Unternehmen haben Nachholbedarf bei EMail-Responseverwaltung

Die meisten großen Unternehmen, zwei Drittel der Befragten, betrachten die Entwicklung eines digitalen Mailrooms (DMR) als wichtigen Erfolgsfaktor. Lediglich sechs Prozent meinen, dass er nicht wichtig wäre. Dagegen halten ihn 22 Prozent für unternehmenskritisch. Trotz dieser Überzeugung planen nur 14 Prozent den Einsatz von DMR-Systemen in der nächsten Zukunft. Als wichtigste Faktoren für die Zurückhaltung nannten die Unternehmen budgetäre Zwänge (54 Prozent), Probleme bei der Integration von IT-Systemen (51 Prozent), bei der Anpassung ihrer Geschäftsprozesse an Kunden und Partner (44 Prozent) und fehlende Daten, um den Return-on-Investment berechnen zu können (43 Prozent).

Und die Unternehmen haben Nachholbedarf, so das Ergebnis der Studie: Denn nur 42 Prozent der befragten Unternehmen überprüfen ihre Dokumentenverarbeitung regelmäßig. Die Kontrolle über diese Prozesse bewerten 39 Prozent der insgesamt 50 befragten Unternehmen als durchschnittlich bis sehr schlecht. Die Verfasser der Studie begründen dies damit, dass die Verantwortlichkeiten für die Poststelle nicht eindeutig geregelt wären, da die Gesamtverantwortung bei vielen Unternehmen nicht beim IT-Leiter läge, sondern auf die einzelnen Abteilungen übertragen werde. Das würde dazu führen, dass vieles dem Zufall überlassen würde und ein gesamthaftes Bild über die Verteilung der Dokumente fehle.

Oben auf der Wunschliste der Unternehmen nach Verbesserungen steht das automatische Weiterleiten gescannter Dokumente, das bessere Ausfiltern unerwünschter Post und verringertes manuelles Eingreifen. Die Studie 'Die digitale Poststelle und die papierabhängige Organisation' wurde von Byline Research   im Auftrag der Captiva Software Corporation   durchgeführt. Byline Research befragte CIOs, Leiter der IT-Abteilungen, als auch Betriebs-, Facility Management- und Poststellenleiter in insgesamt 50 Unternehmen.