Sechs Regeln zur Integration der 'Generation Web' ins Unternehmen

Heutige Berufseinsteiger unterscheiden sich gravierend von allen früheren, so das Ergebnis einer Umfrage von Softwarehaus Damovo   unter 200 Studenten. Die Generation Internet wird die Arbeits- und Kommunikationskultur in den Unternehmen vor allem deshalb deutlich verändern, weil sie anders kommuniziert. Sie erwartet, dass ihre im Alltag genutzten mobilen Endgeräte wie iPhone oder Android-Smartphones, aber auch Kommunikations-Tools wie Instant Messaging und Video-Chats auch am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Unter dem Gesichtspunkt der ständigen Erreichbarkeit lösen sich aus Sicht der Digital Natives die Grenzen zwischen "privat" und "beruflich" völlig auf.

Die Generation Internet will auch im Berufsleben ebenso individuell und vernetzt Kontakte pflegen wie im privaten Umfeld. Das betrifft nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch den schnellen, intuitiven und unkomplizierten Austausch mit Kunden und Lieferanten. Die heutigen Berufseinsteiger eröffnen den Unternehmen damit ungeahnte Möglichkeiten für die Business-Kommunikation.

Gleichzeitig aber bleiben "alte" Mitarbeiter mit ihren langjährigen Erfahrungen unverzichtbar. Die Zusammenführung dieser beiden unterschiedlichen Gruppen stellt in Zukunft eine große Herausforderung für Unternehmen dar:

1. Ermittlung von Kommunikationsbereichen, in denen schnelle Verbesserungen erfolgen müssen. In jedem Unternehmen gibt es Gebiete, auf denen die interne oder externe Kommunikation Probleme bereitet und kurzfristige Änderungen notwendig sind. Typische Indizien dafür sind: Wichtige Informationen kommen zu spät, entscheidende Details fehlen oder es ist unklar, wer die richtigen Ansprechpartner bei Problemen in den Geschäftsprozessen sind. Um solche Bereiche aufzuspüren sollte eine Projektgruppe, bestehend aus erfahrenen Mitarbeitern und Berufseinsteigern, eingerichtet werden. Denn die Generation Internet hat ein sehr gutes Gespür dafür, wo die Kommunikation nicht funktioniert.
   
   
2. Entwicklung von Lösungsvorschlägen für drängende Kommunikationsprobleme. Die Projektgruppe entwickelt für die zuvor analysierten Kommunikationsprobleme konkrete Verbesserungsvorschläge. Dabei werden neue und schnellere Kommunikationsverfahren erarbeitet, beispielsweise um die Wirksamkeit von Instant Messaging und Video-Chats im Business-Alltag zu testen. Diese Tools lassen sich überall dort einsetzen, wo es um besseren Kundenservice, schnellere Erreichbarkeit oder höhere Reaktionsgeschwindigkeit geht. Sind die neuen Kommunikationsformen in einem Bereich erfolgreich, werden die dort gemachten Erfahrungen einer effizienteren Kommunikation im nächsten Schritt auf weitere Einsatzgebiete übertragen.
   
   
3. Ernennung von Berufseinsteigern zu Mentoren. In vielen Unternehmen gibt es für neue Mitarbeiter ein Mentorenprogramm. Erfahrene Mitarbeiter stehen dabei den Neuen über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten als Ansprechpartner in fachlichen Fragen oder bei Problemen in der Arbeitswelt zur Verfügung. Im Fall der Generation Internet wird das Mentorenprogramm umgedreht: die Berufseinsteiger geben den etablierten Mitarbeitern Hilfestellungen bei der Nutzung neuer Kommunikations-Tools, Web-2.0-Anwendungen und der unterschiedlichsten mobilen Endgeräte. Sie zeigen etwa, was es heißt, wenn alle gängigen Kommunikationstechniken wie Telefonie, Instant Messaging oder Videokonferenzen mit einem einzigen Endgerät zugänglich sind.
   
   
4. Einführung von Verhaltensrichtlinien für den Umgang mit neuen Kommunikations-Tools. Die Integration der Generation Internet in die Unternehmen bedeutet zunächst, dass es weit mehr Freiheiten bei den Kommunikations-Tools und der Art der Interaktion geben muss. Nur so lassen sich Vernetzung und Individualität der Generation Internet vorteilhaft für die Unternehmen einsetzen. An vielen Stellen müssen Verbote verschwinden. An ihre Stelle treten klare inhaltliche Vorgaben und Regeln beispielsweise für die Nutzung von Social-Media-Plattformen. Möglich ist etwa, die private Nutzung von Facebook oder ähnlichen Tools auf bestimmte Zeiten, etwa zur Mittagspause, zu beschränken. Sensible Unternehmensdaten über soziale Netzwerke weiterzugeben sollte tabu sein. Und wo die Facebook-Nutzung erlaubt wird, müssen zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
   
   
5. Festlegung klarer Regeln für die Erreichbarkeit. Wo Grenzen zwischen dem Privat- und dem Berufsleben zunehmend verschwimmen, muss es gleichzeitig klare Regeln für die Erreichbarkeit geben. Die zusätzlichen Freiheiten, die Unternehmen den Berufseinsteigern einräumen, sollten für möglichst viele andere auch gelten. Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen daher gemeinsam Regeln aufstellen, wer wann unter welchen Bedingungen erreichbar sein soll.
   
   
6. Umstellung der IT-Administration auf eine breite Endgeräte-Landschaft. Durch die Generation Internet und deren Vorstellungen von individueller Hardware wird sich auch die Ausstattung der Arbeitsplätze noch einmal massiv ändern. Die Heterogenität wird deutlich steigen. Unterwegs nutzt die Generation Internet die unterschiedlichsten mobilen Endgeräte, ist damit immer online und greift auf Server-Daten zu. Unternehmen müssen daher ein sehr gezieltes IT-Management- und Sicherheitskonzept nach dem Motto "so viel individuelle Freiheit wie möglich und gleichzeitig so viel Sicherheit wie notwendig" definieren und umsetzen, damit eine produktive Arbeit gewährleistet ist.