Wie Agenturen eine zukunftssichere Agentursoftware finden

Um Produktions- und Verwaltungsprozesse abzubilden, hat sich mittlerweile ein großer Markt für spezielle Agentursoftware gebildet. Im Vergleich zur klassischen Auftragsabwicklung arbeitet eine Agentursoftware eher wie eine Projektverwaltung, wobei Agentursoftware auch deshalb zur Abgrenzung mit echter Projektmanagementsoftware als Jobverwaltung bezeichnet wird. Agentursoftware ist allerdings nicht gleich Agentursoftware, es gibt verschiedene Lösungen und die richtige zu finden ist kompliziert und sehr komplex. Eine Vielzahl von Agentursoftware stellt sehr oft nur die rudimentären Bedürfnisse einer jeden Agentur dar: EMail-Ablage, Kalender, Kontakte und Adressen. Das Thema Agentursoftware ist wesentlich komplexer als das der typischen Office- beziehungsweise Standardsoftware: Das fängt mit den Zugriffsrechten an (wer darf welche Zahlen sehen) und geht dann ganz tief in die grundsätzliche Organisation einer Agentur hinein.

Agentursoftware: Trend geht zur Cloud-Lösung

Unter dem Begriff Agentursoftware werden grundsätzlich Produkte gefasst, die als Unternehmenslösungen die kaufmännischen Kernprozesse verwalten. Dazu gehören Angebotswesen, Projektverwaltung, die projektbezogene Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen und die Faktura.

Der Unterschied zu anderen ERP-, Auftragsverwaltungslösungen - was also Agentursoftware zur "Agentur"-Software macht - ist vor allem die Projektorientierung. Hinzu kommen besondere Funktionen, die nur für Dienstleister interessant sind - also beispielsweise Funktionen, um eine Servicepauschale auf Fremdleistungen aufzuschlagen oder Agenturverträge abrechnen zu können.

Im Bereich Agentursoftware hat sich in den vergangenen Jahren einiges getan und eine Vielzahl neuer Produkte sind hinzugekommen: "Der Markt ist vielfältiger und auch moderner geworden", erklärt Heike Mews von der Agenturberatung HM43   . Diese Entwicklung geht einher mit der Veränderung der Agenturlandschaft in den vergangenen Jahren und den steigenden Anforderungen an Softwarelösungen. Agenturen müssen flexibler werden erfahren. Die neuen Anforderungen an Agenturen, denen sich die Anbieter von Softwarelösungen mittlerweile stellen müssen:

• Auftragslage: Weg vom Etat hin zum Projekt. Unternehmen vergeben immer weniger ganzjährige Etats, stattdessen werden einzelne Projekte vergeben.
  
• Nutzungsverhalten: Die Datennutzung hat sich rasant verändert, die Erwartungshaltung geht auch im Bereich Projektsoftware immer mehr in Richtung 24/7-Zugriff, somit permanente Verfügbarkeit von Daten unabhängig von Standort, Device und Arbeitszeit.
  
• Technologie: Smartphone, Native App und Web-Applikationen stellen Daten auf neue Art und Weise zur Verfügung.
  
• Zusammenarbeit: Agenturen fragmentieren sich zunehmend. Interdisziplinäre Teams werden nicht mehr angestellt sondern wo nötig als freie Mitarbeiter an Projekten beteiligt. Der Freelancer-Pool wird größer, Kernteams einerseits kleiner, andererseits werden Großagenturen immer größer: Stichwort standortübergreifendes Arbeiten, über mehrere Länder, Zeitzonen, Sprachen oder gar Kontinente.
  
• Mitarbeiteransprüche: Die Ansprüche steigen zunehmend, flexible Arbeitsmodelle, Arbeitszeiten werden immer wichtiger, auch in Agenturen. Die Frage nach Home-Office wächst kontinuierlich.
  
• Komplexität: Besonders digitale Projekte nehmen rasant an Komplexität zu, dies erfordert zusätzliches Knowhow, das je nach Auslastung und Ausrichtung der Agentur eingekauft wird.

Aufgrund der veränderten Arbeitsbedingungen geht der Trend auch bei Agentur-Software in Richtung Cloud. Das hier eine Vielzahl neuer Lösungen auf dem Markt gekommen sind, bestätigt auch Heike Mews.

Wie sich die Lösungen unterscheiden

Christian Schüller , Geschäftsführer der Münchner Internetagentur S2 Intermedia  , berichtet, dass er bei der Suche nach einer Agentursoftware auf "massive Unterschiede" bei den Lösungen gestoßen ist. Das reiche von inhaltlichen Aspekten wie der Differenzierung von einer absolut projektorientierten bis hin zu einer eher finanzorientierten Softwarelösung. "Die Agentur muss hier die Bedürfnisse genau definieren und dann entsprechend in eine qualitative Auswahl gehen", so seine Erfahrung.

Das ist zwingend notwendig, denn das Angebot an Softwarelösungen umfasst große und kleine Lösungen mit unterschiedlichster technischer Basis mit verschiedensten Ansätzen hinsichtlich ihrer Lizenzmodelle. Es gibt kleine Tools mit einfachem Funktionsumfang und Software, mit der nahezu der gesamte administrative Agentur-Workflow abgebildet werden kann. Schüllers Erfahrungen zufolge können alle Lösungen das Kerngeschäft der Agenturen organisatorisch unterstützen und im Bereich Controlling Hilfestellungen leisten. "Ein ganzheitlicher IT-gestützer Prozess vom New Business über die Projektabwicklung bis hin zur Nachbetreuung sollte möglich sein", argumentiert er.

Wesentliche Unterschiede liegen auf der einen Seite im Funktionsumfang, auf der anderen Seite aber auch in der technischen Grundlage. Manche basieren auf einer Browserlösung und ersparen der Agentur die Investition in Softwarepflege auf jedem Client und bieten auch oft noch in Kombination mit Cloudlösungen maximale Flexibilität. "Sehr preiswerte Lösungen sind oft nur gering anpassbar und nicht in vollem Funktionsumfang zu nutzen. Hier scheiden nicht selten schon mittlere Agenturgrößen als Anwender aus", warnt Schüller.

Was die Softwarelösung der Zukunft können sollte

Die wichtigste Frage, die sich Agenturen hier stellen müssen, ist was man erreichen möchte. Bei der Auswahl von Agentursoftware gilt grundsätzlich: die eigenen Prozesse mit der Softwarelösung bestmöglichst abzubilden. Auch Schüller ist der Ansicht, dass die Lösung zu den aktuellen Agentur-Prozessen passen muss und auch mit gegebenenfalls neu entstehenden Anforderungen mitwachsen kann.

Die Software muss sich also den Unternehmensprozessen anpassen können und ganz wichtig: Die Software muss skalierbar also zukunftsorientiert sein und das Wachstum der Unternehmung abfedern/gewährleisten können.

Je nach Agenturgröße sollte die Agentur-Software also folgende Punkte erfüllen:

Kleine Agenturen: (1-5 Mitarbeiter)

• Kalender
  
• CRM
  
• Projekt und Projektfakturierung
  
• Angebot / Rechnungswesen
  
• Stundenerfassung

Mittlere Agenturen: (5-25 Mitarbeiter)

• Reporting / Auswertungen
• Projektaufgaben

Größere Agenturen (25-50 Mitarbeiter)

• Ressourcenplanung
• Forecasts
• Liquiditätsplanung
• Organisationsstrukturen
• HR
• Mandantenfähigkeit
• Zeitzonen
• Aufgabe an Externe
• Synchronisation mit anderen Drittsystemen (ExChange, Website, API)
• Multiple Auswertungen, Deckungsbeiträge
• Buchhalterische Schnittstellen (Steuerkanzleien, Steuererklärungen etc.

Was Agenturen bei der Lösungsauswahl und dem Anbieter beachten müssen

Das größte Problem bei der Auswahl von Agentursoftware-Lösungen ist in der Regel, dass der Leistungsumfang entweder zu groß oder zu klein ist. Um herauszufinden, welche Features absolut notwendig, wünschenswert oder eben überflüssig sind, muss die Agentur zunächst gründlich die Anforderungen an die unterschiedlichen Arbeitsbereiche prüfen. "Die Schwierigkeit ist hier eine neutrale unabhängige Beratung zu erhalten", so die Erfahrung von Schüller. Wichtiger denn je sei mittlerweile auch die ortsunabhängige und nutzerfreundliche Anwendung. "Denn nur wenn die Software wirklich gern gelebt wird, trägt sie volle Früchte", resümiert er.

Für die Agenturberaterin Mews muss zunächst inhouse klar sein, "welche Aufgaben die Software erfüllen und welche Bereiche sie bedienen soll". Dann Anbieter auswählen, Produkte präsentieren lassen. Ein guter Anbieter nennt Referenzen, mit denen gesprochen werden kann und er präsentiert seine Software. Je nach Auftragsvolumen sollte er dazu zur Agentur kommen, denn dann kann gesehen werden, ob die Chemie stimmt. "Schließlich geht die Agentur eine langjährige Partnerschaft ein, zu der auch Vertrauen gehört", so das langfristig umzusetzende Ziel.

Ebenso wichtig sind die Bedingungen, die Hard- und Software stellen. Denn alle Mitarbeiter, die letztendlich mit der Software arbeiten, müssen mit ihr umgehen können und diese akzeptieren. Kein Tool kann die eigene Organisationsentwicklung lösen. Kein Tool kann Prozesse etablieren, das können nur Führungskräfte. Daher muss man zunächst seine Prozesse definieren, leben und dann die richtigen Tools dazu finden:

Agentur-Checkliste: Was bei Softwarelösung und Anbieter zu beachten ist

• Produkt anschauen und testen
  
• Deckt sich der Funktionsumfang mit unseren Anforderungen?
  
• Was weist der Anbieter für Referenzen auf?
  
• Wie lange ist der Anbieter schon auf dem Markt?
  
• Wo will der Anbieter hin? Was ist seine Strategie für die Zukunft?
  
• Was bietet er neben der Software? Beratung, Schulung, Support, Knowhow?
  
• Ist ein Berater nachträglich verfügbar? Sinn ist, Unternehmen mit den Funktionen der Software wachsen zu lassen.
  
• Tiefe der Software muss zu mir passen (nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen)
  
• Langfristiges Wachstum und Entwicklung sollte in der Software abbildbar sein
  
• Geht es der Agentur wirtschaftlich gut, kann sie die den finanziellen und organisatorischen Aufwand, den die Beschaffung einer (neuen) Agentur-Software bedeutet, auch ohne Blessuren stemmen?
• Partner: Innovationskraft / Software muss mit mir wachsen können ohne ständige Versionsschritte, die zu bezahlen sind
  
• Hat der Anbieter Erfahrung mit der Branche?
  
• Supportqualität
  
• Updates / Weiterentwicklungsstrategie
  
• Webapplikation (standortunabhängig, rechnerunabhängig)
  
• Synchronisation iPhone, Google Android, CalDav (Kalender), CardDAV (Kontakte), Exchange, API

Eine umfassende Marktübersicht der wichtigsten Softwarelösungen für PR-, Internet- und Werbeagenturen finden Sie auf der nächsten Seite.