New Work & Homeoffice: Wie Agenturen ihre Arbeit organisieren

Zwangsverordnetes Homeoffice für gut ein Jahr hat seine Spuren hinterlassen: Nicht jeder Mitarbeitende möchte wieder zurück ins Büro. Einer Umfrage des Software-Herstellers Tivian   zufolge wollen nur acht Prozent wieder permanent im Office arbeiten. 52 Prozent der Befragten gaben bei der Umfrage an, dass sie sich nach einem neuen Job umsehen würden, wenn ihr Arbeitgeber hybrides Arbeiten nicht möglich machen würde. Von zuhause aus arbeiten steht jedoch den Ideen der Agenturkultur als ganz besonderem Arbeitsplatz diametral entgegen. Denn wie soll eine Agentur kreativ sein, wenn jeder zuhause in seinem Kämmerlein sitzt?

Es stellt sich also die Frage, wie sich Agenturen nach Corona am besten organisieren können, um Kundinnen und Kunden zufriedenzustellen, kreativ zu bleiben, und um ihre Mitarbeitenden halten und eine gute Work-Life-Balance bieten zu können? In diesem Spannungs-Dreieck gilt es, verschiedene Dimensionen abzuwägen.

1. Flexibles Arbeiten

Agenturen hatten - im Gegensatz zu Unternehmen - immer schon sehr flexible Arbeitsmöglichkeiten. Agenturen haben sich im Corona-Set-up daher auch schnell zurechtgefunden - schließlich galt auch vor Corona schon: Mal bei der Kundin oder beim Kunden arbeiten oder hin und wieder von zuhause aus Mails verschicken, wenn die Handwerker da waren oder wenn in Ruhe ein Konzept ausgearbeitet werden sollte - alles kein Problem. Digitale Abstimmungsprozesse mit der Kundschaft und innerhalb der Agentur waren schließlich lange geübt. Agentur-Kultur vor Corona - das bedeutete agiles und mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, eine große Bandbreite an Aufgaben und hohe Eigenverantwortung - verbunden mit starkem Teamgeist und intensiver kollegialer Bindung mit viel Spaß bei der Arbeit.

Nein zum Homeoffice
Doch was machen Agenturen mit ihren Corona-Erfahrungen? "Dauer-Homeoffice hat dafür gesorgt, dass es sich immer weniger besonders anfühlt, für eine Agentur zu arbeiten. Es fehlt der rege Austausch beim Lunch oder in den Kreativräumen, die hohe Dynamik der Projekte und das informelle Kollegen-Sparring. Damit fehlen auch wichtige Bindungselemente an den Job", findet Alexandra Groß , Präsidentin GPRA (Gesellschaft der führenden PR- und Kommunikationsagenturen in Deutschland)   und Vorstandsvorsitzende bei der PR-Agentur Fink & Fuchs  .

Ja zum Homeoffice
Auch Andrea Buzzi , Gründerin der PR- und Content-Agentur Frau Wenk  , hat noch bis vor einem Jahr gesagt: "Meine Agentur wird immer eine Präsenz-Agentur bleiben. Aber dann kam der lange Lockdown über den Herbst, über den Winter und übers Frühjahr." Ein Blick auf die Zahlen hat gezeigt, dass trotz Homeoffice die KundInnen weiterhin zufrieden und die Mitarbeitenden viel relaxter waren. Homeoffice im Lockdown hat eine ausbalancierte Work-Life-Balance ermöglicht. "Und so wurde ich überzeugt, dass es keinen Grund gibt, Homeoffice zu verbieten", begründet Andrea Buzzi ihre 180-Grad-Wendung. Zumal Homeoffice auch ermöglicht, Mitarbeitende aus ganz Deutschland oder sogar aus dem Ausland zu gewinnen, wenn der Standort obsolet ist. Leichtere Personalbeschaffung ist somit ein positiver Nebeneffekt der Homeoffice-Regelungen.

2. Work-Life-Balance

Um zu eruieren, wie sich eine Agentur nach Corona am besten aufstellen kann, hat die Agentur Frau Wenk unter ihren Mitarbeitenden eine Umfrage gestartet. Ziel war festzustellen, was sich die Kolleginnen und Kollegen wünschen und was ihnen helfen würde, ihre Arbeit noch besser zu machen. Kurz: Was wäre ein Grund, ins Büro zu kommen? Und was schätzen die Kolleginnen und Kollegen am Homeoffice?



Für Homeoffice sprach, dass das übliche Hintergrundrauschen einer Agentur zuhause komplett entfiel. So mancher Mitarbeitende (ohne Kinder) konnte zuhause konzentrierter arbeiten. Den Stau im Berufsverkehr oder überfüllte Busse und U-Bahnen war man ebenfalls los. Man musste sich nicht stylen und so haben Mitarbeitende viel Zeit gespart.

Am Agenturleben wiederum haben die Mitarbeitenden das Zusammenkommen mit den Kolleginnen und Kollegen und das gemeinsame Mittagessen geschätzt. Denn im Lockdown wurden spontane Gespräche am Kaffeeautomaten oder der Ruf nach schneller Hilfe quer über den Schreibtisch abgelöst durch geplante Meetings. Für Spontanität blieb kaum mehr Raum.



Das Resultat aus der innerbetrieblichen Umfrage: Bei der Agentur Frau Wenk läuft derzeit ein Testballon mit drei Arbeitsmodellen. Es gibt das Modell komplettes Homeoffice, das nur wenige Mitarbeitende gewählt haben. Die Hälfte der Kolleginnen und Kollegen hat sich für ein Flex-Modell entschieden und kommt zwei bis drei Tage die Woche ins Office. Und dann gibt es die "Officer", wie Andrea Buzzi sie liebevoll nennt. Diese Kolleginnen und Kollegen arbeiten Vollzeit im Büro. Insgesamt sind jeden Tag also weniger Menschen als vor Corona im Büro. Weniger Mitarbeitende im Office bedeutet jedoch, dass die Quality Time mit den einzelnen Mitarbeitenden deutlich gestiegen ist. Denn weil weniger Mitarbeitende vor Ort sind, kommt die Agenturführung mit den Kolleginnen und Kollegen besser in den Dialog.

Das Modell Frau Wenk spiegelt übrigens genau die Realität wider, die in den meisten Umfragen zum Thema New Work im letzten halben Jahr gezeichnet wurde - die Mehrheit der Mitarbeitenden will nicht mehr 100 Prozent Office. Flexible Arbeitsverträge sind gefragt. Und dafür gibt es verschiedene Gründe: Die einen brauchen die Ruhe im Office, weil zu Hause drei Kinder um sie herumtoben. Die anderen brauchen die Gesellschaft, weil sie alleine leben. Agenturen sind daher gut beraten, zu überlegen, wie viel Flexibilität bei den Arbeitszeiten in die Arbeitsverträge einfließen soll, ohne dass die eigene Vorstellung der Agenturkultur torpediert wird.

3. Onboarding

Vor allem für junge und unerfahrene Mitarbeitende sowie für Trainees ist der Ruf zurück in die Agentur willkommen: So haben in einer Umfrage unter den GPRA-Young Professionals 44 Prozent angegeben, sie litten unter sozialer Isolation. Fakt ist: Um die Agentur zu erleben, müssen sich die Kolleginnen und Kollegen auch in der Agentur treffen. Denn nur dort erleben sie den Austausch der Kolleginnen und Kollegen zu den verschiedenen Projekten und das beflügelt regelmäßig die Weiterentwicklung der jungen Talente und die Karriere-Fantasie. 79 Prozent der Young Professionals hat der Face-to-Face-Austausch mit dem Team (sehr) stark gefehlt, so die GPRA-Umfrage.
"Die GPRA-Agenturen arbeiten derzeit an Modellen, wie neue Mitarbeitende den Spirit einer Agentur kennenlernen können, wenn aufgrund von hybriden Arbeitsmodellen weniger Menschen vor Ort sind", sagt Jelena Mirkovic , im Präsidium der GPRA zuständig für HR-Themen und geschäftsführende Gesellschafterin bei der Kreativ-Agentur komm.passion  .

Es macht natürlich einen bedeutenden Unterschied, ob etwas "auch geht" - oder ob es der beste Weg ist, nachhaltig eine hohe Qualität oder ein noch besseres Ergebnis zu erzielen. "Ein wesentlicher Unterschied zwischen Unternehmen und Agenturen besteht nicht zwingend darin, WAS gearbeitet wird, sondern vor allem WIE. In der Agentur arbeiten bedeutet im permanenten Lernmodus zu sein, sich gegenseitig unterschiedlichste Kompetenzen abzugucken, mitzubekommen, wie der Kollege nebenan ein Problem löst oder mit welchem Spin die Kollegin den schwierigen Gesprächspartner doch noch von ihrer Story überzeugt", schreibt Christine Stock , Leiterin Human Resources bei Fink & Fuchs, auf Linkedin.

Arbeitsmodelle in der Agentur, hybrid oder von zuhause aus, müssen natürlich alle Ebenen mitnehmen - von den jungen Hupfern bis zu den alten Hasen. Es ist entscheidend, wie eine Agentur es schafft, ihr Wissen weiterzugeben und sich zugleich selbst als Marke weiterzuentwickeln. Hier werden in Zukunft sicher noch interessante digitale Optionen zum klassischen Sparring in der Agentur hinzukommen - ähnlich wie sich gerade ELearning-Plattformen zu intelligenten kleinen Helfern mit hohem Spaßfaktor umformen - mit Videos und Interaktionsmöglichkeiten als Basis für hybride Zusammenarbeit.

4. Kreativität

Entscheidend für das Wachstum einer Agentur ist letztendlich die Kreativität. "Kommunikationsagenturen leben vom persönlichen Austausch. Wir alle haben einen kreativen Beruf gewählt, bei dem es ums Zusammentreffen und gemeinsam kreativ sein geht. Wir wollen den Austausch, wir wollen miteinander denken und wir können nur gemeinsam gute Ideen und Konzepte entwickeln", ist sich Alexandra Groß sicher. 

Das Kreativbarometer sprudelt dann am höchsten, wenn die Agentur einen Pitch gewinnen will. "Ich glaube, dass Themen wie ein Pitch nach wie vor in einer schönen Agenturatmosphäre stattfinden sollten", erklärt Andrea Buzzi. Bei Frau Wenk verabreden sich die Mitarbeitenden gezielt in der Agentur, um einen Pitch vorzubereiten. So ist das Pitchen für jeden Mitarbeitenden auch etwas ganz Besonderes - ein Deepdive abseits vom Homeoffice, in der Agentur, mit Kundinnen und Kunden, mit Kolleginnen und Kollegen. Und weil das nicht so häufig stattfindet, ist es ein besonderes Event - und die Motivation natürlich eine ganz andere. "Es fühlt sich noch mal kreativer an und es macht auch wirklich einen Unterschied", betont Andrea Buzzi. Die Kolleginnen und Kollegen kommen mit einer ganz anderen Haltung in die Agentur, jeder ist sich der Tatsache mehr bewusst, dass er sich jetzt in einer Kreativphase befindet. "Und das hat uns gerade tatsächlich auch einen Pitchgewinn beschert, weil durch die Besonderheit der Situation das Team besonders motiviert war", erzählt Andrea Buzzi.

Agenturen müssen also einen Weg finden, der die Kreativität fördert. Egal, ob Präsenz-Agentur-Modell oder Hybrid-Modell - Agenturen tun gut daran, genauer hinzuschauen, wann Kreativität gefragt ist und wann Telefonate und andere Standardaufgaben auch ohne kreativen Input von Kolleginnen und Kollegen auskommen, um aus dieser Analyse passende Arbeitsmodelle zu entwickeln. Entsprechend sollte der Alltag von Kolleginnen und Kollegen geplant werden.

Neue Office-Architektur

Nicht völlig unwichtig für die Kreativität ist der Raum, in dem sie entstehen und wachsen soll. Die "Officer" bei Frau Wenk haben ihren Lieblings-Arbeitsplatz im Büro bekommen. Sie durften sich ihren Sitzplatz aussuchen, der Platz ist für sie reserviert. Für die Kollegen und Kolleginnen mit einem flexiblen Arbeitsvertrag gilt: den Schreibtisch nehmen, der gerade frei ist und abends Clean-Desk-Policy. Zudem entstand ein Dark Room, in dem ein "Schweigegelübde" gilt: Hier können Kolleginnen und Kollegen in Ruhe ein Konzept schreiben oder einen Text abfassen. All diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit deren Produktivität zu steigern und zugleich auch die Krankenrate und die Wechselwilligkeit zu senken.

Überhaupt geht mit dem Zurück-ins-Büro-Aufruf auch eine Umgestaltung der Räumlichkeiten einher: Fink & Fuchs hat gute Kopfhörer für die Mitarbeitenden im Office bestellt. Die Agentur Frau Wenk hat in Hardware und in die Ausrüstung investiert und den Mitarbeitenden im Office beispielsweise zwei oder drei Monitore oder höhenverstellbare Schreibtische hingestellt. Den "Homies" wurde ein Telearbeitsplatz spendiert. Arbeitsrechtlich sind die Arbeitgeber dazu (noch) nicht verpflichtet.

Allerdings kommt keine Agentur darum herum, Funktionen und Flächen für eine hybride Zusammenarbeit zu bieten. Mittelfristig geht der Trend dahin, dass Agenturen mehr Räume für den Austausch und zugleich mehr Rückzugsräume schaffen wollen. Die Räume müssen so gestaltet sein, dass die Mitarbeitenden optimal miteinander interagieren und temporär unterschiedlich große Teams bilden können. Dazu gehört die entsprechende Videotechnik, damit die Kollegen und Kolleginnen im Homeoffice von unterschiedlichen Orten aus gut eingebunden werden können. Die Zeit der klassischen Großraumbüros scheint dagegen vorbei zu sein.

Wie hybrid Agenturen werden wollen, muss jede Agentur jetzt für sich neu definieren

Andrea Buzzi: "New Work und hybrides Arbeiten bedeutet für mich, dass ich meinen Mitarbeitenden ein viel humaneres Arbeitsleben bieten kann. Und es gibt keinen Grund, dies nicht zu tun. Menschlich hat es gut funktioniert, wirtschaftlich hat es gut funktioniert und die Kunden sind genauso zufrieden wie zuvor. Die Agentur Frau Wenk sind letztes Jahr um 25 Prozent gewachsen. Und das war für mich der Beweis, dass es offensichtlich auch ohne Präsenz geht."

Alexandra Groß: "Corona hat das Bewusstsein für das Besondere an der Agentur-Kultur einmal mehr hervorgehoben. Mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice war schon immer Teil des Agenturlebens und wird weiterhin eine Berechtigung haben - gerade wenn ein Job besser in Ruhe zuhause erledigt werden kann. Doch kein Arbeitsmodell ist besser geeignet, Kreativ- und Begegnungsräume zu schaffen, wo Spontanität, Ideen und der kommunikative Austausch gelebt werden als in einer Präsenz-Agentur."

Letzten Endes muss jede Agentur für sich herausfinden, wie sie ihre Mitarbeitenden am meisten motiviert, so dass die Agentur weiterhin perfekte Arbeitsergebnisse liefern kann.