Guter Jahresstart: Wieder mehr Digital-Projekte ausgeschrieben

Jahr für Jahr veröffentlicht iBusiness für seine Premium-plus-Mitglieder mehrere tausend Digital- und Interaktiv-Ausschreibungen. Neben Unternehmens-Ausschreibungen erscheinen auf iBusiness.de/ausschreibungen diejenigen für Digitalagenturen und Dienstleister passenden, die die Redaktion recherchiert hat aus mehreren hundert Quellen in ganz Europa.

Aktuell abrufbar ist eine dreistellige Zahl von unterschiedlichen nachgefragten Digital- und Interaktivdienstleistungen. Die Spanne reicht dabei von Ausschreibungen für interaktive ELearningmodule über Social Intranets bis hin zu SAP-Entwicklung und SQL-Programmierung.

Unser Service ist also vermutlich die größte exklusive Datenbasis für spezialisierte Interaktiv- und Digital-Ausschreibungen im deutschsprachigen Europa. Unsere Auswertung aller Ausschreibungsdaten liefert darum ein relativ repräsentatives Bild des deutschsprachigen Interaktiv-Ausschreibungswesens für die Jahre 2019 bis 2021:

Veröffentlichte Digital- und Interaktiv-Ausschreibungen auf iBusiness.de/ausschreibungen 2019 bis 2021

Das Corona-Jahr 2020 war deutlich geprägt vom ersten Lockdown: Zunächst erreichte die Zahl der Ausschreibungen im ersten Quartal 2020 ein enormes Wachstum gegenüber dem Vorjahr. Diese Entwicklung war geprägt von einem Boom von Digitalisierungs-Ausschreibungen. Dieser Boom brach mit Beginn der ersten Corona-Welle drastisch ein. In den folgenden Monaten stabilisierte sich die Zahl der Ausschreibungen deutlich unterhalb der Werte des Vorjahrs. Bis Oktober 2020 sind Unternehmen und öffentliche Auftraggeber deutlich zurückhaltender, was die Zahl der Ausschreibungen angeht. Das ändert sich zum Jahresende hin.

Wie schon 2019 wurden auch im vergangenen Jahr sehr viele Ausschreibungen im November veröffentlicht. Verantwortlich dafür ist drohender Mittelverfall: Gerade bei öffentlichen Auftraggebern müssen Projekte innerhalb eines bestimmten Jahres ausgeschrieben werden, weil sonst die Budgets verfallen. Bei Privatunternehmen ist eine ähnliche Tendenz vorhanden, sie ist allerdings nicht so ausgeprägt.

Alleine die öffentliche Hand vergibt jedes Jahr Aufträge im Wert von ca. 300 Milliarden Euro. Dass es 2020 zu besonders vielen Digitalisierungsmaßnahmen kam, ist angesichts des aktuell zu beobachteten Impfdesasters, der babylonischen Schnittstellenverwirrung bei den Corona-Meldesystemen, der Schuldigitaliserungspleiten oder dem europäischen Impfpass-Tohuwabohu dringend geboten. Denn die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung hinkt der in der Privatwirtschaft deutlich hinterher. Mehr als 90 Prozent der relevanten Führungskräfte und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst geben zu: Ihre Institution hat aktuell keine final abgestimmte Digitalstrategie. Immerhin arbeiten gut 80 Prozent an dem Thema. Das besagt zumindest die Studie "Digitale Kluft - wie digital ist der Öffentliche Sektor?"   , durchgeführt von der Managementberatung Kobaltblau. Befragt wurden Entscheider in rund 140 Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Eigenbetrieben.

Die Erkenntnis eines Digitalnachholbedarfs angesichts der Corona-Digitalversäumnisse auf allen Ebenen sorgte spätestens zu Jahresende 2020 - aber auch seit Beginn des Jahres 2021 für eine Flut an öffentlichen Aufträgen, die sich auch in unserer Statistik widerspiegelt. Gut für Dienstleister und Agenturen: Auch die aktuellen Budgets sind verlockend: Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand geht es in der Regel um vier- bis sechsstellige Beträge pro Jahr und das über zwei bis vier Jahre verteilt. Wenn ein Bundesministerium einen Auftrag vergibt, kann sich die Summe auch mal auf 20 Millionen Euro belaufen, meist verteilt auf drei Jahre. Hinzu kommt, dass die Zahlungsmoral der öffentlichen Hand deutlich höher ist als in der Privatwirtschaft.

Während - laut iBusiness-Studie - nur jedes dritte private Unternehmen seine Digitalagentur oder seinen Marketing-Dienstleister via Ausschreibung findet, sind es im öffentlichen Sektor einhundert Prozent. Das Vergaberecht zwingt dazu. Sobald ein digitales Projekt sechsstellig wird, muss gar europaweit ausgeschrieben werden.

Das Jahr 2021 beginnt vielversprechend

Vergleicht man die ersten Wochen des Jahres 2021 mit den Vor-Corona-Monaten des Jahres 2020, so zeigt sich: Wohl bedingt durch den Weihnachts-Lockdown starten Ausschreibungen später, erreichen aber bei der Anzahl fast das Niveau des Jahres 2020. Aktuell werden durchschnittlich mehr Projekte ausgeschrieben als im Jahr 2019. Im Februar gab es sogar eine Woche, in der die Zahl der ausgeschriebenen Projekte oberhalb von 2020 lag. Da sich die wirtschaftliche Lage in den kommenden Monaten eher verbessern als verschlechtern dürfte, kann man davon ausgehen, dass in den kommenden Monaten die blaue Kurve sich vor die grüne schieben wird - es also 2021 mehr ausgeschriebene Projekte geben wird als im Jahresverlauf 2020.

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Für Dienstleister und Agenturen: In vier Stufen zum Ausschreibungsgewinn

Doch der Weg zum budgetträchtigen Auftrag der öffentlichen Hand ist ein besonderes Procedere. Denn das Vergaberecht (unter das übrigens auch öffentliche Unternehmen wie Stadtwerke oder die Bahn fallen) stellt ganz besondere Anforderungen. Das fängt schon vor der Abgabe des Angebots an. Denn der Auswahlprozess läuft in vier Stufen:

1. Formelle Kriterien der Eignung werden überprüft - hier fallen schon am Anfang des Ausschreibungsverfahrens 25 bis 30 Prozent der Bewerber wegen formeller Mängel heraus.
2. Zulassung zur Angebotsabgabe: Formalien und Referenzen passen. Die Behörde schickt meistens schon den späteren Vertrag mit. Damit ist das Budget klar, aber auch die Haftungsrisiken werden aufgelistet.
3. Passt der Preis: Deutlich zu niedrige und sehr teure Angebote fallen aus dem Verfahren heraus. Es wird das wirtschaftlichste Angebot gesucht und überprüft, welche Leistung zu welchem Preis angeboten wird.
4. Präsentation der Ideen und Konzepte

Stufe eins: Formelle Unterlagen für die Bewerbung

Unterlagen zusammenstellen heißt:

• Zeugnisse aller Mitarbeiter, die an dem Projekt teilnehmen sollen, zusammensuchen.
• Referenzarbeiten, die sowohl kostentechnisch als auch inhaltlich noch einmal speziell für die Ausschreibungen aufbereitet werden müssen, erarbeiten.
• Firmenunterlagen und Handelsregisterauszug zusammenstellen.

Tatsächlich ist es wohl nur die allererste Ausschreibung, die viel Aufwand macht. Für jede weitere hält sich der Arbeitsaufwand im Rahmen, da man bestimmte Dokumente sich dann einfach zusammenklicken kann.

1. Knackpunkt: Lebensläufe

Bei großen Projekten fragen öffentliche Auftraggeber häufig Lebensläufe nach - vor allem dann, wenn sie ein komplettes Team "einkaufen" möchten und damit überprüfen wollen, ob das Team insgesamt die erforderlichen Qualifikationen mitbringt. Und hier bestehen die Auftraggeber darauf, dass die Menschen, die für das Team benannt wurden, auch tatsächlich an dem Projekt mitarbeiten. Der Trick, wunderbare Lebensläufe von Senior-Mitarbeitern aus der Agentur abzugeben, aber den günstigeren Preis für den Junior zu kalkulieren und diesen später auch zum Kunden zu schicken, funktioniert heute längst nicht mehr, verrät ein Insider aus der Agenturszene. Darin unterscheiden sich öffentliche von privaten Auftraggebern wohl mittlerweile.

2. Knackpunkt: Referenzen

Wer bereits für ein Ministerium oder eine Organisation der öffentlichen Hand gearbeitet hat, besitzt Vorteile. Man kann besser einschätzen, welche Bedürfnisse die öffentliche Hand hat - Stichwort Barrierefreiheit und Datenschutz bzw. in welchen Punkten sie sehr sensibel reagiert - Stichwort Beraterverträge. Referenzen aus der Privatwirtschaft sind dann sinnvoll, wenn es bei Behörden und Ministerien noch gar keine Projekte zu bestimmten Themen gibt, wie beispielsweise einer Cloud-Migration eines kompletten Ministeriums.

3. Knackpunkt: Passende Referenzen

Um das Thema Referenzen aufzubrechen, können sich Agenturen quasi "hochbuckeln". Die Agentur bewirbt sich erst für kleinere Projekte der öffentlichen Hand, die hinsichtlich der Ausschreibung auch weniger streng sind und sammelt so entsprechende Referenzen. Denn je kleiner die ausschreibende Behörde und je kleiner das Budget, desto niedriger sind auch die Hürden für Agenturen, die noch nie mit einer Behörde zusammengearbeitet haben. Die Bedeutung der richtigen Referenz sollte übrigens niemand unterschätzen. Die Dimension der Referenz muss passen. Und der Ansprechpartner des Referenzprojektes sollte Ihr Vertrauen genießen. Denn was Behörden sehr gern machen: bei einem Bieter nach der Kontaktperson aus einem Referenzprojekt fragen und anschließend bei dem Unternehmen nachfragen, wie das Projekt gelaufen ist.

Öffentliche Auftraggeber achten bei den Referenzen zudem sehr darauf, für wen die Agentur bereits gearbeitet hat. Behörden sind sehr auf ihren Ruf bedacht und wollen sich nicht nachsagen lassen, dass sie bestimmte Industrien bevorzugen würden. Wenn beispielsweise das Energieministerium einen Auftrag vergibt, will es nicht, dass die Agentur für mehrere Mineralölkonzerne arbeitet oder gearbeitet hat. Der Grund: Das Ministerium möchte auf jeden Fall neutral bleiben.

Stufe zwei und drei: Kostenschätzung und Angebotsabgabe

Stufe 2 bei einer öffentlichen Ausschreibung ist die Einladung. Jetzt sind Sie als Agentur für qualifiziert befunden, eingeladen zu werden. In der Praxis kommt es jedoch immer wieder vor, dass die Agentur zwar den Teilnahmewettbewerb (Stufe 1) erfolgreich gemeistert hat, im zweiten Schritt jedoch Abstand nimmt von einer Angebotserstellung, weil die Rahmenbedingungen nicht tragbar sind. Solche Faktoren sorgen dafür, dass öffentliche Ausschreibungen noch mal deutlich aufwändiger sind, da schon die Arbeit im Vorfeld völlig umsonst gewesen sein kann. Eine Agentur hat dann schnell mal die Arbeitskraft von drei Mitarbeitern über eine Woche hinweg verloren.

Parallel zu Stufe zwei findet Stufe drei statt: Sie müssen ein inhaltliches Angebot abgeben. Das hat seine Tücken: Das Ziel in privatwirtschaftlichen Ausschreibungen ist in der Regel sehr klar. Das Unternehmen will mehr Klicks oder mehr Umsatz generieren oder Einsparungen in bestimmter Höhe erzielen. Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand wird das oftmals gar nicht so richtig klar. Hier lautet die Aufgabenstellung eher: Wir wollen digitale Transformation machen. Oder wir müssen unserer Informationspflicht nachkommen.

Die Herausforderung bei öffentlichen Ausschreibungen besteht nicht selten darin, in den Bieterfragen herauszufinden, was das eigentliche Ziel der Ausschreibung ist. Gerade wenn Beschaffungsstellen oder Beschaffungscenter sich nicht richtig abstimmen oder die Fachabteilungen nicht ausreichend involviert sind, werden Ausschreibungen schnell recht unklar. Das ganze verkompliziert sich zusätzlich, weil auch noch Juristen beim Festschreiben der Ziele beteiligt sind.

Immerhin teilt die Ausschreibungsstelle in der Regel mit, wie groß der Budgettopf ist. Nehmen wir an, das Budget beträgt 200.000 Euro im Jahr. Dann will die Behörde wissen, wie viel und welche Leistung genau sie für 200.000 Euro bekommt. Und das müssen Agenturen auch auf den Cent genau kalkulieren und bei maximal 199.990 Euro rauskommen. Auch nur ein Cent darüber bedeutet, dass die Agentur aus dem Pitch fällt.

Aktuell geht der Trend hin zu Rahmenverträgen, ausgeschriebene Etats werden dadurch größer. Denn inzwischen haben Ministerien oder Bundeseinrichtungen einen Dienstleister installiert, der sich um die Ausschreibungen kümmert. Ein Beispiel sind die Zentralen Beschaffungsstellen (ZBSt). Diese Aggregatoren sammeln auf Bundesebene bzw. auf Ebene der Ministerien die verschiedenen Bedürfnisse und Projekte und bündeln diese dann in Rahmenverträgen. Und so kommen große und interessante Kontingente zusammen.

Dieses Jahr bereits 250 Ausschreibungen

iBusiness bietet seit über 15 Jahren seinen Premium-Mitgliedern einen tagesaktuell gepflegten Ausschreibungsdienst an. Basierend auf mehreren hundert Quellen stellt unsere Redaktion Digital- und Kommunikationsausschreibungen zusammen, die für Agenturen und Dienstleister wichtig sein könnten. Alleine seit dem 1. Januar 2021 haben wir rund 250 verschiedene Ausschreibungen zur Verfügung stellen können. www.iBusiness.de/ausschreibungen

Das Budget kalkulieren

Öffentliche Ausschreibungen sind sehr transparent, die Leistungsbewertungspunkte sind klar definiert. Und damit weiß jede Agentur, welche Kriterien zur Vergabe des Auftrags führen. Hilfreich ist eine Bewertungsmatrix: Die Matrix umfasst den Lösungsansatz, die Referenzen und den Tagessatz. Schafft eine Agentur beim Lösungsansatz die volle Punktzahl, nicht jedoch bei den Referenzen, so lässt sich das dadurch auffangen, dass die Agentur beim Preis ein wenig runtergeht. Anhand der Matrix können Agenturen dann auch berechnen, wie gut die Chancen stehen, das Projekt zu gewinnen.

Stufe vier: Präsentation

Stufe 4 ist die Präsentation. Wenn sich der Auftraggeber jetzt für Ihre Agentur entscheidet, wird der Auftrag genauso herausgegeben, wie im Angebot beschrieben. Jetzt gibt es keine Verhandlungen mehr, alles ist bereits festgeschrieben. Bei privatwirtschaftlichen Ausschreibungen herrscht hier deutlich mehr Spielraum.

Da mit Abgabe des Angebots bereits ein rechtlich bindender Vertragsentwurf abgegeben wird, sollten Agenturen einen Juristen hinzuziehen, der die Ausschreibungsunterlagen gegenliest. Die öffentliche Hand hat oft Vertragsbedingungen, wie z.B. unbeschränkte Haftungsklauseln für kleine Auftragsvolumina, die einer Agentur das Genick brechen können. Bei IT-Projekten wiederum können die Regelungen die Agentur haftbar machen für einen Cyberangriff. Auch hier sollten Agenturen die Rechtslage genau prüfen. Alleine die Entscheiderstrukturen der öffentlichen Hand machen es nicht einfacher. Das Problem für Agenturen: Anders als die Privatwirtschaft hat die öffentliche Hand nicht nur einen Entscheider, der sagt: Ja, so machen wir das. In der Regel sind es mehrere Entscheider, die abteilungsübergreifend abgeholt werden müssen. Ebenfalls beliebt: Die öffentliche Hand fordert exklusive Nutzungsrechte und setzt gleichzeitig auf Open Source. Agenturen kämpfen hier oftmals gegen die Unwissenheit in den Ministerien. Hier müssen Agenturen erklären, dass "exklusiv" in der Regel teuer wird. Zudem fallen Open-Source-Lösungen damit aus.

Trendprognose: Die Zukunft der Ausschreibungen

Wenn man sich das Neukundengeschäft für Agenturen und Dienstleister anschaut, dann sind mehrere Szenarienansätze wahrscheinlich. Sie alle sprechen dafür, dass gerade regional aktive Dienstleister und Agenturen sich im Ausschreibungsgeschäft mit Kommunen, Land und anderen regionalen öffentlichen Auftraggebern engagieren sollten:
1. Privatwirtschaftliche Projekte werden größer und komplexer Die digitale Transformation wird immer größere Teile der Unternehmen umfassen. Das bedeutet, dass die Relevanz von Digitalprojekten steigen wird. In der Folge werden die Projekte zum einen immer größer und zum anderen immer weiter oben in der Unternehmenshierarchie angesiedelt. Das bedeutet wiederum, dass vor allem große Agenturen und Agenturnetzwerke, die IT-Beratungsmaschinen und die globalen Systemhäuser sich dieses Geschäft immer stärker aneignen. Kleineren und spezialisierten Agenturen und Dienstleistern bleiben dann nur die Brosamen.

2. Kleinere Projekte werden standardisiert Je weniger komplex Digitalprojekte sind, um so eher werden sie in den kommenden Jahren als Standardlösungen in der Cloud angeboten oder wandern als Funktion in große integrierte Softwarelösungen. Darüber hinaus werden Outsourcing und Offshoring gerade von standardisierbaren Projekten aus Kosten- und Ressourcen-Gründen einen wachsenden Teil des deutschen Digitaldienstleistungsmarkts wegnehmen.

3. Wachsender Staatsanteil Die Coronakrise hat gezeigt, dass der Staat in seiner Fürsorgepflicht wieder mehr selber machen (und auch investieren) muss. Die wirtschaftsliberale Ideologie, dass nur ein kleiner Staat ein guter Staat ist, hat in Deutschland außerhalb der AfD keine Mehrheit mehr. Da digitale Dienste und Services zu dieser Fürsorgepflicht gehören, wird mittelfristig die Zahl der von öffentlichen Auftraggebern ausgeschriebenen Digitalprojekte steigen.

4. Lokalisierung statt Globalisierung: Wirtschaftsleistung lokal vorzuhalten und auch lokal einzukaufen, ist aktuell Common Sense. Das bedeutet gerade für kleinere Digitalprojekte, dass lokale Anbieter, regionale Agenturen und Dienstleister vor Ort gute Chancen haben, an Aufträge der Gemeinde, der lokalen Stadtwerke oder des kommunalen Energieversorgers zu kommen.