Recruiting für Agenturen: Was Künstliche Intelligenz bei der Talentsuche leisten kann

In bundesdeutschen Unternehmen gehen pro Jahr im Schnitt 2.480 Bewerbungen ein. Knapp 600 Bewerber werden zu einem Vorstellungsgespräch geladen und schließlich 170 neue Arbeitsverträge unterschrieben. Bewerbungsverfahren sind für die Firmen somit ein aufwändiger Prozess, in den sie Zeit und Kosten investieren müssen. Von der Ausschreibung einer neuen Stelle bis zu ihrer Neubesetzung dauert es in den meisten Unternehmen mindestens vier Wochen, Besetzungszeiten zwischen 12 und 16 Wochen sind der Regelfall, weiß man bei dem HR-Tool-Anbieter Rexx Systems   .

Künstliche Intelligenz kann diese Prozesse unterstützen und beschleunigen. KI-Anwendungen sind im Personalbereich jedoch noch nicht weit verbreitet. Lediglich 24 Prozent der Unternehmen berücksichtigen KI in ihren HR-Digitalisierungsprojekten, schreibt der HR-Software-Anbieter Perbit  . Die höchste Akzeptanz haben KI-Elemente im Recruiting. In einer Online-Umfrage   ging Perbit der Akzeptanz von KI im Bewerbungsprozess genauer auf den Grund und kam zu dem Schluss: Grundsätzlich ist die Akzeptanz von KI zur Unterstützung des Recruiting-Prozesses höher als deren Ablehnung. Besonders viele Teilnehmende der Umfrage würden KI akzeptieren, wenn die KI dazu genutzt würde, Bewerbern nach einer Stellenabsage alternative Stellenvorschläge zu übermitteln (92 Prozent).


Die Vorbehalte gegenüber Künstlicher Intelligenz liegen an anderer Stelle: So fürchten die Befragten den Verlust des zwischenmenschlichen Kontaktes (80 Prozent), gefolgt von intransparenten Entscheidungen (57 Prozent) und dem Missbrauch persönlicher Daten (54 Prozent). Geringe Bedenken (36 Prozent) haben die Befragten hingegen hinsichtlich des Themas Diskriminierung durch die Nutzung von KI.

iBusiness hat im Recruiting-Prozess die einzelnen Schritte auf ihre KI-Tauglichkeit abgeklopft:

Das perfekte Stellenprofil: Überperformer als Messlatte

Der erste Schritt beim Kandidaten-Tinder ist eine gute Stellenanzeige. Wer neue Mitarbeiter einstellen möchte, wünscht sich natürlich immer die Besten der Besten. Dazu gilt es erst einmal zu klären: Was ist überhaupt gut? Und flugs wird ein Überperformer-Profil erstellt. Das Unternehmen gleicht die Anforderungen an die Stellenbeschreibung ab mit den Lebensläufen derer, die diese Stelle schon innehatten. Aufschluss geben beispielsweise Mitarbeiterjahresgespräche und Angaben zu Umsatz- oder Zielerfüllung. Diese Daten werden mit dem Wunschprofil in Beziehung gesetzt und es wird geprüft, welche Mitarbeiter diesen Job gut erfüllt oder besser noch übererfüllt haben. Konkret, wenn auch ein bisschen platt: Alle die studiert haben, haben übererfüllt und alle die nicht studiert haben, haben untererfüllt. Damit wäre schon festgeschrieben, dass der Wunschkandidat einen Studienabschluss haben sollte.

Das Spiel lässt sich dann weiter treiben: Man greift eine Mitarbeiterbefragung auf und schaut: Wie viele von den Mitarbeitern, die überperformt haben, sind zufrieden mit ihrem Job? Und auch jetzt wieder sortiert ein fleißiger Algorithmus all die Gemeinsamkeiten im Lebenslauf zusammen. Und so kann sich ein Unternehmen mit Hilfe von KI dem idealen Lebenslauf nähern und genau nach diesen Profilen auf Linkedin    und Xing   fahnden.

Die Datenbasis um zu definieren, was ein gutes Jobprofil ist, liefern interne Daten aus der HR-Software und anderen Quellen. Daneben spielen weitere Faktoren wie Firmenkultur, Firmensitz etc. eine Rolle. Denn auch diese Faktoren sind ein Grund dafür, warum ein Mitarbeiter in einer Agentur einen Award nach dem anderen einheimst und erfolgreich ist. Je mehr dieser Faktoren zusammentragen werden, desto besser funktioniert der Algorithmus. Sogar weiche Faktoren wie Mindset, Wertvorstellungen und Unternehmenskultur lassen sich in das perfekte Profil mit einbringen und beantworten Fragen wie 'Passt die Person zur vorgelebten Unternehmenskultur? Wie sieht es mit den Zukunftsplänen aus? Wo liegen verborgene Potentiale versteckt?'

So gut funktioniert es
Der Haken am Überprofil: Es kann zu Diskriminierung kommen. Enthalten die Trainingsdaten bereits bestimmte Tendenzen, etwa weil in der Vergangenheit mehr Männer als Frauen für diese Position eingestellt wurden, kann dies zu Fehlern und diskriminierenden Algorithmen führen. Der Einsatz einer künstlichen Intelligenz im Recruiting-Prozess ist daher immer eine Zusammenarbeit zwischen KI und Mensch.

Beispiel Jobprofil erstellen: War in der Vergangenheit beispielsweise die Anforderung an einen Key Account Manager ein Hochschulabschluss in BWL, vielleicht noch von einer bestimmten Universität oder Akademie, so gehen diese Kriterien in das Matchingprofil ein. "Hier lauert die Gefahr, dass sich das System verfestigt und Diversity kaum eine Chance hat. Die von der KI vorgeschlagenen Kriterien müssen daher von Menschen regelmäßig überprüft und angepasst werden", betont Cornelia Oswald-Stephan, Sales Leaderin bei IBM   und dort zuständig für die HR Outsourcing-Angebote. Neben dem menschlichen Verstand können auch Markt- und Brancheninformationen herangezogen werden, um für Diversity zu sorgen.

Für wen sich der Einsatz lohnt
Wer ins Detail geht, sieht schnell: Das perfekte Profil zu erstellen ist recht aufwändig. Es lohnt sich daher auch nur, wenn sehr viele Stellen der gleichen Art besetzt werden sollen, sagt Hendrik Zell , Chief Talent Officer (CTO) der Publicis-Gruppe DACH  . Agenturen, die im Jahr nur einen Designer oder drei Kundenberater einstellen, hätten statt hohem Nutzen nur hohe Kosten. "Es hängt von der Größe des Unternehmens ab, ob ein Chatbot zur Unterstützung des Recruiting-Prozesses sinnvoll ist und beginnt bei einer Größenordnung von etwa 300 bis 500 Stellenneubesetzungen im Jahr", stimmt auch Cornelia Oswald-Stephan von IBM zu.

Die Run-aways: Kündigungswellen berechnen
Künstliche Intelligenz erstellt aber nicht nur optimale Jobprofile. Auch für die statistische Auswertung von Personaldaten auf strategischer Ebene lässt sich die Hype-Technologie anwenden. So können Mitarbeiterumfragen zur Zufriedenheit Wahrscheinlichkeitswerte für die künftige Personalentwicklung liefern und so zu erwartende Kündigungswellen ankündigen.

Automatisiertes Matching: Semantische Analyse erhöht Trefferquote

Hand in Hand mit dem perfekten Profil geht das automatische Matching - in elegantem Denglisch auch "CV-Parsing" genannt, bei dem zunehmend KI zum Einsatz kommt. Mithilfe einer semantischen Analyse erkennt der CV Parser nicht mehr nur einzelne Stichworte, sondern zunehmend ganze Textbausteine in den Lebensläufen von Bewerbern und überträgt diese in die Datenfelder eines Bewerbermanagement-Systems. Essentiell sind hier große Datenmengen an Lebensläufen, damit der Algorithmus möglichst viele statistische Daten als Berechnungsgrundlage nutzen, Muster erkennen sowie strukturelle Beziehungen in der Syntax erlernen kann, um die Informationen im Lebenslauf richtig zuzuordnen.

Dabei werden wesentliche Daten aus dem Lebenslauf oder aus Online-Profilen automatisch ausgelesen. Mit diesen Daten kann eine Bewerberdatenbank aufgebaut werden, die ebenfalls automatisiert nach Bewerbern mit bestimmten Eigenschaften oder Qualifikationen durchsucht werden kann.

Möchten Recruiter heutzutage erfolgreich neue Top-Talente finden, müssen sie ergo dafür sorgen, dass sie ihre Recruiting-Software problemlos in Stellenportale wie monster.de oder StepStone sowie in alle relevanten Social-Media-Kanäle - darunter LinkedIn, Facebook oder Instagram - integrieren können, betont Elton Schwerzel, Managing Director DACH bei der Personalverwaltungssoftware Talentsoft  .

So gut funktioniert es
Die Schwelle zwischen reinem Stichwort-Matching und Matching mit Hilfe von KI ist dabei fließend und die automatisierte Analyse von Lebensläufen funktioniert immer fehlerfreier. Manche Lösungen erlauben sogar eine Gewichtung der Kriterien. Inga Matzdorf, Director HR bei der Kreativ-Agentur Buddybrand  , wünscht sich beispielsweise, dass eine lernfähige KI langfristig in der Lage sein sollte, Talente zu identifizieren, deren Lebenslauf nicht einfach vorgegebenen Attributen entspricht. Aus Erfahrung weiß sie aber auch: "Die Screening Funktionen gibt es ja bereits in vielen Recruiting Programmen, aber sie funktionieren noch nicht 100prozentig." Dennoch möchte sie die Zeitersparnis beim Sichten und Vorsortieren von Bewerbungen, die den Anforderungen zum Beispiel hinsichtlich Sprachkenntnisse, Berufserfahrung oder Branche von vornherein nicht entsprechen, nicht missen.

Für wen sich der Einsatz lohnt
CV Parsing lohnt sich für alle, die schnelle und strukturierte Recruiting-Entscheidungen treffen wollen und bei denen die eingesetzte HR-Software das CV Parsing nicht schon mitbringt. Auch für kleine Agenturen gibt es schon Lösungen auf dem Markt.

Chatbots: Schnell verfügbarer Ansprechpartner

Noch im Vorfeld des Auswahlprozesses gibt es häufig Rückfragen von Seiten der Kandidaten. Corona hat auch hier wieder seine Finger im Spiel: Die Wechselbereitschaft von potenziellen Kandidaten ist während einer Pandemie spürbar gesunken. Dafür zeigen Kandidaten ein gesteigertes Informationsbedürfnis hinsichtlich der wirtschaftlichen Situation des Zielunternehmens und des Bewerbungsprozesses. Um diese Kandidaten in Zeiten von Fachkräftemangel nicht zu verlieren, müssen entsprechende Infos schnell und akkurat gegeben werden. Chatbots sind eine Möglichkeit.

Ein Chatbot kennt schließlich keinen Feierabend und kann den Erstkontakt zu Kandidaten rund um die Uhr organisieren. Die angebotenen Anwendungen reagieren dabei selbständig auf Kontaktversuche, können einfache und häufig auftauchende Fragen eigenständig beantworten und andere Anfragen an entsprechende Mitarbeiter weiterleiten. Die etwas fortschrittlicheren Chatbot-Kollegen verraten Bewerbern vielleicht sogar, welche sonstigen Stellenausschreibungen für sie interessant sein könnten.

Die richtig Klugen unter den Chatbots sind idealerweise so programmiert, dass sie genau wissen, welche Kontaktinformationen zu welcher Stelle gehören. Das kann so weit gehen, dass der Chatbot direkt an den Fachentscheider weiterverbindet, der dann auf ganz persönlicher Ebene individuelle Fragen zur Vakanz mit den Bewerbern diskutiert.

Stark im Kommen sind hier Videochats. Idealerweise ist das System auch noch an die Terminkalender der Führungskräfte angebunden und weiß, ob der Fachentscheider gerade verfügbar ist. Ziel darf also durchaus sein, den Interessenten mit einem Entscheider zu einem ersten Gespräch zusammenzubringen. Denn "im Recruiting geht es immer um People Business. Das heißt, dass der direkte Austausch zwischen Bewerber und künftigem Vorgesetzten an erster Stelle steht", so Florian Walzer von HR-Software-Anbieter Rexx Systems.

So gut funktioniert es
Nun gehören Chatbots hierzulande nicht unbedingt zu den beliebtesten Kommunikationspartnern. Doch das ändert sich langsam. Die Millennials - heute durchschnittlich 30 Jahre alt - sowie die nachfolgende Generation Z akzeptieren Chatbots eher. "Voraussetzung dafür ist, dass der Chatbot gut programmiert ist und wirklich versteht, um was es bei der gestellten Frage geht. Das wiederum steht und fällt mit der Weiterentwicklung der natürlichen Sprache. Hier werden wir in den nächsten drei Jahren eine fulminante Entwicklung sehen, die die Grundlage für sprachgesteuerte intelligente Chatbots bildet", ist sich Hendrik Zell, Chief Talent Officer (CTO) der Publicis-Gruppe, sicher.

Die entscheidenden Fragen, die über die Güte eines Chatbots Auskunft geben, lauten:

• Ist der Chatbot schon lange aktiv?
  
• Wird er regelmäßig mit vielen Fragen gefüttert?
  
• Sind die Algorithmen so angelegt, dass sie tatsächlich dazulernen?

Bleibt noch ein zweites Problem: Selbst wenn die Technologie überzeugende Ergebnisse liefern würde und Fragen zur ausgeschriebenen Position sachlich richtig beantworten könnte, so würde sich wahrscheinlich dennoch keine persönliche Beziehung zu einem potenziellen Kandidaten aufbauen, die zu einer Bindung ans Unternehmen führt. "Ein Chatbot wird kaum einen echten Recruiter ersetzen können, da es ihm an Empathie mangelt", glaubt Hendrik Zell.

Das kostet es
Chatbots gibt es bereits von der Stange. Die Frage, die sich jede Agentur stellen muss:

• Ist der Chatbot bereits gut genug geschult?
• Wie viel Aufwand habe ich noch, um die Antworten auf die Firmenkultur und die Besonderheit der Stellen in der Agentur anzupassen?

Auch hier gilt wieder: Werden nur wenige Stellen jedes Jahr neu besetzt, lohnt der Aufwand nicht.

Recruiting Journey Komplettanbieter: Bewerber-Prozess automatisieren

Ähnlich sieht man es bei Brandmonks  , die gerade das Rekrutierungsportal Flynne   vorgestellt haben. Brandmonks ist ein HR-Start-up, das die Bewerber-Journey mit Hilfe von KI digitalisiert hat. Das fängt mit der richtigen Stellenanzeige im richtigen Kanal an. Über die Stelleanzeigen sollen potenzielle Kandidaten sich auf eine digitale Kompetenzreise einladen lassen. Sie werden auf eine Landingpage geleitet, um dort ihr Potenzial zu testen, Job-relevante Fragen zu beantworten und sich bestimmter Fähigkeiten noch bewusster zu werden.

Auf dieser Reise erhalten die Kandidaten gleichzeitig wichtige Informationen über die Branche, und ihnen werden mögliche Perspektiven aufgezeigt. Nachdem die Teilnehmer die digitale Kompetenzreise abgeschlossen haben, werden die Ergebnisse durch eine von Brandmonks eigens dafür entwickelte KI mit der Kandidaten-Persona gematcht. Recruiter können die Ergebnisse in Echtzeit verfolgen und passende Bewerber über das Tool direkt kontaktieren.

Oder sie lassen auch die Terminvorschläge für ein Gespräch automatisch über das Mailpostfach einstellen. Damit wird erstmalig der Recruiting-Prozess vollständig automatisiert und digitalisiert. Der Recruiter muss dann nur noch ins Gespräch gehen. Entwickelt wurde das Testverfahren durch ein interdisziplinäres Team aus Psychologen, Softwareentwicklern, Data Scientists, Recruitern und Marketingexperten.

Die Bewerber Journey ist das Zünglein an der Waage. Elton Schwerzel von Talentsoft legt den Finger in die Wunde: "Beim Recruiting-Prozess kommt es vor allem darauf an, dem Bewerber eine herausragende Erfahrung zu bieten. Diese beginnt damit, dass das Unternehmen schnell auf die Bewerbung reagiert und Termine einhält und reicht bis dahin, dass der Interview-Partner sich umfassend auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet hat und auch die verschiedenen Punkte im Lebenslauf des Bewerbers kennt."

So gut funktioniert es
"Mit Flynne erreichen wir eine Conversion Rate von 45 Prozent, das heißt, nahezu jede zweite Person, die wir aktivieren, steht am Ende des Prozesses für ein Vorstellungsgespräch zur Verfügung", behauptet Brandmonks CEO Morten Babakhani.

Die Installation ist einfach und zeitsparend, so dass Unternehmen und Agenturen ihre Kosten für Headhunter, Jobanzeigen und andere Active Sourcing Aktivitäten reduzieren können. Insgesamt sollen mit Flynne 85 Prozent Zeit und 80 Prozent Kostenersparnis im Recruiting-Prozess möglich werden.

Im Bewerbergespräch: Körpersprache und Stimme analysieren

Videoanalyse-Systeme sind heutzutage nicht nur in der Lage, über Echtzeitspracherkennung Interviews zu transkribieren, sondern können eine Fülle weitergehender Informationen liefern. Dazu zählen beispielsweise die Beurteilung des Wortschatzes, der Sprachkenntnisse und der Antwortgeschwindigkeit von Bewerbern.

Auch im Audiobereich lassen sich mithilfe von KI Emotionen erkennen und so die Einflüsse wie bspw. Grad der Erregtheit, Valenz oder Dominanz aus der Stimme erfassen und auswerten. Allerdings bedeutet technisch möglich noch lange nicht menschlich gewünscht. In Deutschland greift sofort die DSGVO und auch Betriebsräte würden auf die Barrikaden gehen. "Die Analyse von Mimik und Gestik oder Stimme mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ist derzeit kein Thema für die Unternehmen. In Deutschland richten die Unternehmen aktuell ihren Fokus darauf, wie mithilfe künstlicher Intelligenz der Vorselektionsprozess effizienter gestaltet werden kann", erklärt denn auch Cornelia Oswald-Stephan. Siehe oben.

Menschliche Interaktion bleibt wichtig

Trotz aller Hilfestellungen durch KI - der menschliche Faktor bleibt der wichtigste im Recruiting von Agenturen, betonen die HR-Verantwortlichen. "Ein People Business erfordert Menschlichkeit", sagt Luise Güldenpfennig, Senior Recruiting Manager bei Smarketer   . KI ist ihrer Ansicht nach jedoch eine "ausgezeichnete Ergänzung". Mithilfe einer KI-gesteuerten Software könnten viele Prozesse automatisiert und ressourcenschonend umgesetzt werden. Auch die zusätzlichen Informationen, die man über einen Kandidaten gewinnt, verschafften Recruitern einen tieferen Einblick in deren Persönlichkeit und dienten somit dem verbesserten Verständnis des Suchprofils. "Das Vertrauen und die Wertschätzung in die Software müssen von Kandidaten- wie Unternehmensseite aus gewährleistet sein, um zu einem perfekten Match zu gelangen. Eine KI kann somit unterstützend eingesetzt werden, jedoch ist die menschliche Komponente im Bewerbungsprozess essenziell. Denn nur so wird sichergestellt, dass der zukünftige Mitarbeiter zu dem Team und der Unternehmenskultur passt."

Bewerber wünschen sich weiterhin einen Menschen hinter der Entscheidung, betont Inga Matzdorf, Buddybrand. Denn Studien bestätigten, dass die Skepsis gegenüber KI-Prozessen im Recruiting bei Bewerbern aktuell noch hoch ist. "Und das Gefühl für den Cultural Fit, dass viele Personaler haben, wird KI sicher nicht so einfach beurteilen können. In Zeiten des War for Talents muss KI in der Lage sein auch Potential in außergewöhnlichen Lebensläufen zu erkennen." Gerade für Agenturen ist dies entscheidend.

Das sieht auch Hendrik Zell von Publicis so. "Ich persönlich bin davon überzeugt, dass die menschliche Interaktion nicht zu ersetzen ist. Nicht vor dem Bewerbungsgespräch und erst recht nicht im eigentlichen Recruiting-Gespräch." Für Agenturen gelte gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel: Hier eine menschliche Beziehung herzustellen, sei der Schlüssel zum Erfolg. "Hat der Rekrut ein gutes Gefühl bei einem Unternehmen, wird er sich eher für dieses entscheiden als für ein Unternehmen, das auf ihn anonym wirkt. Und je spezialisierter der Beruf, desto größer die Rolle, die eine persönliche Ansprache spielt. Da ist es fraglich, ob die Wertschätzung, die ich als Mensch geben kann, auch von einer Maschine kommen kann."