Mitarbeiter-Onboarding: Warum so viele Unternehmen scheitern

Fast jedes Unternehmen, das mit IT zu tun hat, leidet unter Fachkräftemangel. Und in diesem Jahr hat sich die Situation weiter verschlechtert: Die Zahl der offenen Stellen ist um 20 Prozent auf 51.000 gestiegen, hat der Branchenverband Bitkom   ermittelt. Und das ist nur die Zahl der IT-Fachkräfte. Digitalexperten für Online-Handel, -Marketing- und Transformation kommen noch hinzu. Qualifizierte Fach- und Führungskräfte, sind wertvoll wie nie und eine heftig umworbene Ressource.

Diese Entwicklung bleibt nicht ohne Folgen. "In der Digitalwirtschaft sind wir in inzwischen in einem reinen Bewerbermarkt angekommen", sagt Harald R. Fortmann, Executive Partner der D-Level GmbH   und einer der erfahrensten Personalberater der Interaktivbranche. "Gute Kandidaten werden ständig von Headhuntern umworben und schnell mit großen Gehaltssprüngen gelockt." Entsprechend hoch ist die Fluktuation - und das kommt teuer: Für das Recruiting müssen Unternehmen rund ein Drittel des Jahresgehalts einplanen. 25.000 bis 40.000 Euro summieren sich schnell. Dazu kommt der Produktivitätsverlust während der Kündigungsphase, die Ausfallzeit während der Kandidatensuchen sowie Anlern- und Einarbeitungszeit der neuen Kraft, die je nach Job-Profil zwischen drei und zwölf Monate liegen kann.

Onboarding rückt in den Mittelpunkt

Ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, lohnt sich also in der IT- und Digitalbranche mehr denn je. Feelgood-Manager, Employer-Branding und flexible Arbeitszeiten gehören schon fast zum guten Ton. Doch mit einem Strauß frischer Blumen und Edelkaffee ist es nicht getan. "Solche Goodies sind zwar schnell realisiert und sorgen für Komfort", meint Fortmann. "Sie binden einen Mitarbeiter aber nicht, wenn er mit dem Arbeitgeber unzufrieden ist."

Aus diesem Grund rückt in vielen Unternehmen der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter in den Fokus. Aus zwei Gründen:

• Erstens lassen sich in den ersten Wochen die Weichen für eine gute Zusammenarbeit am besten stellen. Wer den Mitarbeiter dagegen gleich frustriert, ist ihn schnell wieder los.
• Zweitens werden neue Mitarbeiter durch einen guten Onboarding-Prozess schneller produktiv. Die Einarbeitungszeit sinkt - und damit die Kosten des Recruiting-Prozesses.

Nicht nur das Wohlbefinden des Mitarbeiters - Stichwort: Blumen und Cappuccino - stehen im Vordergrund. Es geht um handfeste Unternehmensvorteile und darum, das Potential der Neuankömmlinge möglichst auszuschöpfen.

Vorbereitung, Eintritt, Integration

Das klassische Mitarbeiter-Onboarding gliedert sich in die Phasen Vorbereitung (beginnt nach Vertragsabschluss) - Eintritt (erster Arbeitstag und Kennenlernen) - Integration (Heranführen an Arbeitsweise und -tempo). Im Wesentlichen geht es darum Einstiegshürden abzubauen und die Einarbeitung zu beschleunigen.

"Ohne eine entsprechende Willkommenskultur geht gutes Onboarding nicht, das positive Gefühl muss sich mit dem ersten Tag am neuen Arbeitsplatz einstellen", sagt Peggy Hutchinson , die für die Agentur Sinner Schrader    regelmäßig mit jungen Digitaltalenten zu tun hat. "Das neue Team muss über den neuen Kollegen Bescheid wissen, ebenso die Geschäftsführung. Es sollte immer einen Mitarbeiter geben, den für einen neuen Kollegen zuständig ist und auch die benötigte Zeit dafür hat. Der den Kollegen im Rahmen der Unternehmenskultur abholt, den Beziehungsaufbau im neuen Umfeld stärkt, Support anbietet und leistet." Informelle und kulturelle Veranstaltungen für neue Mitarbeiter sorgen außerdem für ein schnelles Verständnis und Zugehörigkeitsgefühl.

1. Das Bild muss stimmen

Natürlich darf es aber auch nicht an den Basics mangeln: Der Arbeitsplatz steht bereit, die Visitenkarten sind gedruckt, die E-Mail-Adresse ist eingerichtet, EDV- und Backoffice-Mitarbeiter sind auf den Neuankömmling vorbereitet. So trivial diese Dinge klingen, so häufig scheitern Unternehmen daran. "Dabei würde eine einfache Rückwärtsterminierung bei den meisten organisatorischen Hürden helfen", hat der Personalberater Alexander Markert von Markert Management Consulting   festgestellt. "Wobei gilt: Authentizität ist wichtiger als Perfektion."

Bedeutet: In der Eintrittsphase erkennt der Arbeitnehmer, wie die Firma tickt. Ein Vertriebsrepräsentant mit intensivem Kundenkontakt wird auf ganz andere Dinge Wert legen als ein Software-Entwickler. Markert rät: "Am Ende muss das Bild der Firma stimmen."

Im Prinzip reicht für die meisten Onboarding-Maßnahmen gesunder Menschenverstand. "Der neue Mitarbeiter soll sich wie ein Gast in einem Hotel willkommen fühlen", sagt Fortmann. Auf die leichte Schulter nehmen sollte man den Willkommensprozess deswegen trotzdem nicht. Es lässt sich leicht erspüren, mit welcher Sorgfalt der Einstiegstag vorbereitet wurde und wie wichtig der Geschäftsleitung das Procedere ist. "Letztlich drückt sich in dieser Sorgfalt die Wertschätzung aus, die dem Mitarbeiter entgegengebracht wird".

2. Einarbeitungszeit optimieren

Der freundlicher Empfang sorgt für einen guten Start. Der Schwung sollte aber auch mitgenommen werden. Bedeutet: Der Vorgesetzte sollte noch am selben Tag Zeit haben und den Mitarbeiter am besten selbst durch die Firma führen und vorstellen. Anschließend kann er die Einarbeitung an einen Mitarbeiter delegieren oder an die Schulung übergeben.

Zwei Dinge sind wichtig:

1. Ein Einarbeitungsprogramm führt den neuen Mitarbeiter effektiv an seine Aufgaben heran. Arbeitspensum und Ziele sollten kontinuierlich gesteigert werden, aber erreichbar bleiben und sich vor allem der rundum Einarbeitung dienen.
   
2. Der neue Mitarbeiter hat einen festen fachlichen Ansprechpartner, der ihn bei der Einarbeitung betreut und an dem er seine Leistung messen kann. Über- und Unterforderung sollten gleichermaßen vermieden werden.

Aber auch die menschliche Komponenten ist nicht zu vernachlässigen. "Es sollte für den Neuling immer einen Buddy oder Mentor aus dem Team geben, der nie der Vorgesetzte sein darf", rät Fortmann. Der sorgt dafür, dass der Neue nicht allein in der Kaffeeküche steht. Erklärt, wo es neue Milch gibt, wie man an Büromaterial kommt oder wo die Urlaubstage eingereicht werden. "Je unkomplizierter der Eingliederungsprozess abläuft, desto besser für alle. Ein Buddy-System zahlt sich schnell aus."

Optimalerweise ruht die Einarbeitungszeit auf zwei Schultern: Die HR-Abteilung sorgt dafür, dass der Neuling organisatorisch klar kommt und die allgemeinen betrieblichen Abläufe versteht. Die Fachabteilung wird von der HR-Abteilung außerdem aufgefordert, ein Einarbeitungskonzept zu erarbeiten. Klare, erreichbare Zwischenziele definiert sollten den Neuling sogleich fordern. "Nichts ist frustrierender, als im neuen Job erst einmal nur herumzusitzen, warnt Markert.

In der Praxis ist das Problem leider gar nicht selten. Organisationschaos führt dazu, dass wichtige Prozess noch nicht funktionieren und die Beteiligten zunächst ausbremsen. Folge: Noch bevor es richtig losgeht, liegen die Nerven blank. "Dabei sind gerade neue Mitarbeiter hoch motiviert. Wenn dieser Schwung ungenutzt verloren geht oder sogar in Frustration umschlägt, ist das wertvollste Potential eigentlich schon verloren," weiß Fortmann.

Onboarding beginnt vor der Kandidatensuche

Vorbereitungsphase, Eintrittsphase, Integrationsphase ... solange Mitarbeiter und Firma aus der gleichen Branche stammen, ist Onboarding letztlich ein Optimierungsprozess, der sich mit gesundem Menschenverstand und etwas Einfühlungsvermögen leicht durchführen lässt. Komplizierter sieht es aus, wenn Kulturen aufeinander stoßen - Stichwort: digitale Transformation.

Zahlreiche Unternehmen stehen vor der Aufgabe ihre Geschäftsmodelle an das digitale Zeitalter anzupassen. Händeringend suchen sie nach Mitarbeitern - und stoßen an grundsätzliche Probleme. "Die größte Herausforderung ist sicherlich alte Strukturen aufzubrechen und zeitgemäß neu zu organisieren", hat Markus Kellermann , Geschäftsführer der Performance-Agentur Xpose360    beobachtet. "Für Mitarbeiter aus dem Bereich digitales Marketing ist es wichtig, dass sie ihre Kreativität entfalten können. Hierzu bedarf es flexiblen Arbeitszeiten, aber auch Freiräume und Experimentiermöglichkeiten."

Gerade beim Onboarding digitaler Führungskräfte sind Unternehmen besonders gefordert. "Die Ansprüche der Kandidaten sind ohnehin schon hoch. Dazu kommt aber, dass bei den meisten Positionen Erfolgsprämien vereinbart sind", weiß HR-Experte Fortmann. "Wenn diese teuer rekrutierten Mitarbeiter merken, dass sie ihre Leistung nicht unterbringen können, weil sie von der Organisation gebremst werden, sind sie schnell wieder weg."

Mitarbeiter-Onboarding beginnt daher bereits vor der Kandidatensuche. "Die Voraussetzungen für die Stelle müssen geschaffen sein", erklärt Fotmann. "Es muss eine ausgereifte Digitalisierungsstrategie geben. Prozesse und Schnittstellen im Unternehmen müssen funktionieren. Die Firma muss auf die neuen Ziele eingeschworen sein und zuletzt auch Hierarchien an die neue Situation angepasst sein."

Eine so kritische Prüfung erwarten nicht alle Unternehmen, die sich an Fortmann wenden. Letztlich sind sie aber meist offen für Kritik und Ratschläge - denn dass die Bewerber nicht vom Himmel regnen, teuer sind und zuletzt auch selbstbewusst den Job wechseln, merken die Chefs spätestens kurz nach dem Einstellungsgespräch. Und dann hilft ein Früchtekorb am Empfang auch nicht mehr.