Die Out-of-Office-Falle: Fünf Dinge, die Sie im Sommer unbedingt vermeiden sollten

1. Mitarbeiter sind nicht erreichbar, haben keine Abwesenheitsnotizen und keinen Vertreter für dringende Anliegen. Im schlimmsten Fall merkt der Kunde nicht einmal, dass sein Ansprechpartner im Urlaub ist und wartet umsonst auf Antwort. Das lässt sich ganz einfach mit Abwesenheitsnotizen, wie sie gängige Mail-Programme beinhalten, lösen.
   
   
2. Wichtige Dokumente wie Angebote, Verträge, Vereinbarungen etc. liegen am Desktop des Urlaubers oder an anderen nicht zugänglichen Orten. Hier schafft ein Dokumentenmanagement-System Abhilfe. Alle wichtigen Dateien werden zentral abgelegt und sind entsprechend dem Berechtigungssystem für alle notwendigen Mitarbeiter zugänglich.
   
   
3. Ein Kundenanliegen kann nicht bearbeitet werden, weil nur der Mitarbeiter dokumentiert hat, was bisher vereinbart wurde und welche Dinge schon erledigt wurden. Mit einer guten CRM-Lösung oder einem Serviceportal inklusive Ticketing-System kann das nicht passieren: Die Kundenhistorie ist stets aktuell und jeder Mitarbeiter hat sofort alle notwendigen Informationen verfügbar.
   
   
4. Es sind keine Prozesse definiert, was in dringenden Fällen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters zu tun ist. Bis ein Kollege gefunden ist, der eine Aufgabe übernehmen kann, vergeht dann wertvolle Zeit. Im schlimmsten Fall fühlt sich niemand zuständig und Dinge bleiben unerledigt.
   
   
5. Außer dem Urlauber darf, kann oder möchte kein Mitarbeiter Entscheidungen treffen. Selbst wenn alle Informationen verfügbar sind und jemand zuständig ist, ist das oft nicht ausreichend: Es muss auch definiert werden, wer welche Entscheidungen treffen kann und muss.

Die optimale Urlaubsvertretung besteht, so IT-Berater Navax  , aus einer Mischung aus klar definierten Prozessen und einer perfekten IT-Unterstützung dieser Prozesse. Je nach Größe und Branche des Unternehmens gibt es passende Collaboration-Software für jedes Budget. Eine gut integrierte und harmonierende Produktpalette dafür bietet z.B. Microsoft an. Eine Beschäftigung mit den Prozessen für die Urlaubszeit zahlt sich in jedem Fall aus. Denn Mitarbeiter sind aus verschiedenen Gründen nicht oder schlecht erreichbar, z.B. bei Krankheiten oder bei längeren Auslandsreisen. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es wichtig, dass dessen Projekte, Aufgaben und Kunden von Kollegen problemlos übernommen werden können. Aber auch in der täglichen Arbeit sind Prozessoptimierung und Collaboration ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg.