Elf Erfolgsinstrumente für ein erfolgreiches Change Management

1. Klare und kommunizierte Unternehmensvision
   Die Vision der Unternehmensführung erlaubt, den Wandel aktiv voranzutreiben, Mitarbeiter zu motivieren und Widerstände zu überwinden. Häufig wird diese Aufgabe von einer Person übernommen, die Initiator des Wandels ist und die Vision verkörpert. Die Geschäftsleitung sollte die Modernisierung der technischen Infrastruktur und alle daraus resultierenden Veränderungen aktiv und konstruktiv begleiten.
   
2. Commitment zum Wandel (also die freiwillige Selbstverpflichtung, sich mit dem Veränderungsprozess zu identifizieren)
   Sie kann auf Ebene der Mitarbeiter etwa den Wunsch bewirken, effizienter und strukturierter als bisher zu arbeiten - so auch in den Fallstudien. Dadurch wird der Veränderungsprozess positiv wahrgenommen und etwa mit der Hoffnung verknüpft, Arbeitserleichterungen zu erhalten. Die Studie zeigt, dass in diesem Zusammenhang Promotoren, die das neue System gut kennen und neuen Prozessen uneingeschränkt positiv gegenüberstehen, eine wichtige Rolle übernehmen.
   
3. Begleitung des Change-Prozesses durch eine offene und umfassende Kommunikation
   Die Kommunikation der Projektverantwortlichen mit den betroffenen Mitarbeitern gewährleistet, die betroffenen Personen während des Change-Prozesses immer wieder motivieren und informieren zu können. Empfehlenswert ist etwa, gezielt Befindlichkeiten bei den Mitarbeitern abzufragen und auftretende Probleme unmittelbar anzugehen. Daneben ist ein gutes Verhältnis der Mitarbeiter untereinander - insbesondere bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit mit dem neuen System - sehr förderlich.
   
4. Beteiligung der Mitarbeiter (Partizipation) am gesamten Prozess
   Partizipation entsteht durch aktive Einbeziehung der Betroffenen. Sie kann zum Beispiel in sogenannten Change-Runden, in denen Probleme in Prozessen oder am System diskutiert werden, ermöglicht werden. Zudem können Mitarbeiter in Entwicklungs- und Testphasen mit einem Vorabzugriff auf das künftige System eingebunden werden. Eine weitere Möglichkeit ist das "Power-User"-Konzept: Hier werden ausgewählte Nutzer zu zentralen Ansprechpartnern für das Redaktionssystem ausgebildet.
   
5. Umfassende und kontinuierliche Qualifikation der Mitarbeiter
   Im Bereich Qualifikation können Mitarbeiterschulungen "On the Job" und "Off the Job" durchgeführt werden. Vorteil der "On the Job"-Schulung ist das bereits bekannte Arbeitsumfeld, Vorteil bei Schulungen "Off the Job" die Gelegenheit, sich abseits des Arbeitsumfeldes voll und ganz dem neuen System widmen zu können.
   
6. Offensiver Umgang mit Widerständen, um Unzufriedenheiten frühzeitig zu erkennen und deren Ursachen zu beseitigen
   Zentral für den Umgang mit Widerständen ist die Information, dass Unzufriedenheit häufig aus Unwissenheit resultiert. Hier greifen deshalb Schulungen und kontinuierliche Kommunikation sowie Promotoren, die als gutes Beispiel vorangehen und die Stärken des neuen Systems aufzeigen können.
   
7. Prozessanalyse und -modellierung auf Basis guter Prozesskenntnisse mit ausführlicher Dokumentation der Ergebnisse
   Prozessanalyse und -modellierung gehören zum Standardwerkzeug eines jeden technologischen Innovationsprozesses. Sie schließen gute Prozesskenntnis mit ein und können beispielsweise in Form eines kleinen Handbuches Ausdruck finden.
   
8. Genaue Planung der Vorgehensweise bei der Implementierung
   Zur genauen Planung der Vorgehensweise bei der Implementierung der Software zählen etwa die Absprache mit dem Softwareanbieter zur Anpassung des Redaktionssystems oder Tests, die mögliche Fehler auffindbar machen. Die Rückkopplung aus Tests und Life-Betrieb ermöglicht zudem die kontinuierliche Verbesserung des Systems.
   
9. Professionelles Projektmanagement mit klaren Rahmendaten zu Zielen, Budget, Kapazitätsbedarf, Beteiligten, Kompetenzen und Krisenszenarien
   Ein professionelles Projektmanagement muss ein Gleichgewicht zwischen übergreifender Planung und laufender Anpassung finden. Denn ein starres Festhalten an einmal erstellten Plänen ist nicht zielführend, wenn sich herausstellt, dass diese nicht sinnvoll umsetzbar sind. Das Projektmanagement muss mit einem ausreichenden Maß an Flexibilität reagieren, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren.
   
10. Externe Berater zur fachlichen oder auch psychologischen Unterstützung
    Externe Berater können etwa in der Implementierungsphase als Coaches Unterstützung leisten. Sie sollten einem ähnlich systematischen Auswahlprozess wie alle anderen Dienstleister unterzogen werden.
    
11. Auswahl einer nachhaltigen Technologie zur Erhöhung der Akzeptanz und Vermeidung von schnell notwendig werdenden Nachbesserungen
    Dieser Aspekt soll sicherstellen, dass die angeschaffte Softwarelösung sich nicht in wenigen Jahren als technologisch
    überholt erweisen wird.

Gleich, für welche Methode und welche Instrumente sich ein Unternehmen entscheidet: Jeder Führungskraft sollte klar sein, dass technische Innovationen Veränderungsprojekte sind, die auch als solche gemanagt werden sollten. Das gilt in besonderem Maß für den Einsatz von webbasierten Systemen. Diese greifen elementar in den Kernprozess der Unternehmen ein und beeinflussen damit das Hauptanliegen eines Unternehmens: die sich ständig ändernden Kundenbedürfnisse in einer sich wandelnden Geschäftswelt noch besser zu bedienen.