Webinare, Webcasts, Webkonferenzen: Wie das Zukunftsgeschäft mit Wissen wirklich wird

Online-Events boomen. Ob als Webkonferenzen, Webinare oder Webcasts - so vielfältig wie die technischen und didaktischen Potenziale der Live-Kommunikation im Web sind auch die Formate und ihre Bezeichnungen. Wer sich das Thema und seine Möglichkeiten erschließen will, muss also mit einer gewissen Unschärfe leben.

Die beste Definition liefert noch der Web Conferencing Blog   der Agentur Publicare, die aus der Not, eine Web-Conferencing-Software für den eigenen Bedarf auszuwählen, die Tugend einer Informationsplattform für alle Rat Suchenden in Sachen Web-Conferencing gemacht hat. Hier die Definitionen in Kurzform:

• Als Web Conference klassifiziert der Web Conferencing Blog nicht-öffentliche Meetings mit einem Fokus auf Zusammenarbeit im Web. In der Reinform der Webkonferenz kann jeder Teilnehmer Inhalte bereitstellen und bearbeiten, d.h. es gibt keine feste Rollenverteilung von Sprecher(n) und Moderator auf der einen und Zuhörern oder Zuschauern auf der anderen Seite. Aber auch Online-Präsentationen in kleiner Runde, bei der jeder Teilnehmer jederzeit Feedback geben kann, zählen zu dieser Kategorie.
  
  
• Im Webinar hingegen sind die Rollen von Sprecher(n) und Moderator auf der einen und Zuhörern oder Zuschauern auf der anderen Seite fest zugeordnet. Die Teilnehmer werden vom Referenten/Moderator persönlich eingeladen und bleiben während des gesamten Webinars (weitgehend) passiv. Feedback von Seiten der Zuhörer und Zuschauer ist hier möglich, doch die dafür nötigen Werkzeuge wie Chat-Funktion, Ad-hoc-Umfragen und Fragerunden unterliegen der Kontrolle des Moderators. Möglich ist in dieser Kategorie auch eine "offene Anmeldung". Geeignete Tools sollten beispielsweise eine Teilnehmerverwaltung, Reporting-Funktionalität sowie ein Archiv mitbringen.
  
  
• Webcasts schließlich sind Live- oder aufgezeichnete Events, die ein großes Auditorium ansprechen - ohne interaktive Elemente, dafür häufig mit Multimedia-Elementen, wie etwa Video-Einspielungen.

Dabei erscheint die Unterscheidung zwischen Webkonferenzen auf der einen Seite und Webinaren/Webcasts auf der anderen plausibel. Die Differenzierung zwischen Webinar und Webcasts hingegen ist hier alles andere als zwingend. Wer dieser Logik folgt, müsste auch Sendungen wie Frank Plasbergs "Hart aber fair  " im ersten Programm der ARD   als Webinare bezeichnen, wenn sie nicht mehr nur über Kabel- und Satelliten-TV, sondern über ein IP-Kabel kommen. Sinnvoller ist es da wohl, bis auf weiteres mit der Konkurrenz der Begriffe Webinar und Webcast zu leben und abzuwarten, welcher sich durchsetzt.

Webcasts sind bereits Alltag in der IT-Branche

Live-Webcasts gehören beispielsweise in der IT-Branche zum Geschäftsalltag. Dabei können die Adressaten, zumeist IT- und Business-Entscheider in Unternehmen, wählen zwischen Angeboten von IT-Herstellern, die ihre Botschaft ungefiltert ins Netz stellen und redaktionell konzipierten und moderierten Sendungen. IT-Analyst und Patentanwalt Rüdiger Spies , Independent Vice President, Enterprise Applications bei IDC  , bevorzugt für seine Recherchen jedoch die On-Demand-Versionen: "Ich wähle ganz gezielt aus, was mich interessiert und schaue es mir dann zu den für mich günstigen Zeiten an - meistens abends oder am Wochenende."
Ein Vorteil, den viele Nutzer auch dann gern in Anspruch nehmen, wenn sie die Live-Ausstrahlung gesehen haben, aber dabei unterbrochen worden sind. Oder sich im Nachhinein Details einer Präsentation genauer ansehen möchten. Wichtig ist deshalb neben einer benutzerfreundlichen Navigation die Download-Funktion für die im Rahmen des Webcasts oder Webinars präsentierten Medien. Deren Fehlen stellt für Analyst Spies eine "Katastrophe" dar - die beim Zuschauer einen nachhaltig negativen Eindruck hinterlässt. Tatsächlich zeigt die Erfahrung, dass der Download von im Umfeld eines Web-Events bereitgestellten Informationen zu den am häufigsten genutzten Formen der Interaktion der Zuschauer gehört. Ein Phänomen, das sich übrigens auch auf Messen und Fachkonferenzen im echten Leben beobachten lässt: Dort heißen die Download-Stationen dann 'Display' oder 'Prospektständer'.

Darüber hinaus enthält jedoch auch ein Live-Webcast durchaus die Funktion der Interaktion zwischen Vortragendem und Publikum:

• In Form von Ad-hoc-Umfragen unter den Teilnehmern - ähnlich wie bei TED im Fernsehen -
  
• oder die Variante, Fragen an die Referenten über die Webcast-Konsole direkt an die Sprecher im Studio zu stellen.

Service Provider wie ON24   und Online-Congress   bieten hierfür Plattformen an, die Audio- und Video-Übertragungen für hunderte von Teilnehmern via Internet in hoher Qualität zur Verfügung stellen. Dabei sehen die Zuschauer den oder die Sprecher in einem Video-Fenster - und daneben in einem eigenen Fenster die Folien der vorgetragenen Präsentationen. Anordnung und Größe der Fenster sind je nach Anbieter unterschiedlich variabel. Auch das Layout der Konsole sowie die Art und Anzahl der zusätzlich integrierten Elemente (Links, Downloads, Chatfenster, Banner etc.) lassen sich zumeist kundenspezifisch anpassen - ähnlich wie in Webinaren oder Web-Konferenzen.

Interaktivität und Reichweite machen den Unterschied

Die deutlichsten Unterschiede zwischen diesen drei Kommunikationsformen liegen denn auch wohl in der unterschiedlichen Gewichtung von Interaktivität, Übertragungsqualität und Reichweite. In der Praxis werden die Begriffe häufig synonym verwendet - steht doch das gemeinsame Nutzungspotenzial im Vordergrund. Frank Naujoks , Director Research & Market Intelligence bei der intelligent systems solutions (i2s) GmbH   in Zürich, beschreibt seine Erfahrungen als Referent mit den 'neuen' Medien so:
"Webinare sind gerade in Zeiten von eingeschränkten Reisebudgets und einer zunehmenden Arbeitsverdichtung ein guter Weg, möglichst vielen Menschen Inhalte zu vermitteln. Ich habe in den letzten Wochen mit Schulungs-Webcasts sehr gute Erfahrungen gemacht. Dabei waren jeweils zwischen 96 und 140 Personen angemeldet, die sich teilweise zu fünft oder siebent vor einen Monitor gesellt haben, um dem Vortrag zu folgen. Die Interaktion ist zwar nicht die gleiche wie Auge-in-Auge - aber durch Umfragen und auch die Chat-Funktion kann man das Manko auffangen."

Andere Referenten berichten gar, dass sie bei Webcasts teilweise mehr konkrete Fragen gestellt bekommen als bei Präsenz-Veranstaltungen. Offenbar haben gerade im Business-to-Business-Bereich viele Teilnehmer Hemmungen, Wissenslücken vor anderen zu offenbaren. Hier bieten Webcasts mit der Funktion, Fragen direkt, aber nicht öffentlich zu stellen, einen wichtigen Zusatznutzen für die Teilnehmer. Neuere Versionen der genannten Webcast-Plattformen bieten zudem bereits Varianten an, die Social-Media-Elemente integrieren, wie beispielsweise ein Live-Chat mit Twitter-Anbindung.

Abseits der Technik zählt inhaltliche Kompetenz

Webcast-Manager Thomas Altherr von der Agentur avcommunication   , hat schon als Student selbst Software für Webcasts und Webinare programmiert, die etwa in der beruflichen Aus- und Fortbildung von Handwerkern eingesetzt wurden. Experte Altherr weiß: "Das A und O bei einem erfolgreichen Webcast sind die Kenntnis der Zielgruppe und die darauf beruhende Auswahl und Aufbereitung des richtigen Themas." Nur mit inhaltlicher Kompetenz lassen sich immer wieder 100 und mehr Teilnehmer pro Sendung vor die Monitore locken - auch und gerade bei marketinggetriebenen Projekten.

Frank Klinkenberg , Leiter New Business beim Webcast-Anbieter Heise Zeitschriften Verlag   erklärt das so: "Wenn ich die Zuschauer erreichen will, muss ich sie bei ihren Alltagsproblemen abholen und ihre Fragen beantworten. Da reicht es nicht, einen Marketing-Pitch abzuspulen und Produkt-Features aufzuzählen." Er empfiehlt Webcast-Veranstaltern einen Mix von zwei Dritteln redaktionell aufbereitetem Fachwissen und einem Drittel Informationen zu Produkten und Dienstleistungen mit konkretem Lösungscharakter.

Dabei geht es nicht nur um die Glaubwürdigkeit der einzelnen Sendung, sondern auch um die Langzeitwirkung auf das Image der Webcast-Veranstalter einerseits und ihrer werbetreibenden Kunden andererseits. Kein Wunder also, dass namhafte IT-Hersteller sich bei der Realisierung ihrer Webcasts von spezialisierten Partnern unterstützen lassen.

Faktor 'Mensch' vor der Kamera: Nervosität auch bei Erfahrenen

Neben der inhaltlichen Kompetenz ist der Hauptgrund dafür der Faktor Mensch, der auch in der Online-Kommunikation Beachtung erfordert: Eine überzeugende Präsentation verlangt vom Präsentierenden - unabhängig von der Größe des Auditoriums - eine gewisse Sicherheit. Diese Sicherheit geht nicht selten auch erfahrenen Sprechern verloren, wenn sie erstmals vor einer Kamera stehen. Webcast-Neulinge sollten daher immer das Knowhow erfahrener Partner nutzen. Nur dann können sie sich voll auf die Präsentation ihrer Inhalte konzentrieren.

Aber auch TV-erfahrene Referenten wie der Analyst und Vorstand der Experton Group AG  , Andreas Zilch , wissen ein perfekt vorbereitetes Setup zu schätzen: "Je professioneller das Team, umso sicherer die Sprecher", so Zilch. Denn Überraschungen gibt es im Studio auch für die routiniertesten Referenten immer wieder. Zum Beispiel dann, wenn in der "schnell noch aktualisierten" Powerpoint-Datei eine Folie fehlt. Oder, noch schlimmer, wenn die gesamte Präsentation auf einem alten Stand gespeichert wurde und der Referent das erst im Warm-up merkt.

Das notwendige Knowhow spezialisierter Dienstleister

In solchen Situationen ist ein Knowhow gefordert, über das nur spezialisierte Dienstleister verfügen. Denn mit dem Anstecken eines USB-Sticks an einen Präsentationsrechner ist es in einem Live-Webcast nicht getan. Auch wenn das Bild auf der Webcast-Konsole in der Regel immer noch nicht mehr als 320 mal 240 Pixel hat, um die zu übertragenden Datenmengen möglichst gering zu halten: Das Ausgangsmaterial im Video-Kanal eines professionellen Webcasts, wie ihn etwa die Computerwoche aus dem Hause IDG Business Media bereits über 100-mal präsentiert hat, besitzt Fernseh-Qualität. Die zu produzieren erfordert zwar einen höheren Aufwand und höhere Kosten als die Verwendung einer einfachen Webcam, doch der Unterschied ist unübersehbar. Schließlich gilt gerade hier: Das Auge isst mit.

Dabei ist es dem Auge (und dem Ohr) relativ egal, ob das Menü Webcast oder Webinar heißt. Die Herausforderung für die Macher vor und hinter der Kamera besteht darin, dem Zuschauer und Teilnehmer ein ansprechendes Informationsmenü anzurichten, das er bei Bedarf nach eigenem Geschmack nachwürzen kann.

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iBusiness-Autor Uwe Küll ist freier Journalist in München und selbst als Konzeptioner von Webcasts vom Fach