Checkliste: Wie man Intranets optimiert

Der Grund für die eher stiefmütterliche Behandlung der Intranets liege, so eine Analyse des Kölner Forschungs- und Beratungsunternehmens Phaydon  , in deren Historie. Denn meist seien es gewachsene, dezentrale und abteilungszentrierte Systeme. Dies berge die Gefahr, dass es für Nutzer aus anderen Unternehmensbereichen schwer ist, die gesuchten Informationen zu bekommen oder gar zu verstehen.

Die im Intranet integrierten Abläufe würden zudem meist "am Reißbrett" entworfen und folgten nicht den tatsächlichen Prozessen im Unternehmen. Die Folge: Mitarbeiter arbeiten "um das Intranet herum", weil es ihre Bedürfnisse nicht befriedigt. Hierdurch entstünden höhere Kosten, und wichtige Informationen erreichen die Belegschaft nicht. Eine Optimierung der bestehenden Angebote und ggf. ein Ausbau der Funktionen kann jedoch zu einem erheblichen Effizienz- und Akzeptanzgewinn führen.

Web 2.0-Ansätze lohnen auch im Intranet
Über die reine Dokumentenablage hinaus bieten sich Wege, den Nutzen eines Intranets zu potenzieren. Als Arbeits- und Kommunikationsmedium können beispielsweise Datenbanktools die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erheblich verbessern. Noch weiter gehen Ansätze, die das Intranet zu einem multimedialen Kommunikations- und Kollaborationstool ausbauen, denn auch im geschlossenen Firmennetz können Web-2.0-Komponenten für optimalen Austausch und vor allem für eine gesteigerte Nutzung sorgen.

"Die vollen Stärken eines Intranets kommen zum Tragen, wenn die Nutzer selbst möglichst umfassend eingebunden sind", rät Daniel Schmeißer , einer der Geschäftsführer und Gründer von Phaydon  . Hier böten sich Foren, Blogs oder unternehmenseigene Wikis an. Auch multimediale Elemente wie Videos und Podcasts steigern die Nutzung und den Spaßfaktor eines Intranets erheblich. "Die Unternehmen sollten das Intranet so attraktiv wie möglich gestalten, denn die notwendigen Investitionen amortisieren sich durch Produktivitätsgewinne und verbesserten Informationsfluss in kürzester Zeit", ist sich Schmeißer sicher.

Zur Optimierung von Intranets hat Phaydon eine Liste mit Empfehlungen erarbeitet, die Anregungen zur nutzerzentrierten Gestaltung gibt:

1. Design, Struktur und Funktionalität auf die Nutzer ausrichten und kontinuierlich optimieren
   Bei der Entwicklung eines neuen Intranet-Auftritts sollten die Bedürfnisse und Wünsche der Nutzer möglichst früh abgefragt werden. Ideal ist es, mit Prototypen zu arbeiten, die unter Einbeziehung des Feedbacks immer wieder angepasst und erneut getestet werden. Auch bei bestehenden Systemen gilt es, aktiv die Meinungen der Nutzer einzuholen und kontinuierlich das Angebot zu optimieren.
   
   
2. Beachtung von Design-Guidelines
   Ein zentraler Aspekt für ein gelungenes Intranet ist die Konsistenz des Designs, also beispielsweise ein fester Rahmen auf allen Seiten, der für eine klare und zielführende Navigation und Orientierung sorgt. Ebenso zentral ist eine klare Benennung, z. B. von Produkten oder Anwendungen. Oft werden hier kryptische Abkürzungen benutzt, die nicht von allen Mitarbeitern verstanden werden. Auch der Content sollte so gestaltet sein, dass Inhalte schnell erfasst werden können. Hier helfen schon einfache Mittel wie eine kurze Zusammenfassung am Anfang des Textes, Zwischenüberschriften oder die Hervorhebung der wichtigsten Schlagwörter.
   
   
3. Reduktion von Komplexität
   Das Intranet sollte regelmäßig auf den Umfang innerhalb der einzelnen Teilbereiche hin überprüft und kritisch hinterfragt werden. Eine Auswertung der Zugriffsstatistiken zeigt oft sehr deutlich, welche Bereiche und Anwendungen wirklich benötigt werden und worauf verzichtet werden kann. Die Prioritäten der Nutzer und ihre Informationsbedürfnisse sollten immer im Vordergrund stehen und auch im Intranet gilt die alte Weisheit: Weniger ist manchmal mehr.
   
   
4. Mehrfachverwendung von Daten
   Die volle Stärke eines Intranet entfaltet sich, wenn man die Informationen durch Datenbanken oder Verlinkung an einer zentralen Stelle hält. Dies erlaubt die einfache Aktualisierung und Konsistenz der Daten und gibt den Nutzern die Sicherheit, stets die aktuellste Version beispielsweise der Preisliste abgerufen zu haben.
   
   
5. Einbeziehen der Workflows
   Bei der Entwicklung von Intranet-Seiten sollten diese nicht als isoliertes Tool, sondern als Teil von Workflows betrachtet werden und bestehende Angebote sollten entsprechend des Nutzer-Workflows optimiert werden. Ist beispielsweise der Prozess zum Bestellen von Waren und Dienstleistungen im Intranet angesiedelt, sollten dort auch gleich die Details und Konditionen von empfohlenen Lieferanten aufrufbar sein. Auch über die Unternehmensgrenzen hinaus können Workflows mittels eines Extranets verfolgt werden. Beispielsweise kann man Lieferanten oder Kunden, die spezielle Daten benötigten, einen beschränkten Zugriff in Form eines geschützten Extranets gewähren und so auf das aufwendige Versenden von Daten-CDs verzichten.
   
   
6. Aufbau auf der Gedankenstruktur der Nutzer
   Einer der Hauptfehler bei der Gestaltung des Intranets ist ein rein auf organisatorischen Strukturen basierenden Aufbau. Die Inhalte werden meist nach Abteilungen oder Geschäftsbereichen aufbereitet und es wird nicht an übergreifende Informationsbedürfnisse gedacht. Liegen beispielsweise die aktuellen Produktinformationen aller Abteilungen an einer zentralen Stelle kann ein Mitarbeiter am Telefon mit einem Kunden schnell auf das gesamte Produktportfolio zugreifen. Hier müssen sich die Intranet-Verantwortlichen genau überlegen, wie die Informationen entsprechend der gedanklichen Struktur der Nutzer und deren Bedürfnisse im Arbeitsablauf themenorientiert strukturiert werden können.
   
   
7. Personalisierung und Vernetzung
   Zeitgemäße Intranets bieten den Mitarbeitern die Option zur Personalisierung und erhöhen so die Relevanz und Nutzung. Ebenfalls sehr hilfreich sind Komponenten, die man aus sozialen Netzen wie Xing   oder Facebook   kennt: Die Mitarbeiter besitzen eigene Profile und können dort berufliche wie private Schwerpunkte und Interessen mittels sog. Tagging hinterlegen. Dies erleichtert das Auffinden relevanter Ansprechpartner und erhöht die soziale Interaktion innerhalb des Unternehmens.
   
   
8. Beobachtung aktueller Internet-Trends
   Anregungen für neue Features und Möglichkeiten kommen aus der Internet-Welt. Die neuen Techniken sollten aber genau geprüft werden, ob sie auch tatsächlich die Angebote verbessern oder attraktive Komponenten für die Nutzer im Unternehmen darstellen. Je nach Unternehmensgröße und Struktur machen neue Internettrends wie beispielsweise Social Bookmarks und RSS-Feeds mehr oder weniger Sinn.