Wie die Digitalisierung des Arbeitsplatzes zum Agentur-Geschäftsfeld wird

Das Heben von Wissensschätzen, Datensilos und versteckten Kompetenzen gehört seit Jahren zu einer der größten Herausforderungen in der digitalen Unternehmenswelt. Die Lösungsansätze sind vielfältig: Intranets, interne Blogs und Wikis, Enterprise Social-Media-Tools und Kollaborationswerkzeuge sollen die Arbeitswelt vereinfachen, Unternehmen effizienter machen und Mitarbeitern mehr Spaß bei der Arbeit machen. Die Ergebnisse dieser Anstrengungen sind bislang eher durchwachsen.

Nun erlebt die Themen unter den Stichwort Digital Workspace neuen Aufschwung. Insbesondere die zahlreichen Projekte rund um die "Digitale Transformation" beflügeln das Thema. Kein Wunder: Wer Unternehmen, Projekte und Prozesse digitalisiert, stößt schnell auf Schwachstellen, die im Inneren liegen.

Der Büroschreibtisch von heute ist kaum mehr wiederzuerkennen: Oliver Bendig , CEO Matrix42  , zufolge "besteht bei den meisten Wissensarbeitern der Arbeitsplatz nur noch aus ihren mobilen Geräten, mit denen sie von überall aus und jederzeit arbeiten können." Alle weiteren Anwendungen, wie beispielsweise Kalender, Briefablage, Taschenrechner, Wörterbuch etc. befinden sich demnach nicht mehr physisch vor uns liegend oder lokal im Computer gespeichert, sondern inzwischen auch zu großen Teilen in der Cloud.

Arbeitsplatz 4.0 in Analogie zu Industrie 4.0

"Wir befinden uns aktuell am Beginn der Arbeitsplatz-4.0-Ära und damit in der vierten großen Entwicklungsphase des Arbeitsplatzes mitten in der digitalen Transformation", erklärt Bendig. Die Analogie zu den maßgeblichen industriellen Revolutionen dränge sich angesichts der Tragweite der Veränderungen geradezu auf. Diese sind wie folgt aufgeteilt:

• Industrie 1.0 - Einführung der mechanischen Produktion mit Wasser- und Dampfkraft
  
• Industrie 2.0 - Massenproduktion mit Strom
  
• Industrie 3.0 - Automatisierung durch Robotik
  
• Industrie 4.0 - Digitalisierung der Produktion durch Maschine-zu-Maschine-Kommunikation

Eine analoge Entwicklung lässt sich auch für den Computer-Arbeitsplatz skizzieren, der ebenfalls viele essenzielle Veränderungen durchgemacht hat. Eine Übersicht über die vier großen Arbeitsplatz- Revolutionen zeigt, wie viel sich hier in den letzten 50 Jahren verändert hat und wo wir heute stehen:

• Arbeitsplatz 1.0 - Mainframe-Großrechner. Diese Ära war geprägt von rechnergesteuerten Arbeitsplätzen mit fixem Standort im Unternehmen. Die Verwaltung des Arbeitsplatzes war ebenfalls standortbezogen.
  
• Arbeitsplatz 2.0 - PC/Laptop. Mit PC und Laptop entstand erstmals eine 1:1-Beziehung zwischen Mensch und Maschine. Das Arbeitsplatzmanagement hatte einen gerätezentrierten Schwerpunkt.
  
• Arbeitsplatz 3.0 - Multi-Geräte-Arbeitsplatz. Mit der mobilen Revolution, also der Einführung der Mobilgeräte, entwickelte sich der Multigeräte-Arbeitsplatz. Die Arbeitsplatzverwaltung hat sich vom gerätezentrierten hin zu einem anwenderzentrierten Ansatz entwickelt.
  
• Arbeitsplatz 4.0 - One Workspace. Ausgelöst durch die Cloud wird der Arbeitsplatz jetzt zu einem Service, der sich laut Gartner wie eine "persönliche Cloud" verhält. Alle Geräte, Applikationen, Daten, Identitäten (z. B. Active Directory Account, Google-ID, Login-Daten für Unternehmensanwendungen, etc.) und Services, die der Mitarbeiter für die Arbeit benötigt, sind in seiner persönlichen Cloud verbunden und stehen zur Verfügung - wann und wo immer er sie benötigt.

One Workspace - Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Veränderung des modernen Arbeitsplatzes hin zum Workspace bringt für die Unternehmen eine ganze Reihe von Herausforderungen. Folgende Bereiche trifft die Revolution des Arbeitsplatzes ganz besonders:

Neue Herausforderungen durch Arbeitsplatz 4.0 für die IT

Der Arbeitsplatz 4.0 sei an erster Stelle eine Herausforderung für die IT. "Sowohl technische als auch Business-Prozesse müssen überarbeitet werden", weiß Bendig. Derzeit haben die meisten Unternehmen allerdings verschiedene Management-Infrastrukturen im Einsatz, um die einzelnen Elemente eines Arbeitsplatzes, klassisch, mobil und über die Cloud, zu verwalten. Das sei komplex und aufwändig. Daher gehe es für die IT klar in die Richtung eines einzigen Tools nach dem Motto "one fits all", mit dem die Personal Clouds der Mitarbeiter umfassend organisiert, verwaltet und technisch, rechtlich gesichert sowie nahtlos mit den Geschäftsprozessen verwoben werden können.

Was bedeutet Arbeitsplatz 4.0 für die HR?

Die neue Art des Arbeitens erfordert auch Maßnahmen im HR-Bereich, vor allem dann, wenn auch die Chancen dieser weitreichenden Entwicklung genutzt werden sollen. Bendig Erfahrung nach arbeiten moderne Wissensarbeiter und "vor allem die ins digitale Zeitalter hineingeborene Generation Y arbeiten in hohem Grad selbstorganisiert und selbstbestimmt. Sie sind stark netzwerk- und technologieorientiert und benötigen die entsprechenden Rahmenbedingungen, um innovativ und effizient zum Erfolg des Unternehmens beitragen zu können." Gleichzeitig eröffnen die Veränderungen neue Chancen, etwa für berufstätige Mütter, die von mehr Flexibilität und Souveränität in Sachen Ort und Zeit profitieren oder auch für ältere Mitarbeiter, deren langjährige Erfahrung durch flexible Modelle und Technologien unkompliziert länger genutzt werden kann.

Auch das Management muss umdenken

Logischerweise muss mit den Veränderungen am Arbeitsplatz auch eine Veränderung in der Führung erfolgen. Einerseits benötigt die moderne Art der Zusammenarbeit entsprechende organisatorische Veränderungen. Hierarchische Strukturen werden mit netzförmigen, agilen Strukturen in einer modernen Arbeitswelt ersetzt. "Der Wandel weg von der Präsenz- hin zur Ergebniskultur verlangt andere Führungskonzepte, weg von der Kontrolle hin zum "Empowerment"".

Mitarbeiter: Kompetenz für den Arbeitsplatz 4.0 aufbauen

Und nicht zuletzt sind auch die Mitarbeiter selbst gefordert. Laut Bendig können "die Vorteile der smarten Arbeitsplätze können nur von jenen optimal genutzt werden, die auch die entsprechende Kompetenz dafür haben". Digital Natives bringen diese zumeist schon mit und können für neue Entwicklungen darauf aufbauen. Die Digital Immigrants, jene also, die sich das notwendige Knowhow erst im Erwachsenenalter aneignen, sollten eventuelle Hemmschwellen überwinden und sich das erforderliche Wissen erwerben. Eine Auseinandersetzung mit Themen wie Virtualität, Collaboration, Networking in flachen, internationalen Experten-Strukturen sei daher laut Bendig empfehlenswert. Eine Self-Service-Mentalität, Kenntnisse in der Nutzung von Mobiltechnologien und ein Interesse an Technologie sollten darüber hinaus zur Kompetenz-Ausstattung eines Workspace-Arbeitenden gehören.

Ein lukratives Geschäftsfeld für Agenturen sind

Das hat auch Auswirkungen für das Beratungsgeschäft. Viele Agenturen setzen derzeit auf das Thema "Digitale Transformation" (siehe Wie Agenturen Digitale Transformation ihren Kunden nahebringen). Deutlich weniger Beachtung findet aber das Folgethema "Digital Workspace". Zu Unrecht findet Stefanie Wagner-Fuhs , vormalig CMO der Agentur Namics  . "Der digitale Workspace ist zentrales Element bei der Digitalisierung von Arbeitssystemen und damit ein absoluter Wachstumsmarkt."

Vom Workspace zum Workplace

Allerdings steht dieser Prozess meist nicht im Mittelpunkt eines Digitalisierungsprozesses. "Die meisten Unternehmen haben an dem Einzelthema 'Digital Workplace' zunächst ein eher verhaltenes Interesse", hat Benjamin Hörner , Client Service Director bei Namics, festgestellt. "Der Bedarf zeigt sich oft erst im Laufe eines Projektes."

Überzeugende Argumente zu liefern und auf Einsparungspotenzial hinzuweisen, ist daher eine wichtige Aufgabe für Agenturen, die sich Projekten dieser Art widmen wollen. Haupttreiber für die internen Verbesserungen sind:

1. Innovation. Gerade Unternehmen, deren Geschäftsfelder einem digitalen Wandel unterliegen, müssen schnell und effektiv neue Produkte und Geschäftsmodelle entwickeln können. Eine effektive Vernetzung der Entwickler und ein regelmäßiger Erfahrungs- und Wissensaustausch sind wichtig, um Innovationen zu fördern.
   
2. Neue Prozesse. Digitale Transformation schafft neue Produkte, Geschäftsmodelle oder Prozesse, um Angebote für den Kunden leichter, schneller und einfacher verfügbar zu machen. Entsprechende Werkzeuge müssen auch den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dies wird oft vernachlässigt. Die Mitarbeiter müssen Kundeninformationen aus verschiedenen Backendsystemen zusammensuchen, während für die Kunden ein attraktives Frontend gestaltet wurde.
   
3. Effizienzgewinn. Die Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet, können ihre Arbeit effizienter erledigen, fundierte Entscheidungen fällen und agil reagieren. Auf diese Weise lässt sich die Produktivität der Mitarbeiter signifikant steigern.
   
4. Wissenstransfer. In den meisten Unternehmen schlummern unbekannte Talente, verborgene Wissensschätze und ungenutzte Synergien, während die Mitarbeiter zugleich an einem mangelhaften Informationsfluss leiden. Enterprise Social-Media-Tools, Wikis, interne Blogs und ein gesteuerter, moderierter Informationsfluss schaffen Abhilfe.
   
5. Attraktivität. Zuletzt entscheiden sich viele - und oft die besten - Arbeitnehmer für einen Arbeitsplatz, der ihnen gute Entfaltungsmöglichkeiten bietet. Unternehmen sind daher gut beraten, sich an den Vorbildern ihrer Branche zu orientieren und entsprechende Arbeitsbedingungen einzuführen. Ein durchdachter Digital Workplace erlaubt flexiblere Arbeitszeitmodelle und sorgt für höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
   

Noch ist das Thema oft schwer verkäuflich

Obwohl viele gute Gründe für ein Investment in die Digitalisierung der Arbeitsumgebung sprechen, ist das Thema im Verkauf immer noch beratungsintensiv. "Es geht oft um weiche Faktoren. Viele Vorzüge sind schwer in Zahlen zu fassen", schränkt Bernd Langkau , Senior Principal Consultant bei Namics, ein. Bessere Arbeitsleistung durch höhere Motivation? Qualitativ bessere Bewerbungen durch größere Attraktivität? Effizienzgewinn durch besseren Informationsfluss?. "Eine kürzere Vorbereitungszeit für Kundengespräche lässt sich unter Umständen noch messen", erklärt Langkau das Problem. "Wenn sich aber die Qualität der Beratung verbessert, ist das schon schwieriger."

Um Unternehmen vor Augen zu halten, welche Bedeutung das Thema inzwischen hat, reicht oft schon ein Blick auf die tatsächlichen Arbeitsweisen: Ob Cloudspeicher a la Dropbox  , Terminfinder wie Doodle  , To-Do-Listen wie Wunderlist  , Social-Networks, Online-Konferenzen, Chats oder Planungstools - häufig nutzen die Mitarbeiter längst in Eigeninitiative entsprechende Dienste und dokumentieren damit, wie groß der Bedarf ist. "Es kann aber nicht im Interesse der Unternehmen liegen, dass ein Wildwuchs der Systeme zu einer Inselbildung führt", erklärt Langkau. Zumal sich dadurch auch zahlreiche Sicherheitslücken auftun.

Trotzdem: In der Unternehmenspraxis fristet das Thema bis heute ein Schattendasein - insbesondere sobald Investitionen notwendig sind. Es sind eben oft "nur" die Mitarbeiter. Unausgesprochen herrscht oft der Gedanke vor, dass sich die Mitarbeiter halt mehr anstrengen sollen. Graubrot macht schließlich auch satt. Es muss nicht immer Kaviar sein.

Zu einem gewichtigen Treiber und Türöffner könnte nun die digitale Transformation werden. "Noch denken viele bei dem Begriff 'Digital Workplace' nur an ein Intranet, doch das größte Potenzial steckt in der Collaboration, also den neuen, digital unterstützten Formen der Zusammenarbeit und auch in der Flexibilisierung des Arbeitsplatzes", ist Wagner-Fuhs überzeugt. Viele zeitgemäße Produkte- und Serviceangebote sind gar nicht möglich, wenn nicht zugleich auch die Mitarbeiter "enabled" werden.

Was Agenturen wissen müssen: Fünf wesentliche Säulen des digitalen Workspace

Die Arbeitswelt wie wir sie kennen ist gerade mitten im Umschwung: Digitalisierung und vierte industrielle Revolution transformieren die Art und Weise, wie wir in Zukunft arbeiten werden. Die Veränderungen am Arbeitsplatz werden beeinflusst von unserer privaten Nutzung der verschiedenen Geräte und Anwendungen und wollen alle Vorteile der Digitalisierung auch an unserem Arbeitsplatz wiederfinden. Gerade die nachwachsende Generation der Digital Natives hat hohe Erwartungen an einen modernen Arbeitsplatz, denen die IT-Abteilungen, wie auch die HR-Abteilungen und vor allem die Managementebene auf lange Sicht gerecht werden müssen.

Digitale Services, Digitale Transformation und die Ausstattung mit digitalen Workplaces hängen eng zusammen. Das Thema wird daher für Agenturen attraktiv, die ohnehin mit digitaler Transformation beschäftigt sind. Zudem handelt es sich um ein typisches Agenturprojekt, da es keine Allround-Lösung gibt. "Es braucht Erfahrung und Augenmaß, auch und gerade in der intensiven Beratungs- und Konzeptionsphase", meint Geschäftsfrau Wagner-Fuhs.

Dies liegt zum einen daran, dass Kunden- und Projektanforderungen sehr individuell sind. Zum anderen aber auch daran, dass die zur Verfügung stehenden Produkte kaum jeden Ansprüchen gerecht werden. "Es gibt keine Out-of-the-Box-Lösung, die alle Komponenten zur Verfügung stellt, die ein durchdachter Digital Workplace benötigt", hat Hörner beobachtet. Selbst etablierte Lösungen wie Sharepoint  , Google Apps for Work   oder Yammer   decken nur Teilaspekte eines Gesamtpakets ab.

Fünf wesentliche Säulen hat Hörner identifiziert, die ein digitaler Workspace heute umfassen muss:

1. Kommunikation:
   Ein regelmäßiger, verlässlicher Kommunikationsfluss soll Mitarbeiter mit relevanten Nachrichten versorgen, andererseits aber nicht nur Top-Down funktionieren, sondern auch die Möglichkeit zu Kommentaren geben.
   
2. Wissensspeicher: Ein Intranet dient als Informationsspeicher und zur strukturierten Dokumentation von Projekten, Prozessen, Policies, Richtlinien, Strategien.
   
3. Selfservices:
   Das Unternehmen erleichtert seinen Mitarbeitern die Erledigung lästiger Routineaufgaben. Budgetverwaltung, Reisekostenabrechnung, IT-Aufträge, Urlaubsanträge etc. lassen sich mit digitalen Prozessen schlank und effizient abwickeln.
   
4. Kollaboration:
   Die Vernetzung von Teams, Projektverwaltung, Community-Building, Social Collaboration (Blogs oder Enterprise Social Networks) erleichtern die Zusammenarbeit der Mitarbeiter lokal wie global.
   
5. Unified Communications:
   Die Einzelfunktionen müssen in ein sinnvolles Ganzes gegossen werden, um ein ganzheitliches Arbeitserlebnis zu bieten. Zudem muss das neu geschaffene Werkzeug gegenüber den konkurrierenden Tools aus der Consumer-Welt bestehen. Sonst besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter aus Bequemlichkeitsgründen auf unsichere Fremdwerkzeuge ausweichen.

Allein mit der Bereitstellung eines durchdachten, leicht bedienbaren Werkzeugs ist es aber nicht getan. Im Gegenteil: Das Tool selbst ist nur ein Teil des Gesamtauftrags. Beispiele, in denen die Einführung scheiterte, gibt es genug. Typischerweise sieht es dann so aus: "Die Lizenzen sind eh da, also stellt die IT die Lösungen auch zur Verfügung, wundert sich dann aber, dass sie kaum genutzt werden," weiß Hörner.

Um den Werkzeugkasten erfolgreich einzuführen, muss zunächst der Bedarf im Unternehmen genau analysiert werden, um anschließend eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Nur so ist sichergestellt, dass sie tatsächlich den nötigen Nutzen bringt. Gerade zu Beginn muss darüber hinausgehend aber sichergestellt sein, dass auch attraktive und nützliche Inhalte angeboten werden, die den Mitarbeitern tatsächlich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben helfen. Dazu kann es bei größeren Unternehmen durchaus nötig sein, Redakteure und Moderatoren zu bestimmen, die für ein regelmäßiges Informationsangebot sorgen.