Wissen wird in Unternehmen - und damit auch in Verlagen - häufig als Machtfaktor verstanden. Redaktionelles Wissensmanagement findet in Unternehmen allenfalls halbherzig statt. Hier machen auch die Unternehmen keine Ausnahme, für die Wissen die Kernware ausmacht: Die Verlage. Doch an ihnen lässt sich exemplarisch herausarbeiten, wann Wikis erfolgreich eingesetzt werden können - und wo die Hemmschuhe lauern.

Mangelnde Wissenskultur in Redaktionen ist auf mehrere Ursachen zurückzuführen: Da die Journalismuskultur in Deutschland nicht von Gründlichkeit oder Exklusivität geprägt ist, sehen sich gerade jüngere Journalisten oft als 'Medienproduzenten' mit geringem Anspruch an Qualitätsjournalismus. Die Verlagsgeschäftsführung mancher Häuser betrachtet Journalismus als ein flüchtiges Geschäft und ergreift keine Maßnahmen zur langfristigen Wissenssicherung. Hinzu kommt, dass viele Journalisten betriebswirtschaftlich geprägten Management-Methoden abwehrend oder zumindest skeptisch gegenüberstehen. Dabei ist Wissen im Journalismus Rohstoff und schließlich auch Endprodukt.

In der idealisierten Umgebung einer Alleinredaktion geht der Großteil des redaktionellen Wissens verloren, wenn ein Redakteurswechsel vollzogen wird. Dies ist praktisch natürlich nie der Fall, da in den meisten Redaktionen zumindest
rudimentäre Strukturen redaktioneller Wissensbewahrung existieren. Allerdings ist der Wissensfundus in Medienbetrieben so enorm, dass er nicht en passant weitergegeben werden kann.

Eine zeitgemäße, ganzheitliche Wissensmanagement-Strategie kann helfen, redaktionelles Wissen langfristig zu sichern und verfügbar zu machen. Dabei sind soziale Softwaresysteme wie Wikis optimal, um Aufwand und Kosten dieser Maßnahmen minimal zu halten. Sie sind als Teil des Wissensmanagements ideal für kollaborative Wissenskonstruktion geeignet.

Unternehmensinterne Wikis

Zum unternehmensinternen Wissensaustausch haben sich Unternehmenswikis (Enterprise Wikis) etabliert. Sie werden zunehmend genutzt, um - je nach Unternehmensart und -größe - herkömmliche zentrale Wissensmanagementsysteme zu ersetzen oder zu ergänzen. Da Wissen in Prozessen, die wissensintensiv sind, nicht linear sondern dynamisch und sozial eingebettet vorliegt, eignen sich Wikis im Gegensatz zu herkömmlichen Wissensmanagementsystemen besser, weil das 'statische Systemdilemma' herkömmlicher Systeme nicht existiert. Informationen können geteilt oder zusammengeführt, neu geordnet
und angepasst werden. Enterprise Wikis haben klare Vorteile:

• Sie können die Tür zum System sein und als Portal auf alle weiteren relevanten Programme verweisen (Adressdatenbank, unternehmensspezifische Anwendungen, etc.)
  
• Sie können das EMail-Aufkommen verringern
  
• Sie bieten die Möglichkeit, bestehende Inhalte neu zu strukturieren
  
• Sie sorgen für Konsens
  
• Sie können zugangsspezifisch angepasst werden

In einigen Redaktionen haben sich bereits Redaktionswikis etabliert. Norbert Gronau und Claudia
Müller sprechen in ihrem Buch 'Web 2.0 in der Unternehmenspraxis' von den sieben Wiki-Gestaltungsprinzipien,
die erfolgreiches Wissensmanagement bedingen:

1. Offenheit (Wissen frei verfügbar)
   
2. Inkrement (Strukturen entwickeln sich abhängig von Bedürfnissen)
   
3. Organik (dynamischer Kontext)
   
4. Einfachheit (geringe Nutzungsbarrieren)
   
5. Präzision (Objektivität durch permanente Qualitätskontrolle)
6. Nachvollziehbarkeit (Versionierung der Seiten)
   
7. Konvergenz (Zusammenführung redundanten Wissens)

Motivation und Nutzungsmotive

Mehr noch als bei der Mitarbeit an einem öffentlichen Wiki wie Wikipedia   stellt die Mitarbeit an einem Unternehmens- oder Redaktionswiki (die ja in der Regel während der Arbeitszeit geschieht) viele Menschen vor eine Situation wechselseitiger Abhängigkeit, ein 'soziales Dilemma'. Dabei steht die Frage im Vordergrund, ob sich Zeitverbrauch und Nutzen einer Tätigkeit die Waage halten: Denn je mehr Wissen geteilt wird, umso mehr Zeit und Anstrengung muss investiert werden, um es für andere verständlich niederzuschreiben.

Wenn alle Mitarbeiter sich am Wiki beteiligen, ist die Gruppe besser gestellt, als wenn jeder Mitarbeiter sein Wissen für sich behält. Dennoch ist der Einzelne theoretisch besser gestellt, wenn er sein Wissen für sich behält. Behalten allerdings alle Mitarbeiter ihr Wissen für sich, enthält das Wiki keine oder nur wenige Informationen, und jeder muss sich die Inhalte selbst erarbeiten, wodurch er wiederum schlechter gestellt ist, als würden alle Mitarbeiter ihr Wissen teilen. Viele Mitarbeiter glauben zunächst, sich durch das Teilen von Wissen ersetzbar zu machen. Der Gründer des Opensource-Enterprise-Wikis Twiki   Peter Thoeny hält dem entgegen, dass man sich im Informationszeitalter mit dem Teilen von Wissen eher "einen Status als Guru" etablieren kann.

Verbreitung von Redaktionswikis

Eine Befragung unter den 150 größten deutschen Tageszeitungen ergab, dass 23 Prozent der untersuchten Redaktionen ein Redaktionswiki nutzen, drei Prozent ein Redaktionswiki andenken und fünf Prozent es konkret planen. Alle anderen Redaktionen nutzen kein Wiki, in einer Redaktion (0,6 Prozent) wurde es aufgrund mangelnder Aktivität wieder eingestellt.

In der Praxis werden Wikis in deutschen Medienunternehmen unterschiedlich genutzt: Die Financial Times Deutschland   nutzt schon seit 2001 ein Wiki, das mittlerweile einen fester Bestandteil der redaktionellen Arbeit in der Onlineredaktion eingenommen hat. Jetzt werden die Print-Kollegen ins Boot geholt und das Wiki auf eine kommerzielle Software verlagert, über die Verzeichnisbäume simuliert werden können und weniger internetaffine Kollegen in Word-Dokumente schreiben können, die mit den Wiki-Seiten synchronisiert werden. Die Hannoversche Allgemeine Zeitung   nutzt seit 2005 ein Wiki in der Printredaktion: Auf mehr als 5.600 Seiten werden dort Themen geplant und Termine verwaltet. Partnerredaktionen können auf die Inhalte zugreifen und sich so mit dem Blatt abstimmen. Auch die Redaktion der Rhein-Zeitung nutzt intensiv ein Wiki zur Blattplanung, für Dienstpläne und mehr. In der taz   gibt es sogar eigene Wikis für jede Abteilung, beim Münchner Merkur   dient ein Wiki lediglich zum Finden geeigneter Fotostrecken.

In vielen Fällen aber wird das Wiki nur als Datei- und Dokumentenablage verstanden, in manchen Redaktionen ist es eingeschlafen.

Mangel an Personal und Innovation

Vielen Redaktionen mangelt es an Personal und Kapital: "Unser Wissensmanagement findet im Kopf eines jeden Einzelnen statt", "Unser Verlag hat nicht mal Geld für eine ordentliche Website", "Wir haben jetzt schon zu wenig Kapazitäten" waren häufig entgegnete Aussagen bei der Befragung.

Keine der untersuchten Redaktionen hatte Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe das Koordinieren von Wissen ist. Der "Knowledge Desk" ist also in deutschen Redaktionen noch inexistent. Dabei war es vollkommen irrelevant, wie groß die Redaktion war. Wikis sind relativ regelmäßig über deutsche Redaktionen - von groß bis klein - verteilt.

Ein Problem ist eher die Kommunikation: Selbst wenn Wikis in der Redaktion existierten, wussten manche Redakteure nicht einmal davon. In manchen Häusern wird das Wiki auch nur zur Verwaltung von Dokumenten und Abläufen genutzt oder liegt brach. In Redaktionen ohne redaktionelles Wiki war zu beobachten, dass oftmals aber die Finanz- oder IT-Abteilung (bzw. EDV) ein Wiki nutzt. Ein Austausch über die Möglichkeiten dieses Tools findet allerdings nicht statt, weil IT und Redaktion oft nebeneinanderher arbeiten. Diese Trennung von Redaktion und Technik ist auch noch heute symptomatisch für (Online-)Redaktionen.

Nutzung hauptsächlich in der Onlineredaktion

Nur knapp fünf Prozent aller Wiki nutzenden Redaktionen arbeiten im Print. Dagegen werden mehr als 60 Prozent der Wikis ausschließlich in Onlineredaktionen verwendet, fast 30 Prozent kombiniert in Print- und Onlineredaktion. Als Grund für diese Korrelation kann die thematische Nähe der Onlineredakteure zu sozialen Softwaresystemen oder einer größeren Offenheit gegenüber neuartigen technischen Werkzeugen, gesehen werden.

Die Zahl der Redaktionswikis steigt

Die Zahl der neu etablierten Redaktionswikis ist in den vergangenen Jahren bis 2009 stetig gestiegen und verzeichnete ihren bisherigen Höhepunkt mit sechs Neugründungen in einem Jahr.

Das erste Wiki der Financial Times Deutschland im Jahr 2001, dem gleichen Zeitraum in dem die Wikipedia   online ging, war bis 2005 unangefochtener Einzelkämpfer. 2005 dann kamen zwei Wikis dazu. Der Anstieg ab 2007 kann aus der zunehmenden Popularität von Wikis geschlossen werden, aber auch aus Redakteurswechseln, wobei das Wissen um ein Wiki von Redaktion zu Redaktion weitergetragen wurde.

Im Jahr 2010 ist ein leichter Abstieg zu verzeichnen, der Wert wird sich aber voraussichtlich im Bereich von zwei bis drei Neugründungen festigen.

Warum sich ein Redaktionswiki lohnt

Ein Wiki kann ein vollwertiges Intranetangebot darstellen. Saim Rolf Alkan nennt in der Publikation 'Online-Redaktionsmanagement in Unternehmen' folgende Erfolgsfaktoren für ein Intranet: Im Idealfall gibt es eine Redaktion:

• die relevante Inhalte bereitstellt
  
• Aktualität gewährleistet
  
• Vorteile neuer Technologien ausschöpft
  
• den Nutzen des Intranets transparent macht, die Zusammenarbeit mit der IT verbessert
  
• eine Plattform in Einklang mit der Unternehmensstrategie
  bietet
  
• eine Wissensplattform aufbaut
  
• klare Kompetenzverteilung vornimmt
  
• auf wertbringende Inhalte konzentriert
  

All diese Faktoren können mit einem Redaktionswiki verwirklicht werden. Ein Redaktionswiki kann auch ganz anders genutzt werden: als Wissensdatenbank für die Berichterstattung beispielsweise. Als Wissensbasis für Freie und Korrespondenten. Ein Wissensstamm geprüfter Informationen. Dies kann besonders bei großen Zeitungen von Vorteil sein, die über ein breites Netz an Freien und Korrespondenten verfügen. Diese könnten ihr Wissen einpflegen, das nach einer Sichtung durch Dokumentare freigegeben wird. Das bringt Zeitersparnis bei der Recherche und langfristig eine wertvolle Wissensbasis. Die kann später auch Geschäftskunden zugänglich gemacht werden und als zusätzliche Erlösquelle dienen.

Wikis zeigen einen klaren Vorteil gegenüber herkömmlichen Intranet-Anwendungen: Ihre Struktur kann bestenfalls von jedem Mitarbeiter angepasst und optimiert werden. Sie verringern außerdem den Mailverkehr. Doch im Vergleich zu Mailverteilern sind Wikis ein Pull-Medium: Der Rezipient muss sich die gewünschten Informationen selbst holen. Es muss geklärt werden, welche Dokumente und Inhalte im Wiki gesammelt werden, um nicht redundant zu sein oder vergessen zu werden.

Fast ein Viertel der deutschen Redaktionen verwendet Wikis in der Produktion. Hauptsächlich Onlineredaktionen nutzen diese Art der kollaborativen Wissenskonstruktion, meist auf MediaWiki. Die Zahl der Redaktionswikis ist in den vergangenen Jahren angestiegen.

Der Aufbau eines Redaktionswikis ist mit vielen Hürden versehen und kostet zunächst personelle Kapazitäten. Damit sich ein Redaktionswiki etablieren kann, muss es einen Mehrwert haben, der die Redakteure dazu bringt, es täglich (oder zumindest häufig) zu frequentieren. Nur dann kann das Wiki erfolgreich einen Beitrag zum redaktionellen Wissensmanagement leisten.

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iBusiness-Autor Florian Siebeck hat in Darmstadt Online-Journalismus studiert und einen Auszug aus seinem Diplom 2011 über 'Kollaborative Wissenskonstruktion durch Wikis in deutschen Tageszeitungsredaktionen' iBusiness zur Verfügung gestellt. Die komplette Arbeit wird auf dem Blog FlorianSiebeck.de   publiziert.