So halten Sie Ihr Projektmanagement am Leben

Das moderne Projektmanagement ist vielerorts eher tot als lebendig, wie wir in Teil 1 und Teil 2 unserer Serie 'Vom spektakulären Scheitern des modernen Projektmanagements' dargestellt haben. Nun geht es an die Problemlösung:

Tipp 1: Beginnen Sie "businessparanoid" zu werden

Fangen Sie an, unter Verfolgungswahn zu leiden! Sehen Sie hinter jeder Wand, in jedem Büroraum, hinter jedem Server die wahre Bedrohung: Fehlgeleitetes Projektmanagement! Ihr Unternehmen ist entweder im unkontrollierten Wandel oder im Stillstand, beides können Sie als Bedrohung interpretieren. Verliert Ihr Unternehmern wichtige Personen, die bislang die Fahne des Projektmanagements hochgehalten haben oder werden die Neuen entweder nicht gehört oder nicht vernünftig ausgebildet? Verschaffen Sie sich ein Bild über den aktuellen Zustand, erkennen Sie die personellen Veränderungen, die gerade stattfinden, identifizieren Sie Blockaden und Treiber für diese Veränderung und beginnen Sie, schon im frühen Stadium mit personellen Anpassungen und einem strategischen Weiterbildungskonzept Ordnung in das System 'Projektmanagement' zu bekommen.

Tipp 2: Vorsicht vor Nachplapperern

Nur weil Nachplapperer in der Lage sind, Scrum fehlerfrei zu buchstabieren, sind sie nicht automatisch Scrum-Master oder Scrum-Owner. Egal wie viele Zertifikate Sie und Ihre KollegInnen gesammelt haben, ein agiles Mindset funktioniert nur, wenn es auch verstanden und gelebt wird. Und Agile Projektmanagement-Methoden sind kein Allheilmittel, wenn sie unvollständig gelegt werden. Lieber bleiben Sie bei klassischen Methoden (vgl. Kasten), bevor Sie diffuse agile Prozesse aufsetzen, die weder richtig verstanden noch umgesetzt werden. Im hochregulierten Umfeld eines Pharmaziekonzern mit klaren Stufenvorgaben ist eine agile Vorgehensweise sowieso weniger indiziert als z.B. bei einem IT-Dienstleister. Die Entscheidung für oder gegen agile Methoden sollten sie gemeinsam mit den führenden MitarbeiterInnen und begleitet von Projektmanagement Coaches entscheiden.

Tipp 3: Wissen updaten

Mein absoluter Lieblingsdialog ist dieser: Die Chefin fragt: "Was ist, wenn wir 3.000 Euro in die MitarbeiterInnen-Schulung stecken und die KollegIn verlässt uns ein halbes Jahr später?"
Die Abteilungsleiterin antwortet: "Gegenfrage! Was ist, wenn wir das nicht tun, und die KollegIn bleibt in der Firma?"

Projektmanagement ist ein lebendiges Wesen, das gefüttert, gehätschelt und geliebt werden will. Wer nicht erleben möchte, dass dieses lebendige Wesen qualvoll stirbt oder im Firmenkeller vergammelt, der kümmert sich darum, schickt MitarbeiterInnen zur Weiterbildung und Coaches in die laufenden Projekte. Überprüfen Sie den Stand des Projektmanagement-Wissens bei den relevanten Zielgruppen Ihrer Firma, holen Sie sich im Zweifel externe Berater, die in der Lage sind, ihr Wissen und ihre Erfahrung an die KollegInnen weiterzugeben. Training on the Job ist die beste Methode dafür.

Tipp 4: Werden Sie 'religiös'

Zumindest im Sinne der Nutzung von Ritualen und der Einigung auf einen, überspitzt formuliert, gemeinsamen "Projektkult" aka "eine Projektkultur". Nutzen Sie einfach die bestehenden "Mantras", also die vielen propagierten Events der diversen Projektmanagement-Methoden. In den üblichen Projektmethoden-Handbüchern, und sei es das Buch 'Scrum für Dummies', werden diese Events ja meist ausführlich beschrieben.

Ein Beispiel für diejenigen LeserInnen, die sich mit agilen Methoden beschäftigen: Zelebrieren Sie die typischen klassischen Eventmeetings, z.B. die Sprint-Plannings mit ihren 'Pull-Events', der Storypoint-Verteilung und das 'Timeboxing', also das Planen eines 'Sprint-Zyklus'. Übertreiben Sie es dabei einfach ein bisschen. Erinnern Sie die KollegInnen an die 'heilige' Pflicht der Vorbereitung von Risikoplanung, Meeting-Minutes, Stakeholder-Infos und präziser Meeting-Vor- und Nachbereitung. Die regelmäßigen Product-Backlog-Refinement-Meetings können Sie auf den Rang eines 'Gottesdienstes' überhöhen mit einer verpflichtenden Teilnahme. Lesen Sie dort gemeinsam die heiligen Schriften des Projektmanagements (egal welcher Glaubensgemeinschaft Sie angehören) und heben Sie gebetsmühlenartig die Wichtigkeit von Standups, Sprint Reviews und Retros hervor. Dann ist Ihnen ein Himmelreich voller gut laufender Projekte sicher!

Sie sehen, ich habe hier maßlos übertrieben, aber Sie sollten verstehen, dass die Ritualisierung von Projektmanagement-Events den Vorteil hat, für die Mitarbeitenden nicht mehr ein optionales Event zu sein, keine beliebig an- oder abschaltbare Wahlveranstaltung. Mit diesem Kniff gelingt es, alle Beteiligten regelmäßiger und ernsthafter in Projektmanagement-Strukturen einzubinden, die babylonische Sprach- und Methodenverwirrung zu verhindern und neue KollegInnen sowie Team-Member, die zwischen unterschiedlichen Projekt-Teams hin- und herspringen müssen, sind schneller in das laufende System eingebunden und können sich sicher an einem einheitlichen Projektmethoden-Standard orientieren.

Tipp 5: Projekte haben Ziele

Ziele sind selten losgelöst von internen oder externen Zielgruppen, sei es direkt oder indirekt. Wenn Menschen und ihre Haltungen in diesem Zielsystem eine Rolle spielen, dann ist es Ihre Pflicht, diese Menschen zu interviewen, zu involvieren, zu beobachten, zu befragen und Hinterfragen und Testen zuzulassen. Nur Customer-Centricity-Theater zu spielen, ist erbärmlich feige. Machen Sie Folgendes: Sprechen Sie mit allen Ihren Abteilungen, die Kunden- oder Partnerkontakt haben und lassen Sie sich Ihnen die Strategie zu diesen Kontakten und zur Messung der User-Experience zeigen. Besprechen und diskutieren Sie leidenschaftlich die Ergebnisse. Customer-Centricity muss in all seinen Facetten gelebt werden, fragen Sie sich, ob und in welchem Umfang das in Ihrem Unternehmen passiert.

Im 1. Teil und 2. Teil unserer Serie 'Vom Scheitern des Projektmanagements' geht es um jeweils fünf Gründe, warum Unternehmen ihre Projektarbeit immer noch nicht im Griff haben.

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iBusiness-Autor Matthias Henrici entwickelt seit Ende der neunziger Jahre wertschöpfende ECommerce-Projekte, unter anderem für deutsche als auch internationale Unternehmen. Seit 12 Jahren lehrt er als Dozent für Usability und Neuro-Marketing an deutschen Hochschulen und arbeitet als Conversion-Spezialist und Projektmanager für Safari Consulting  .