Checkliste: So wählen Sie das richtige PIM-System aus

Oliver Frömmer , Vertriebsleiter der SDZeCOM    sowie Experte für Product Information Management bei United E-Commerce   gibt Tipps, worauf man bei der Auswahl eines PIM-Systems achten sollte.

Tipp 1: Grundsätzliches
Legen Sie gleich zu Beginn fest, welche Anforderungen das PIM-System im Sinne Ihrer Unternehmensstrategie und Ihrer Marketingstrategie erfüllen muss. Holen Sie dazu alle Beteiligten mit ins Boot und scheuen Sie sich auch nicht, externe Berater zu konsultieren.

Tipp 2: Denken Sie in Anwendungsfällen
Lassen Sie sich das System unbedingt in einem Testlauf vorführen. Definieren Sie dazu mehrere für Ihr Unternehmen relevante Use Cases und lassen Sie sich diese anhand eigener Produktinformationen und Mediadateien vorführen.

Tipp 3: Nutzen statt Features
Lassen Sie sich nicht von einer Fülle von Funktionen blenden. Nicht alles was möglich ist, muss für Ihren Bedarf auch nötig sein. Spezifische Werkzeuge, etwa für Datenmapping, Marketingplanung oder Publishing, sind sicherlich nützlich, wenn Sie entsprechende, immer wiederkehrende Aufgabenstellungen haben. Falls nicht, sind sie nicht nur überflüssig, sondern verhindern unter Umständen sogar die Vergleichbarkeit bei der Systemauswahl.

Tipp 4: Datenpflege
Achten Sie darauf, dass die Datenhaltung und Datenpflege medienneutral und so granular wie nötig erfolgt. So stellen Sie sicher, dass Ihre Produktinformationen jederzeit schnell und passgenau für den jeweiligen Anwendungsfall auffindbar sind.

Tipp 5: Open Source vs. Lizenz
Neben den etablierten Anbietern von lizenzpflichtigen PIM-Systemen gibt es auch zahlreiche Open-Source-Systeme am Markt, die einen Vergleich nicht scheuen müssen. Ein genauerer Blick lohnt sich also.

Tipp 6: Passende Partner
Suchen Sie einen Anbieter, der wirklich zu Ihnen passt. Die Einführung kann mehrere Monate in Anspruch nehmen und erfordert eine enge Zusammenarbeit, soll sie ressourcenschonend und mit schneller Produktivsetzung erfolgen. Dazu müssen Sie auf Augenhöhe mit dem Softwareanbieter kommunizieren können. Ein kleiner Mittelständler und ein Softwarekonzern bilden häufig kein Dreamteam. Hilfreich sind hier oftmals Dienstleister, die sich auf die Implementierung von PIM-Systemen spezialisiert haben. Profitieren Sie von deren Projekterfahrung und dem eher lösungs- und serviceorientierten Vorgehen.

Tipp 7: Einführung I
Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den die Integration eines PIM-Systems mit sich bringt. Denken Sie hier auf jeden Fall in Teilprojekten. Iterative Vorgehensweisen im Projekt sind stark im kommen. Vorteil sind schnelle Ergebnisse in den einzelnen Phasen, auf die immer wieder aufgebaut werden kann.

Tipp 8: Einführung II
Die Einführung verändert nachhaltig Prozesse, Aufgabenspektren und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Dies kann zu Meinungsverschiedenheiten einzelner Abteilungen oder in der Projektgruppe führen. PIM-Projekte benötigen daher die Unterstützung der Führungsebene, damit in solchen Fällen die Unternehmensziele im Fokus bleiben und auch unbequeme Entscheidungen gefällt werden können.

Tipp 9: Führendes System
Machen Sie sich von dem traditionellen Gedanken frei, dass das ERP das führende System sein muss. Das mag noch für die Artikelanlage, etwa bei Artikelnummer und Preisdaten, gelten. Die Datenanreicherung kann aber im PIM selbst erfolgen, bzw. wird für jeden Prozess und jede Information das führende System am besten einzeln definiert.

Tipp 10: Online und Offline
PIM-Systeme managen Ihre Produktinformationen und stellen sie für unterschiedlichste Aufgaben und Kanäle online wie offline bereit. Um die Synergieeffekte weiter zu steigern, verschränken Sie Online- und Offline-Kanäle miteinander. Möglichkeiten sind etwa QR-Codes, persönliche URLs in Printmailings oder sogar vom PIM bediente Displays am POS.

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