Studie: Unternehmen brauchen bessere EMail-Systeme

IT-Manager sehen die EMail-Nutzung in allen Belangen positiver. Gleichgültig, ob es sich um die Aspekte 'Effizienz', 'Professionalität' oder 'Risikominimierung' handelt: IT-Leiter geben ihrem Unternehmen stets deutlich bessere Noten als die Manager aus anderen Bereichen. Könnte doch eine schlechte Note ein schlechtes Licht auf die IT-Abteilungen werfen, wie die Autoren der Untersuchung vermuten.

Während IT-Verantwortliche der Effizenz der EMail-Nutzung in ihrem Unternehmen durchschnittlich die Note 2,4 gaben, beurteilte das Management außerhalb der IT-Abteilungen diese lediglich mit 3,7. Nur sechs Prozent der Befragten außerhalb der IT beurteilten die EMail-Effizienz mit 'gut'. Die EMail-Effizienz wird von allen Befragten am schlechtesten bewertet: Mit einer Durchschnittsnote von 3,2.

Etwas besser bewerteten die Befragten die Professionalität im Umgang mit den E-Mails in ihrem Unternehmen. An diese vergaben sie ein 'befriedigend'. Auch bei diesem Aspekt sind die Manager außerhalb der IT kritischer. Während IT-Leiter im Schnitt eine 2,5 gaben, benoteten die Manager mit 3,2.

Am wenigsten problematisch erleben die Mitarbeiter der Unternehmen den Sicherheitsaspekt. Insgesamt vergaben die Befragten an die Risikovermeidung die Schulnote 2,5. IT-Manger gaben bezüglich dem Sicherheitsaspekt die Note 2, während das restliche Management diese mit 2,9 beurteilte. 

Nach dem Verbesserungsbedarf befragt antworteten 71 Prozent der Manager außerhalb der IT, dass die EMail-Nutzung viel bis sehr viel Verbesserungsbedarf hätte. Nur 19 Prozent der IT-Manager stimmten dieser These zu.

Es gibt allerdings auch einen Punkt, bei dem es kaum Abweichungen bei den Antworten von IT-Abteilungsmitarbeitern und anderen Managern gab: bei der Frage nach der Verantwortlichkeit bei Schulungen der EMail-Systemnutzung. In über 50 Prozent der Unternehmen ist die Aus- und Weiterbildungsabteilungen für die Schulungen verantwortlich.

Je strategischer allerdings die Aufgabenstellung ist, desto weiter gehen aber die Meinungen auseinander. Bei der Frage, wer für die Definition einer EMail-Richtlinie verantwortlich zeichnet, differieren die Meinungen wieder. Nur neun Prozent der IT-Manager sehen die gesamtheitliche Verantwortung für die EMail-Kultur bei sich. Dagegen sehen 55 Prozent der anderen Manager dafür das IT-Management verantwortlich.

Für die Studie 'EMail-Nutzung, Zufriedenheit und Zuständigkeiten' befragte der EMail-Dienstleister Softrust   IT-Leiter 22 zufällig ausgewählter Unternehmen telefonisch. Anschließend wurden in diesen Unternehmen diejenigen kontaktiert, die die IT-Verantwortlichen als mit federführend verantwortlich fürs EMail-Marketing bezeichnet hatten.