Status Quo des Homeoffice: An welchen Stellen nachjustiert werden muss

Von rechtlicher Seite könnte es theoretisch so weitergehen wie vor der Pandemie. "Angesichts des erfreulichen und beständigen Abklingens der Infektionszahlen besteht kein Anlass, die SARS-CoV-2 Arbeitsschutzverordnung über den 25. Mai 2022 hinaus zu verlängern", heißt es von Seiten des Arbeitsministeriums (Stand: 26. Mai)  . Die meisten staatlichen Corona-Vorgaben, wie die Pflicht zum Homeoffice, sind bereits zum 20. März gefallen.

Abgesehen davon, dass die Infektionszahlen längst wieder deutlich steigen, hat die Mehrheit der ArbeitnehmerInnen kein Interesse, an Vor-Corona-Zeiten anzuknüpfen. In Deutschland wollen knapp sechs von zehn Arbeitende mit vollständiger Büropräsenz lieber zumindest zeitweise ihren Arbeitsort flexibel wählen. Und so bleibt der Anteil der deutschen Beschäftigten, die zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten, auch nach Ende der gesetzlichen Pflicht hoch. Im April lag er laut Münchner ifo-Institut   bei 24,9 Prozent. Die Quote könnte allerdings mehr als doppelt so hoch sein: "Offenbar haben sich viele Unternehmen dauerhaft auf flexiblere Modelle eingestellt", sagt Jean-Victor Alipour, Experte für Homeoffice beim ifo Institut. Allerdings hatte das ifo Institut ein Homeoffice-Potenzial von 56 Prozent über die gesamte deutsche Wirtschaft hinweg berechnet.
Es gibt eine Kluft zwischen den Wünschen der Beschäftigten nach Arbeiten im Homeoffice und den Homeoffice-Plänen von insbesondere kleinen Unternehmen, konstatiert das Institut der Deutschen Wirtschaft (IW)  . Gut ein Fünftel der Beschäftigten hierzulande ist der Wunsch nach Arbeiten von zuhause verwehrt, obwohl deren Aufgaben nach eigener Aussage eine solche Arbeitsform ermöglichen. Das IW führt dies auf sachbezogene Gründe zurück und empfiehlt Unternehmen und Beschäftigten daher, "in einem Dialog die betrieblichen Notwendigkeiten und individuellen Belange auszubalancieren, um angemessene spezifische Lösungen über das Ob und Wie des Arbeitens von zuhause zu finden". Dabei sei zu prüfen, welche Rahmenbedingungen für Betriebe und Beschäftigte förderlich sind, "um die Arbeitszufriedenheit und Gesundheit der Beschäftigten einerseits und die Wettbewerbsfähigkeit der Betriebe mit einer hohen Produktivität und gut funktionierender Geschäftsprozesse andererseits in Einklang zu bringen".

Homeoffice: freiwillig, aber dringend geboten

Nie waren die Gründe vielfältiger und dringender - zumindest zeitweise - von zu Hause aus zu arbeiten. Vor dem Hintergrund des Ukraine-Kriegs hat Bundeswirtschaftsminister Robert Habeck (Grüne) wieder eine verstärkte Homeoffice-Nutzung ins Spiel gebracht. Die ArbeitgeberInnen sollten dies nach Möglichkeit auf freiwilliger Basis anbieten, um Energie zu sparen und sich somit unabhängiger von russischen Energielieferungen zu machen.

Freiwillige Basis bedeutet aber auch, dass es bisher keine rechtliche Regelung für eine Homeoffice-Tätigkeit gibt. Ein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice besteht in Deutschland derzeit nicht. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)   arbeitet an einem Gesetzentwurf  , der das Recht auf Homeoffice vorsehen soll. Bisher obliegt es grundsätzlich der Entscheidung des Arbeitgebers, Homeoffice zu erlauben. Im Umkehrschluss ist der Arbeitgeber auch nicht berechtigt, eine Tätigkeit im Homeoffice anzuordnen. Es bedarf also immer einer einvernehmlichen Regelung zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn. In manchen Fällen regelt dies bereits ein Tarifvertrag, eine entsprechende Betriebsvereinbarung oder der Arbeitsvertrag.

Ausstattung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes: Vom Stuhl bis zur Arbeitszeiterfassung

Für die Ausstattung eines Telearbeitsplatzes oder eines Homeoffice-Arbeitsplatzes ist der Arbeitgebende verantwortlich. Laut Arbeitsstättenverordnung   sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgebenden fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Neben der vertraglichen Festlegung der Bedingungen der Telearbeit muss auch die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes bereitgestellt werden. Und wie sich in der Pandemie gezeigt hat, liegen hier die Tücken in vielen Details:

• Selbst bei einem nur temporären Homeoffice-Arbeitsplatz müssen dem Mitarbeitenden alle erforderlichen technischen Einrichtungen, wie Hard- und Software, Bürogeräte, spezielle Telefonanlage, zur Verfügung stehen. Fehlen diese, müssen sie vom Arbeitgebenden beschafft werden.
  
• Auch die weitere Ausstattung, wie Möbel, sollte den arbeits- und auch datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.
  
• Laut Arbeitszeitgesetz  , das gleichermaßen im Büro wie bei der Arbeit von zu Hause gilt, sind unter anderem folgende Regelungen festgelegt: die Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, Sonn- und Feiertagsarbeit. Arbeitgebende sollten auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und möglichst generelle betriebliche Vereinbarungen für den Umgang miteinander treffen.
  
• Die im Arbeitsvertrag geregelte Arbeitszeit gilt auch im Homeoffice. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden muss der Mitarbeitende eine Pause von mindestens 30 Minuten einhalten, ab einer Arbeitszeit von neun Stunden mindestens 45 Minuten. Durch Überstunden darf die Arbeitszeit maximal auf zehn Stunden am Tag ausgeweitet werden.
  
• Laut Arbeitszeitgesetz steht dem Mitarbeitenden eine Ruhezeit von elf Stunden zwischen dem Ende der Arbeit und der Wiederaufnahme der Tätigkeit am Folgetag zu.
  
• A propos Arbeitszeit: Experten fordern eine Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes, das noch aus dem Jahr 1994 stammt und damit aus einer Zeit, in der noch komplett andere Arbeitsbedingungen herrschten, E-Mails längst kein Alltag waren - von Smartphones oder Slack ganz zu schweigen und viele heutige Beschäftigte nicht einmal geboren waren. Ein angepasstes Arbeitszeitgesetz muss mehr flexible Einteilung am Tag und unter der Woche erlauben sowie mehr Möglichkeiten zum ortsunabhängigen Arbeiten berücksichtigen.
  
• Der Mitarbeitende muss seine Arbeitszeit im Homeoffice dokumentieren und dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Auch hier lauern viele Details  :
  
  • Die Zeiterfassung über Stundenzettel hätte den Nachteil, dass die Einhaltung diverser Bestimmungen händisch überprüft werden müsse.
    
  • Die elektronische Zeiterfassung per App, Chatbot oder Keylogger: Letzteres sind Programme, die registrieren, was der Arbeitnehmende auf der Tastatur schreibt. So soll sich erkennen lassen, ob er geschäftliche E-Mails verfasst oder privat die nächste Urlaubsreise plant. In der Praxis hat sich dieses Prinzip aber nicht bewährt. Das Bundesarbeitsgericht hatte in einem früheren Fall entschieden  , dass eine Kündigung, die auf Daten eines Keyloggers beruhte, nicht rechtskräftig war. Der Einsatz solcher Kontrollsoftware sei nur beim Verdacht auf eine besonders schweren Pflichtverletzung zulässig. Experten raten im Sinne einer guten Beziehung zwischen Arbeitgebendem und Arbeitnehmenden aber dazu, seinen Mitarbeitenden im Homeoffice zu vertrauen und sie lediglich an ihrer tatsächlichen Produktivität zu messen. Schließlich liege die bei Heimarbeitern fast immer höher als bei Büroarbeitenden.
    
  • Am einfachsten ist es für den Arbeitgebenden, wenn die Mitarbeitenden sich auf Firmenservern anmelden müssen, beispielsweise, um spezielle Anwendungen aus dem Firmen-Netzwerk zu nutzen. Auf diese Weise kann der Arbeitgebende ablesen, wann die Arbeitszeit etwa beginnt und wann sie endet.
    

Datenschutz? Welcher Datenschutz?

Und noch ein großes Thema steht ungeklärt im Raum: der Datenschutz. Die normative Kraft des Faktischen hat in der Pandemie Zustände geschaffen, bei denen sich DatenschützerInnen die Haare sträuben. Theoretisch gelten auch im Homeoffice die Anforderungen an die Einhaltung der Vorgaben zur Datensicherheit nach Art 4 Nr.7 DSGVO  . "Ein gewisser Mindestschutz für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere durch technische und organisatorische Maßnahmen, ist also unbedingt erforderlich", so die Steuerberatungsgesellschaft S&P in ihrem Merkblatt  .

• Arbeitnehmende sind unter anderem dazu verpflichtet, die im Homeoffice genutzten Arbeitsgeräte (z.B. Laptop) so aufzustellen, dass Bildschirme durch Familienmitglieder oder Nachbarn nicht einsehbar sind. Ausdrucke sind zu vermeiden. Sofern Papierunterlagen zum Einsatz kommen, sollten sie gut überwacht und möglichst verschlossen aufbewahrt werden, beispielsweise in abschließbaren Schubladen oder Schränken. Müssen Ausdrucke vernichtet werden, müsse dies datenschutzgerecht erfolgen. Daten sollten möglichst nicht lokal gespeichert werden. Die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an das private Postfach ist auch im Homeoffice untersagt.
  
• Arbeitgebende müssen dafür sorgen, dass mindestens folgende Vorgaben erfüllt sind: Dem Arbeitnehmenden muss ein Arbeitsgerät für das Homeoffice zur Verfügung gestellt werden (z.B. ein Laptop), eine verschlüsselte VPN-Verbindung eingerichtet werden, damit sich der Arbeitnehmende mit dem Firmennetzwerk verbinden kann. Endgeräte müssen passwortgesichert sein und Übertragungen von Daten, wie beispielsweise E-Mails, müssen verschlüsselt sein.

Die Deutsche Anwaltshotline   empfiehlt, folgende Regelungen schriftlich festzuhalten:

• Wie viele Tage oder Stunden pro Woche verbringen Sie im Homeoffice?
  
• Sind feste Tage definiert oder haben Sie das Recht, sich Ihre Arbeitszeit im Homeoffice frei einzuteilen?
  
• Gibt es eine Kernarbeitszeit und müssen Sie während dieser erreichbar sein?
  
• Auf welchen Wegen müssen Sie erreichbar sein (Bsp.: E-Mail, Telefon, Skype, Firmenchat…)?
  
• Sind Sie zur Zeiterfassung verpflichtet?
  
• Wie muss Ihr Arbeitsplatz ausgestattet sein?
  
• Wer kommt für die Ausstattung des Arbeitsplatzes auf?
  
• Wie ist mit gestellten Arbeitsmitteln umzugehen?
  
• Ist die Privatnutzung von betrieblichen Arbeitsgeräten erlaubt oder untersagt?
  
• Gibt es eine Datenschutzklausel? (Hier kann beispielsweise vereinbart werden, dass sensible Dokumente nur an Ihrem eigentlichen Arbeitsplatz und nicht im Homeoffice bearbeitet werden dürfen.)
  
• Wird Ihrem Arbeitgeber ein Zugangsrecht zu Ihrer Wohnung eingeräumt und welche Ankündigungsfristen gelten?

Im 2. Teil unserer kleinen Artikelserie zum Thema Homeoffice geht es um die Frage, wie sich das Homeoffice entwickeln wird und worauf Unternehmen achten sollten.