutert Change-Management-Experte Ulf Glöckner.

Langsame Annäherung an neue Technologien

Die Steigerung der Widerstandsfähigkeit bleibt für jede zweite Behörde über die aktuelle Krise hinaus ein strategisches Thema. Das gilt auch für die Behörden-CIOs: 63 Prozent der öffentlichen Verwaltungen haben in die Sicherheit ihrer IT-Systeme gegenüber Cyberangriffen investiert. 47 Prozent haben IT-Personal aufgestockt, beispielsweise in Schulen, und jede dritte Behörde besitzt inzwischen mehr Kapazitätsreserven in den Rechenzentren.

Eine spürbare Steigerung der Nutzung neuer digitaler Technologien ist als Folge der Corona-Pandemie noch nicht zu spüren, so die Studie. Ein Fünftel der befragten Verwaltungen setzt beispielsweise gezielt auf Cloud Computing, um schneller und flexibler zu sein. Die Automatisierung von Prozessen ist für elf Prozent als resilienzfördernde Maßnahme ein Thema, die verstärkte Auswertung von Daten für neun Prozent.