Die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren für Collaborative Business Intelligence

Zu den signifikantesten Vorteilen von Collaborative- BI gehören neben der Produktivitätsoptimierung, eine höhere operative Effizienz und schnellere Entscheidungsfindung. Der internationale BI-Anbieter Arcplan   hat fünf Erfolgsfaktoren identifiziert, die für Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung für Collaborative-BI wichtig sind:

1. Integration als Schlüssel

Die Integration unterschiedlicher Systeme stellt die größte Herausforderung bei Collaborative BI dar. Unternehmen arbeiten oft mit unterschiedlichen Einzellösungen und entscheidungsrelevanten, aber unstrukturierten Inhalten, die nicht miteinander verknüpft oder in BI-Lösungen integriert sind. Collaborative BI soll getrennte Lösungen miteinander vernetzen. Am besten geschieht dies durch eine einfache Suchfunktion, die Ergebnisse aus den Systemen unterschiedlicher BI-Anbieter, aber auch aus verschiedenen Quellen wie beispielsweise Sharepoint oder E-Mail-Programmen, Dokumenten, Artikeln etc. sowie aus von anderen Nutzern erstellten Inhalten generiert. Anwender sollten innerhalb einer Collaborative BI-Lösung Zugriff auf alle Berichte, Analysen und Dokumente haben, zu denen ihnen der Zugang gestattet ist, um nicht zwischen Systemen wechseln zu müssen.

2. Flexibilität und Personalisierung als Voraussetzung

Collaborative BI-Lösungen müssen es Anwendern erlauben, eine ganze Reihe von Aktionen auszuführen, sei es das Beisteuern von Beiträgen, das Setzen von Lesezeichen oder das Teilen von Wissen. Die Möglichkeit für die Nutzer, eigene Inhalte in die Collaborative BI-Lösung einzubringen, ist von großer Bedeutung für die Annahme und Nutzung des Systems. Wer könnte bessere Inhalte beisteuern als die Anwender, die täglich auf Basis der vorhandenen Daten Entscheidungen treffen müssen? Nutzer müssen relevante Informationen und Berichte aus externen Quellen, wie etwa Salesforce.com, hochladen und Inhalte als Favoriten markieren können. So bietet zum Beispiel die arcplan-eigene Collaborative BI-Lösung arcplan Engage Nutzern eine "BI-Wall", also eine Pinnwand, auf der sie häufig genutzte Berichte oder Teile von Dashboards veröffentlichen können. Auf diese Weise kann jeder Anwender seine persönliche Collaborative BI-Umgebung gestalten.

3. Verfügbarkeit als Muss

Verfügbarkeit geht mit Mobilität einher. Der Zugang zu allen relevanten Informationen unabhängig vom Ort der Speicherung ist heute eine zentrale Anforderung in fast allen Unternehmen. Daher muss eine Lösung für Collaborative BI auch auf jedem mobilen Endgerät verfügbar sein, um die individuelle Nutzung durch die Mitarbeiter an jedem Ort zu gewährleisten. Wenn es um die technische Verfügbarkeit geht, ist auch Skalierbarkeit ein zentrales Thema. So sollten beispielsweise Anwender ihre markierten Berichte oder bevorzugten Dashboards jederzeit und ohne nochmalige Suche in ihrer mobilen Lösung sehen können.

4. Benutzerfreundlichkeit als Basis

BI-Lösungen, die schwierig zu nutzen sind, werden sich auf Dauer nicht durchsetzen. Eine Lösung für Collaborative BI, die Anwendern einen besseren Informationszugang bieten soll, muss zwangsläufig optisch ansprechend und ohne Schulung anwendbar sein. Funktionen sollten vertraut und intuitiv nutzbar sein, wie etwa die Bewertung von Berichten mit Sternen oder das Kommentieren eines Berichts, wie man es von Facebook kennt. Je weniger Zeit Nutzer darauf verwenden müssen, die Funktionen einer Lösung kennenzulernen, desto mehr Zeit können sie mit Analysen und der Verbesserung des Systems zubringen.

5. Echte Zusammenarbeit als Hauptanforderung

Kollaboration bedeutet zusammenzuarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Eine Collaborative BI-Lösung muss echte Zusammenarbeit und einen wertsteigernden Austausch bewirken. Tut sie es nicht, ist sie schnell nutzlos. "Collaboration" ist mehr als der bloße Austausch von Informationen. Anwender sollen von den Erfahrungen der ganzen Organisation profitieren, unabhängig von Position oder Abteilung. Der Austausch der Nutzer ist ausschlaggebend für den Erfolg. Um den Aspekt der Zusammenarbeit zu stärken, sollte "Gamification", also die Anwendung spieltypischer Elemente in spielfremdem Zusammenhang, ein Thema sein. Gamification soll Menschen motivieren, Anwendungen und Prozesse anzunehmen und Technologien attraktiver zu machen. Markieren, kommentieren, bewerten, auf Dokumente verweisen, Berichte beurteilen - dies mit dem Gewinn von Punkten, Rankings oder einem Ansehenszuwachs zu kombinieren, bedeutet Gamification. Schon in naher Zukunft werden Instrumente aus der Welt der Spiele daher für die Zusammenarbeit in Unternehmen von erheblichem Wert sein.