Checkliste EMail-Überwachung: Was Arbeitgeber dürfen

"Hinsichtlich der Überwachung der EMail-Korrespondenz ist zwischen mehreren Fällen zu unterscheiden: zwischen privater und dienstlicher Nutzung und hierbei wiederum zwischen der Überwachung von Verbindungsdaten und den Inhalten der E-Mail-Kommunikation", argumentiert der Fachanwalt Dr. Christian Ostermaier   von der Münchner Rechtsanwaltskanzlei SNP Rechtsanwälte  . Er hat eine Checkliste zusammengestellt, die darüber aufklärt, was erlaubt ist und was nicht:

1. Überwachung der Verbindungsdaten bei dienstlicher Nutzung: Die Überwachung und Aufzeichnung der Verbindungsdaten sowie der Ziel- und Sendeadressen bei rein dienstlichen E-Mails wird von der wohl herrschenden Meinung als zulässig angesehen.
   
   
2. Überwachung von Textinhalten bei dienstlicher Nutzung:Die Zulässigkeit der Kontrolle der Inhalte der dienstlichen E-Mails ist umstritten. Während es unbestritten ist, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, den allgemeinen dienstlichen Schriftverkehr zu kontrollieren, wird dies für dienstliche E-Mails zum Teil bestritten.
   Zum Teil wird hier auch danach differenziert, ob die E-Mails an einen zentralen E-Mail-Account gerichtet sind oder an den E-Mail-Account eines einzelnen Mitarbeiters. Unter dem Gesichtspunkt, dass der allgemeine Schriftverkehr mehr und mehr durch die EMail-Kommunikation ersetzt wird und auch E-Mails als Handelsbriefe den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, muss auch die Kontrolle und Kenntnisnahme dieser EMail-Korrespondenz durch den Arbeitgeber zulässig sein. Der Mitarbeiter muss hier in jedem Fall damit rechnen, dass die E-Mails archiviert werden und dann auch durch Dritte zur Kenntnis genommen werden können.
   
   
3. Überwachung der Verbindungsdaten bei privater Nutzung:
   Auch bei privater EMail-Korrespondenz am Arbeitsplatz ist die Erfassung von Datum, Uhrzeit und Datenvolumen zulässig, nicht aber die Erfassung der Ziel- und Absenderadressen. Für die Telefonnutzung, die der E-Mail-Nutzung vergleichbar ist, hat die Rechtsprechung entschieden, dass zwar Datum, Uhrzeit und Dauer von Telefonaten aufgezeichnet werden dürfen, nicht jedoch die gewählten Rufnummern.
   
   
4. Überwachung von Textinhalten bei privater Nutzung:
   Die Überwachung der Inhalte von privaten E-Mails am Arbeitsplatz durch den Arbeitgeber ist nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig. Um sicherzustellen, dass bei einer eventuellen Kontrolle auch sicher ist, dass diese E-Mails nicht kontrolliert werden, empfiehlt es sich, die E-Mails als "privat" zu kennzeichnen. Allenfalls bei einem begründeten Verdacht von Straftaten oder schweren Vertragsverletzungen kann im Einzelfall eine Kontrolle in Betracht kommen.

Dr. Christian Ostermaier ist Autor des iBusiness-Leitfadens Der freie Mitarbeitervertrag, eine detailliert erklärte Betrachtung eines Freelancer-Mustervertrages mit Musterklauseln zum Herunterladen.