Zehn Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Business-Intelligence-Systemen

Für BI haben die Unternehmen in der Vergangenheit viel Geld ausgegeben, aber nicht immer die erwarteten Ergebnisse damit erzielt. Ein Indiz dafür: Anwender klagen über mangelhafte Datenqualität und Benutzerfreundlichkeit von BI-Systemen und -Tools. Reports sind mit Informationen überfrachtet, lückenhafte Berichtswege und ungenaue Daten behindern Entscheidungen. Verursacht werden diese Mängel meist durch fachliche und organisatorische Schwächen bei der Umsetzung von BI-Vorhaben.

Gerade bei neuen BI-Projekten ist es unerlässlich, aus den Fehlern anderer zu lernen, damit das eigene Vorhaben nicht scheitert. Die zehn wichtigsten Faktoren auf fachlicher, organisatorischer und technischer Ebene:

1. Fachliche Anforderungen definieren. Im Mittelpunkt jeder BI-Applikation stehen Soll-Ist-Vergleiche. Das Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern der IT- und Fachabteilung, legt daher als Erstes fest, welche Informationen die BI-Applikationen in welcher Art und zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stellen müssen. Sollen etwa die Umsatzzahlen der letzten Monate, Wochen, Tage vorliegen und bewertet werden? Wer braucht BI-Applikationen, um die Trends im Kundenverhalten zu analysieren? Sind im Controlling Data-Mining-Tools für eingehende detaillierte statistische Analysen erforderlich?
   
   
2. Anwendergruppen festlegen. Als nächstes definiert das Projektteam, wer die Anwender einer BI-Lösung sind. Häufig gibt es drei Gruppen: erstens Konsumenten von Berichten, zweitens Produzenten und Analysten, die das Datenmaterial bewerten, sowie drittens Planer und Manager, die über Zielvorgaben entscheiden und dazu die notwendigen BI-Applikationen benötigen.
   
   
3. Anwender frühzeitig einbinden. Die IT-Abteilung sollte zu einem sehr frühen Stadium einen einfachen Prototypen der anvisierten Lösung erstellen. Damit wird zunächst geprüft, ob die Kernanforderungen enthalten sind. Bei der Umsetzung eines BI-Projekts müssen parallel dazu immer Mitarbeiter aus der Fachabteilung eingebunden werden, die künftig mit den fertigen BI-Applikationen arbeiten sollen. Sie stellen beim Testen des Prototypen sofort fest, ob die Richtung des Projekts stimmt.
   
   
4. Unterstützung durch die Geschäftsleitung einholen. Das Projektteam muss die Rückendeckung durch die Geschäftsführung oder zumindest eines Vorstandsmitgliedes sicherstellen. Nur so lässt sich eine Abstimmung mit den kurz- und mittelfristigen unternehmerischen Zielen erreichen. Die Umsetzung wird durch einen permanenten Soll-Ist-Vergleich der wichtigsten Erfolgskennziffern kontrolliert.
   
   
5. Benötigte Kennzahlen bestimmen. Jede Steuerung von Unternehmensprozessen benötigt betriebliche Kennziffern. Das Projektteam muss sie in Abstimmung mit der Fachabteilung festlegen. In der Materialwirtschaft und Produktion etwa sind Kennzahlen (KPIs = Key Performance Indicators) wie "Materialkosten pro Werkstück" oder "Umsatz pro Mitarbeiter" bewährte Größen. Mit KPIs wird die Messlatte angelegt: Ist das Ziel erreicht oder nicht?
   
   
6. Datenintegration und Datenqualität sicherstellen. Mit der Datenintegration entscheiden sich die Erfolgsaussichten eines BI-Projekts. Das Projektteam muss identifizieren, in welchen operativen Systemen die notwendigen Informationen vorliegen und wie der Datenzugriff erfolgen soll: nativ oder über ein Data Warehouse? Wo es auf aktuelle Daten ankommt, ist der native Zugriff die beste Wahl. Wenn die Qualität der Rohdaten nicht stimmt, muss mit den passenden Software-Tools nachgebessert werden.
   
   
7. Bereits im Unternehmen vorhandene BI-Tools ausfindig machen. Kaum ein Unternehmen, das BI betreibt, fängt bei Null an. Vielmehr existieren in einzelnen Teams und Organisationseinheiten wahrscheinlich Insellösungen, die mit den unterschiedlichsten BI-Tools, und oft einfach mit Microsoft Excel, betrieben werden. Wird ein neues Projekt initiiert, ist festzulegen, ob vorhandene Endanwender-Tools weiterverwendet oder vollständig abgelöst werden.
   
   
8. Eine Entscheidung für die passende BI-Software treffen. Mit einem Proof-of-Concept (PoC) trifft das Projektteam eine abschließende Entscheidung für die am besten geeignete Software. Für den PoC entwickelt das Projektteam eine konkrete Aufgabe. Die BI-Anbieter auf der Shortlist sind aufgefordert, einen Lösungsvorschlag zu präsentieren. Mit diesem Verfahren erzielt das Projektteam eine höhere Sicherheit bei der Softwareauswahl.
   
   
9. Projektlaufzeit beschränken. Hier gilt die alte Regel: "Alles, was länger als sechs Monate dauert, ist kein Projekt mehr, sondern ein Problem." Bei der Einführung neuer BI-Projekte müssen die Fachabteilungen fokussiert und in klar abgrenzbaren Schritten vorgehen. Teilprojekte sollten so angelegt sein, dass nach zwei, drei Monaten erste funktionsfähige und lauffähige Module vorliegen.
   
   
10. Ein BI-Projekt ist ein fortwährender Prozess. Die Anforderungen an Unternehmen ändern sich ständig, das gleiche gilt für eine BI-Applikation. Alle BI-Applikationen müssen daher permanent weiterentwickelt und optimiert werden. Nur dann erfüllen sie die Anforderungen.
    
    

BI ist in erster Linie eine Aufgabe von Controlling, Einkauf, Marketing und Vertrieb. Die Fachabteilungen kennen die individuellen Anforderungen im Hinblick auf das fachliche Performance-Management am besten und wissen, welche Kennziffern und Daten sie zur Steuerung ihrer Geschäftsprozesse benötigen. Die IT-Abteilung muss die Infrastruktur für die BI-Applikationen aufbauen und für einen zuverlässigen Betrieb sorgen.

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iBusiness-Autorin Anja Griebel ist Marketing-Managerin bei BI-Dienstleister Information Builders  .