Checkliste: E-Procurement erfolgreich nutzen

Neben den konventionellen Absatz- und Beschaffungskanälen setzen größere Unternehmen heute verstärkt auf elektronische Lösungen, etwa Webshops, Sourcing-Marktplätze oder Electronic Procurement mit Kataloganbindung. Ein ganz anderes Bild zeigt sich bei mittelständischen Unternehmen: Weder beim Absatz noch bei der Beschaffung spielt das Web für sie eine große Rolle. Das produzierende Gewerbe etwa wickelt nur einen Bruchteil des Umsatz- und Einkaufsvolumens auf elektronischem Wege ab - und verschenkt Geld. MFG.com   hat die wichtigsten Tipps zur Nutzung eines Sourcing-Marktplatzes für Einkäufer und Lieferanten aufgelistet.

Tipps für Einkäufer

1. Ist-Zustand im Einkauf erfassen. Um die Verbesserungspotenziale sichtbar zu machen, muss als erstes der Ist-Zustand bei der Beschaffung durchleuchtet werden. Das Ergebnis zeigt, mit welchen Lieferanten welches Volumen zu welchen Konditionen abgewickelt wird und macht die Schwachstellen im Einkauf sichtbar. Alle Lieferanten und Produktkategorien, bei denen es Probleme gibt - beispielsweise lange Lieferzeiten, eine schwankende Produktqualität oder zu hohe Preise -, sind die ersten Kandidaten für einen Ersatz durch die Beschaffung auf einem Sourcing-Marktplatz.
   
2. Elektronische Ausschreibungen zunächst testen. Neue Beschaffungsstrategien sollten Unternehmen in einem kontrollierten Umfeld erproben. Dazu gehört, über eine Zeitspanne von mehreren Monaten ausgewählte Ausschreibungen etwa für Fertigungskomponenten, elektronische Bauteile, Produktmaterialien oder industrielle Dienstleistungen auf einem Sourcing-Marktplatz zu platzieren. Überprüft wird in dieser Testphase dann die Liefertreue oder die Produktqualität neuer Geschäftspartner.
   
   
3. Electronic Sourcing mit herkömmlicher Beschaffung vergleichen. Wer Neues ausprobiert, muss sich Ziele setzen und die Erreichung der Vorgaben kontrollieren. Um verlässliche Aussagen zu erhalten, sollten die elektronischen Ausschreibungen über einen Zeitraum von mehreren Monaten mit der herkömmlichen Beschaffung verglichen werden. Wichtige Aspekte dabei sind unter anderem die Zuverlässigkeit der Lieferanten, der Schutz geistigen Eigentums, die Sicherheit der Datenübertragung, die Implementierung von Datenschutzvorschriften sowie die Einhaltung von Standards bei den auf elektronischem Wege übermittelten Dokumenten.
   
   
4. Einkaufskennziffern definieren. Ziel von Electronic Sourcing ist es, Beschaffungswege zu vereinfachen und zu straffen. Voraussetzung dafür ist, dass die Abläufe in den Beschaffungsvorgängen messbar und steuerbar gemacht werden. Ergänzend zur vergleichenden Betrachtung der globalen Prozesskosten müssen daher weitere detaillierte Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden. Sie berücksichtigen Kennziffern wie den Anteil der Aufträge ohne Kostenüberschreitung, die Ausschussrate, die Bearbeitungszeit, die Durchlaufzeit, Reaktionszeiten oder die Termintreue.
   
   
5. Strategisches Beschaffungsmanagement aufbauen. Statt Einzelfallentscheidungen im Einkauf benötigt jedes Unternehmen im produzierenden Gewerbe ein systematisches Lieferantenmanagement, das alle Geschäftsprozesse der Beschaffung regelt. Dazu gehört etwa eine Bewertung sämtlicher Beschaffungskanäle und Auswahl der Lieferanten. Da Electronic Sourcing in vielen Fällen deutlich schneller und preisgünstiger ist als die herkömmlichen Verfahren, sollte dessen Anteil am Beschaffungsvolumen schrittweise gesteigert werden.
   
   

   Tipps für Lieferanten

   
   
6. Ist-Zustand im Verkauf erfassen. Ebenso wie auf der Beschaffungsseite muss auch für die Absatzmärkte der Status quo ermittelt werden. Damit wird transparent, wieviel Umsatz mit welchen Kunden in welcher Geschäftsperiode getätigt wurde. Dazu gehört auch, die Prozesskosten der verschiedenen Vertriebskanäle zu erfassen.
   
   
7. Services ein Jahr lang anbieten. Unternehmen, die ihre Produkte und Services bislang noch nicht über das Web angeboten haben, sollten den Vertriebskanal Sourcing-Marktplatz über einen mehrmonatigen Zeitraum testen. Wichtig ist, die dabei erzielten Ergebnisse mit den anderen Kanälen etwa bezüglich der Dauer bis zur Akquise eines Auftrags, der Abwicklung eines Auftrags und dem Zahlungseingang zu vergleichen. Nur durch einen systematischen Einsatz und einer Gegenüberstellung mit anderen Vertriebswegen lässt sich die Wirksamkeit eines Sourcing-Marktplatzes überwachen, steuern, und es können dauerhafte Effekte erzielt werden.
   
   
8. Services des Sourcing-Marktplatzes testen. In Unternehmen jeder Größenordnung steht das Thema Neukundengewinnung ständig auf der Tagesordnung. Immer wieder geraten Firmen in wirtschaftliche Schwierigkeiten, weil es nicht rechtzeitig gelungen ist, die Vertriebspipeline aufzufüllen. Bei der Auswahl eines Sourcing-Marktplatzes müssen Lieferanten daher darauf achten, welche Services der Betreiber bietet, um Lieferanten mit möglichst vielen potenziellen Einkäufern zusammenzubringen.
   
   
9. Reichweite und Qualität des Sourcing-Marktplatzes prüfen. Wer als Lieferant auf einem Sourcing-Marktplatz vertreten ist, muss darauf achten, dass der Marktplatz nicht auf das nationale Umfeld beschränkt ist. Wichtig ist unter anderem die Reichweite: Der Marktplatz muss auf allen relevanten internationalen Märkten tätig sein. Denn damit erhalten Lieferanten die Möglichkeit, Geschäftskontakte zu Interessenten aufzubauen, die sie mit ihren herkömmlichen Vertriebsmaßnahmen und zu den üblichen Kosten nicht erreichen würden. Als weiteres Qualitätsmerkmal sollte der Sourcing-Marktplatz nachweisen, dass er die sensiblen Daten und damit das geistige Eigentum von Lieferanten optimal schützt.
   
   
10. Strategisches Vertriebsmanagement etablieren. Die kurzfristig zu erzielenden Vorteile der Präsenz auf einem Sourcing-Marktplatz sind ein grundsätzlicher Punkt. Darüber hinaus müssen Unternehmen prüfen, welche Vertriebsaktivitäten sie mittelfristig noch über die altgewohnten Wege abwickeln wollen und welche über das Web. Dazu bedarf es einer Bewertung der Rentabilität der einzelnen Vertriebskanäle und der Kunden. Ziel sind möglichst profitable und langfristige Kundenbeziehungen. Die Steuerung erfolgt über das strategische Vertriebsmanagement.