Studie: Wann der beste Zeitpunkt für den Newsletterversand ist

Montag Abend ist der günstigste Zeitpunkt einen Newsletter zu versenden, der schlechteste Zeitpunkt hingegen ist Donnerstag Nachmittag. Zu diesem Ergebnis kommt der E-Mail-Marketing-Anbieter dialogMail   nach Auswertung seiner internationalen Studie. Demnach erreichen Montags-Newsletter eine Öffnungsrate von durchschnittlich 41,5 Prozent, während Donnerstags nur 29,8 Prozent der EMails angeklickt werden. Auch die Tageszeit spielt eine wichtige Rolle. So raten die Studienautoren das Mailing grundsätzlich nicht nach Mittag zu verschicken, denn da ist die Öffnungs-Wahrscheinlichkeit deutlich geringer als zu den Tagesrandzeiten. Newsletter werden vor allem zwischen sechs bis neun Uhr morgens (39,6 Prozent Öffnungsrate) und 18 bis 21 Uhr (46,1 Prozent Öffnungsrate) konsumiert. Zudem haben die Österreicher herausgefunden, dass es saisonale Schwankungen gibt: Mailings gegen Jahresende (November und Dezember) werden demnach deutlich seltener geöffnet. Im Januar und Februar wiederum lassen sich hohe Öffnungsraten erzielen sowie allgemein in den Monaten, wo weniger Mailings verschickt werden (Sommer).

Außerdem gibt es einen eindeutigen Zusammenhang zwischen der Länge einer Betreffzeile und der Öffnungsrate des Mailings: Je kürzer die Betreffzeile, desto höher die Öffnungsrate. Zudem haben sachliche Betreffzeilen eine deutlich (plus 28 Prozent) höhere Chance, geöffnet zu werden, als Mailings mit werblichen Betreffzeilen. Personalisierte Betreffzeilen erzielen eine um 64 Prozent höhere Öffnungsrate als unpersonalisierte Betreffzeilen. Auch der Absender des Mailings spielt offensichtlich eine große Rolle: Wird ein Mailing von einer Person als Absender verschickt, liegt die Öffnungsrate deutlich unter einem Mailing mit dem allgemeinen Namen des Unternehmens im Absender.

Um die Öffnungsraten in Newslettern deutlich zu erhöhen, hat das Unternehmen eine Checkliste zusammengestellt.

• Meiden Sie grundlegend die Zeitpunkte, wo es bei Ihrer Zielgruppe erfahrungsgemäß eher hektisch zugeht - und haben Sie keine Angst vor Tagesrandzeiten oder unüblichen Versandtagen.
  Tipp: Entwickeln Sie Ihre eigene Versand-Matrix für Ihre Zielgruppe, in dem Sie den Versand zu verschiedenen Zeitpunkten durchführen und die jeweiligen Öffnungsraten messen.
  
  
• Je kürzer Ihre Betreffzeile ist, desto eher wird Ihr Mailing geöffnet. Außerdem sollten Sie sich vor allzu werblichen Betreffzeilen in Acht nehmen - Mailings mit sachlichem Betreff werden deutlich häufiger geöffnet.
  
  
• Stellen Sie sicher, dass der Empfänger den Absender kennt! Entweder in dem Sie den Absender-Namen individuell für jeden Empfänger definieren (z.B. der Name seines Betreuers oder seines Ansprechpartners), oder verwenden Sie nur den Namen des Unternehmens. Denn Mails von unbekannten Absendern werden kaum geöffnet - selbst wenn es sich um eine Aussendung handelt, die eigentlich erwünscht wäre.
  
  
• Personalisierte Betreffzeilen erzielen deutlich höhere Öffnungsraten. Bei allgemeinen Newslettern allerdings macht eine Personalisierung keinen Sinn und wirkt kontra-produktiv. Besonders sinnvoll hingegen ist eine Betreff-Personalisierung bei Ereignis-gesteuerten Mailing (z.B Geburtstagsmailing).
  
  
• Gerade im E-Mail Marketing-Bereich funktioniert Marketing-Kommunikation nur dann, wenn sie vom Empfänger auch tatsächlich gewünscht wird. Wirklich erfolgreiche Kommunikation behandelt ihre Empfänger nicht als Mitglieder einer anonymen Zielgruppe - sondern als Menschen. Und mit Menschen spricht man nur auf eine Art und Weise: persönlich. Legen Sie daher besonderen Wert darauf, nur jenen Kontakten einen Newsletter zu schicken, die das auch tatsächlich wünschen.
  
  
• Unverzichtbar für erfolgreiches Permission-Marketing ist eine gute Datenbasis. Sammeln Sie die Daten daher nur aus zuverlässigen Quellen, insb. über den eigenen Außendienst oder Ihre Website (wir raten davon ab, Adressen zu kaufen oder mieten!). Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihr Newsletter mindestens vier mal pro Jahr versenden, sonst vergessen manche Empfänger, dass sie sich dafür angemeldet hatten.
  
  
• Einen Newsletter sollten Sie nur dann verschicken, wenn Sie auch wirklich etwas zu erzählen haben. Wenn Ihre Leser aus vergangenen Newslettern wissen, dass nur selten interessante (für den Empfänger relevante) Informationen dabei sind, wird sich das unmittelbar auf die Öffnungsrate (und Abmelderate) auswirken.
  
  
• Behandeln Sie nicht alle Empfänger gleich. Vielleicht erreichen Sie wesentlich bessere Öffnungs- und Klickraten, wenn Sie Ihre Empfänger einfach nach Mann/Frau unterscheiden (und dementsprechend auch Versandzeitpunkt, Betreffzeile, Inhalte usw. variieren). Vielleicht macht eine Differenzierung nach A-, B- und C-Kunden für Sie Sinn. Oder eine Segmentierung nach Ländern.
  
  
• Experimentieren Sie! Es gibt viele Schraubchen, an denen Sie drehen können (Versandzeitpunkt, Betreffzeile, Absender, Anzahl Bilder, Anzahl Links, usw.) - wirklich herausfinden, welche Variablen bei Ihrer Zielgruppe und Ihren Mailings funktionieren, werden Sie nur durch gezielte Experimente. Teilen Sie Ihre Versandgruppe und verschicken Sie einen Teil am Dienstag Nachmittag, einen anderen Mittwoch Früh - und dann vergleichen Sie die Öffnungs- und Klickraten. Oder texten Sie zwei Versionen einer Betreffzeile und probieren Sie beide aus. Oder variieren Sie den Absender. Oder versuchen Sie einen Versand am Wochenende.

Für die Studie wurden Mailings mit insgesamt mehr als zwei Millionen Empfängern analysiert, die im Zeitraum 16.5.2007 bis 15.5.2008 über ein eigens E-Mail-Marketing System verschickt wurden. Mailings an weniger als 50 Empfänger wurden dabei als Test-Mailings ignoriert.