Wie Agenturen Ausschreibungen gewinnen

Auch kleine Agenturen oder Start-ups haben durchaus Chancen an Behördenprojekte zu kommen, vorausgesetzt, sie sind bereit, sich einem komplexen Vergabeverfahren auszusetzen. Dann lohnt es sich allerdings.

Agenturen wie Aperto    machen bereits seit ihrer Gründung Mitte der 90er-Jahre Erfahrungen mit öffentlichen Interaktivprojekten, konzipieren und setzen millionenschwere Projekte beispielsweise für die Bundesregierung  , das Bundespresseamt   oder die Dialogplattform Dialog-ueber-deutschland.de   um. Dahinter steckt langjähriges Wissen und sehr viel Erfahrung mit den Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen, die sich kleine Agenturen durchaus aneignen können.

Wie Ausschreibungs-Neulinge zum öffentlichen Auftrag kommen

Grundsätzlich müssen alle Projekte von Behörden oder Kommunen öffentlich ausgeschrieben werden. Häufig wird dies in den regionalen Tageszeitungen und Amtsblättern, bei größeren und kostenintensiveren Projekten auf dem Behörden- oder Stadtportal sowie auf einem der zahlreichen Vergabeportale veröffentlicht. Wird eine Ausschreibung auf einer Behördenwebseite veröffentlicht, muss sie auf dem Onlineportal Bund.de   veröffentlicht werden. Hier finden Bieter täglich über 4.800 Ausschreibungen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen. Großprojekte der Bundesministerien im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen müssen ab einem Schwellenwert ab 130.000 Euro und bei anderen Behörden ab 200.000 Euro im europäischen Vergabeportal TED   ausgeschrieben werden. Zusätzlich gibt es allerdings in den 16 deutschen Bundesländern für jedes Land einen eigenen Wertgrenzenerlass, der festlegt, ab welchem Projektwert Ausschreibungen national bekanntgemacht werden müssen. Mit den jeweiligen Wertgrenzen entscheidet sich, ob es sich bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen nach der VOL/A - hierunter fallen in der Regel die Multimedia- und Onlineprojekte - um eine öffentliche, beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe handelt. Für jedes Verfahren gibt es spezielle Regeln, damit jeder interessierte Bieter an den Ausschreibungen teilhaben kann.

Ausschreibungen unterhalb dieser Grenzwerte sind unter Umständen auch online zu finden - auf den hunderten von Regional- und Ministerienportalen. Schon die Recherche von Ausschreibungen ist entsprechend aufwändig. Aber es gibt Aggregatoren, die relevante Ausschreibungen zusammenstellen. Für die Interaktivbranche erledigt das seit 1998 HighText iBusiness. Auf dem iBusiness Ausschreibungsportal finden sich monatlich zwischen 100 und 150 Ausschreibungen, die speziell für interaktive Dienstleister zusammengestellt sind.

Ausschreibungsarten (VOL/A):

Öffentliche Ausschreibung: Unternehmen werden öffentlich und unbestimmt zur Beteiligung an der Ausschreibung aufgefordert. Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb: Dem Auftraggeber bekannte Unternehmen werden um ein Angebot gebeten. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb: Unternehmen bewerben sich im ersten Schritt um die Teilnahme an der Ausschreibung und können erst in einem zweiten Schritt die Ausschreibungsunterlagen einreichen. Freihändiges Verfahren: Bei kleinen Beträgen bis max. 10.000 Euro kann der Auftraggeber über ein vereinfachtes Verfahren ein oder mehrere Auftraggeber um ein Angebot bitten.

Doch nicht nur die Projektwerte sind bei Ausschreibungen relevant, es gibt eine Vielzahl von Verfahrensvorgaben, Fristen, Modalitäten und Voraussetzungen, die sowohl von Auftraggeber- als auch von Bieterseite berücksichtigt werden müssen. Diese Bedingungen einzuhalten, die in den Ausschreibungsunterlagen veröffentlicht werden, sowie die geforderten Eignungskriterien nachzuweisen, sind ausschlaggebend, um bei einer öffentlichen Ausschreibung eine realistische Chance zu haben. Beispielsweise muss der Bewerber nachweisen, dass er nicht insolvent ist, keine Vorstrafen hat, Referenzen für ähnliche Projekte nennen und die Umsätze vorlegen.

"Diese ganzen Unterlagen zu beschaffen, bedeutet einen großen bürokratischen und finanziellen Aufwand für den Dienstleister," erklärt Rechtsanwalt Oliver Lowin , Bereichsleiter Vergaberecht beim Bitkom  . "Besser ist es, wenn für Ausschreibungen nur Eigenerklärungen vorgelegt werden müssen, in der der Bieter erklärt, dass die notwendigen Unterlagen vorliegen beziehungsweise vorgelegt werden können. Allenfalls der Bestplatzierte sollte, wenn er den Zuschlag erhält, dem Auftraggeber die geforderten Unterlagen vorlegen müssen." Die Einreichung der vollständigen Unterlagen, ohne jegliche Formfehler, ist demnach eine der größten Herausforderungen bei öffentlichen Ausschreibungen. "Hier", so Oliver Lowin, "scheitern unerfahrene Bieter am häufigsten".

Der Auswahlprozess läuft in vier Stufen:

• Formelle Kriterien der Eignung werden überprüft - hier fallen schon am Anfang des Ausschreibungsverfahrens 25 bis 30 Prozent der Bewerber wegen formeller Mängel heraus.
• Eignungsprüfung.
• Angemessenheit des Preises - besonders niedrige und hohe Angebote fallen aus dem Verfahren heraus. Viele Behörden schätzen ihre eigenen Projektkosten.
• Wirtschaftlichstes Angebot - überprüft wird, welche Leistung zu welchem Preis angeboten wird.

Der Auswahlprozess bei Dienstleistungen ist für die Sachbearbeiter der ausschreibenden Behörden nicht einfach. Um Bieter genau miteinander vergleichen zu können, müssen die Leistungsbeschreibungen in den Ausschreibungsunterlagen sehr genau und ausführlich formuliert sein.

Wie erfahrene Agenturen mit öffentlichen Ausschreibungen umgehen

Große Agenturen bringen häufig langjährige Erfahrungen mit und haben spezielle Abteilungen, die sich auf öffentliche Kunden spezialisiert haben und sich ausschließlich um Ausschreibungen kümmern, wie bei Materna   . Der Dienstleister generiert knapp 30 Prozent seiner Aufträge von öffentlichen Institutionen:

"Wir beschäftigen ein mehrköpfiges Team, das sich ausschließlich mit Ausschreibungen und der Angebotserstellung für die öffentliche Hand beschäftigt", berichtet der Leiter Vertriebs-Center Government Hans-Ulrich Weyland . "Hier werden die für uns interessanten Themen aus den öffentlichen Ausschreibungen ermittelt und das Angebot gemeinsam mit Vertrieb und Professional Service aufbereitet. Auch die Erstellung der speziellen, für den öffentlichen Sektor gültigen Verträge gehört zu diesem Aufgabenbereich. An komplexen Ausschreibungen arbeitet mitunter eine zweistellige Mitarbeiterzahl." Erhält Materna den Zuschlag, übernehmen Projektleiter und Berater die Realisierung, während der Vertrieb bis zur Nachbetreuungsphase kontinuierlich aktiv bleibt.

"Es sind Spezialkenntnisse im Vergaberecht und auch Erfahrungswerte im Ablauf solcher Ausschreibungen vonnöten", weiß Stephan Haagen Vorstand des Full-Service-Dienstleisters Aperto zu berichten. "Wer dieses Wissen nicht mitbringt, kann leicht an der ersten Hürde, dem Teilnahmeantrag, scheitern." Für die Agentur, die über ein Drittel ihrer Aufträge von der öffentlichen Hand erhält, sind Projekte von Institutionen ein wichtiges Standbein und haben geholfen, "New Economy- und Wirtschaftskrisen ohne nennenswerten Personalabbau zu bewältigen", betont Stephan Haagen. "Für Projekte für die öffentliche Hand sind viele Spezialkenntnisse erforderlich; beispielsweise in der barrierefreien Frontend-Entwicklung (BITV) und in der technischen Realisierung mit dem CMS des Bundes, dem Government Site Builder. Zudem sind Kenntnisse und Erfahrungen mit teilweise recht komplexen Verwaltungsabläufen wichtig."

Rund 60 Prozent ihrer Aufträge erhält Wilhelm Innovative Medien    von öffentlichen Einrichtungen wie Bundesministerien, Bundesämtern, Landesministerien, Landesbetrieben sowie von einem UN-Sekretariat. Mit Unterstützung von Mitarbeitern, die Fachleute für Umweltkommunikation und politische Kommunikation sind, hat sich die Agentur seit dem Jahr 2000 die entsprechenden Kompetenzen und das notwendige Knowhow erarbeitet.

"Öffentliche Projekte haben einen sehr hohen Aufmerksamkeitswert. Deswegen sind die Qualitätsanforderungen sehr hoch", ist die Erfahrung des Geschäftsführers Jens Wilhelm . "Wer solche Projekte beherrscht, empfiehlt sich auch für andere Aufgaben. Die Auswahlverfahren empfinden wir als hart, aber angemessen."