WhatsApp, Cloud und Business-Apps: Auch interne Kommunikation unterliegt der DSGVO

Die unternehmensinterne Kommunikation ist bei den meisten Unternehmen tatsächlich umfangreicher, als es auf den ersten Blick scheint: Über Intranet, Social Media, Apps und Cloud-Dienste werden personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Zahlreiche Tools und IT-Systeme stoßen auf IP-Adressen, es wird Dokumentenzugriff gewährt, Aufenthaltsorte und Nutzungszeiten der Mitarbeiter sind ersichtlich. "Das wird mit der EU-DSGVO problematisch. Für Datensicherheit und Datenschutz sind gerade die Schnittstellen dieser Anwendungen und Geräte eine der häufigsten Schwachstellen. Deshalb muss sich jeder Mitarbeiter, der sich mit interner Kommunikation befasst, mit der Thematik Datenschutz und Datensicherheit auseinandersetzen", so Christian Heutger.

EU-DSGVO-konforme Tools und mobile Geschäftsanwendungen

Die Zeiten und Arbeitsweisen haben sich geändert: Mitarbeiter sind heutzutage mobil, flexibel, agil. Einige Kollegen verfügen nicht einmal mehr über einen festen PC-Arbeitsplatz - und müssen dennoch zwingend in die interne Kommunikation einbezogen werden. Oft und gern nutzen Abteilungen, die standortübergreifend zusammenarbeiten, Dienste wie Google Drive, Dropbox oder andere US-Anbieter, um gemeinsam vertrauliche Dokumente zu bearbeiten. Auf einige Dokumente haben auch Kunden Zugriff. Und nicht wenige Unternehmen setzen auf Mitarbeiter-Apps: Geschäftsanwendungen sind als Apps zeit- und ortsunabhängig überall erreichbar.

Dabei sind solche Apps mit etlichen Features ausgestattet, um die gesamte unternehmensinterne Kommunikation zu bündeln. Meist ist die Kommunikation aus den verschiedenen Social Media-Kanälen einsehbar. Zudem sind häufig externe Systeme integriert und Gruppenchats sowie Privatnachrichten erlauben es, untereinander zu interagieren. Um es auf den Punkt zu bringen: Apps dieser Art sammeln persönliche und sensible Informationen in Massen.

Problemfall Messenger Dienste

Messenger-Dienste erfreuen sich auch im Unternehmensumfeld größter Beliebtheit. Das Problem bei solchen Lösungen ist die Datenübermittlung zwischen dem jeweiligen Anbieter und dem Endgerät. So gleichen einige Messenger, darunter WhatsApp, automatisch das Adressbuch mit den Daten auf dem Server ab. "Telefonnummern sowie IP-Adressen sind jedoch personenbezogene Daten", erklärt Heutger und rät zur Verwendung alternativer Dienste: "Threema Work beispielsweise ist eine der wenigen kommerziellen Lösungen, die einen datenschutzkonformen Einsatz in Unternehmen möglich machen. So lassen sich mit Threema etwa einzelne Kontakte vom Datenabgleich ausschließen. Die gesamte Kommunikation verläuft Ende-zu-Ende-verschlüsselt und auf dem Smartphone gespeicherte Chats und Medien sind ebenfalls verschlüsselt."

In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen prüfen, welche Technologien aktuell für die interne Kommunikation überhaupt genutzt werden. Wer E-Mails bislang intern unverschlüsselt versendet, sollte das ändern, beispielsweise mit einer Gateway-Lösung.